Spotlight για την παραγωγικότητα: το πώς να ξεπεράσουν e-mail υπερφορτίσεως
Έχετε ποτέ αισθάνονται συγκλονισμένοι με e-mail; Έχετε ποτέ δαπανώνται περισσότερα από την ημέρα σας Wading μέσω e-mail σας από τη διαχείριση των εργασιών σας; Ψάχνετε για τρόπους να δαπανούν λιγότερο χρόνο για τη δημιουργία, τη διαχείριση και την απάντηση σε μηνύματα; Ανακαλύψτε πώς να ξεπεράσουν e-mail υπερφόρτωση και να είναι πιο παραγωγική από την πιο αποτελεσματική γραπτώς τα μηνύματα e-mail και να μειωθεί ο όγκος του ηλεκτρονικού mail.Write Αποτελεσματική E-Mail MessagesStart βελτίωση e-mail σας αποτελεσματικότητας με την δημιουργία και τη μορφοποίηση εύκολο να παρακολουθήσει το περιεχόμενο, και με τη χρήση προ-responses.Create σαφείς γραπτές ContentConsider εν λόγω στρατηγικές για την αναβάθμιση της επικοινωνίας σας με κατανοητό, τα μηνύματα e-mail:? Βοήθεια άλλοι προτεραιότητα το πώς θα ενεργήσει σχετικά με το e-mail σας, συμπεριλαμβάνοντας σαφή, συγκεκριμένο θέμα και επαναλαμβάνοντας το σημαντικό θέμα πληροφορίες στο σώμα του μηνύματος.; Ορίστε σας στο σώμα του μηνύματος. Θέλετε σας αποδέκτες να ενεργήσουν, να απαντήσει, να διαβάζετε, ή είναι το e-mail FYI μόνο;; Συμπεριλάβετε μόνο ένα θέμα ανά μήνυμα. Αν αυτό δεν είναι δυνατό, στη συνέχεια, να περιγράψει και πολλαπλές αριθμό θεμάτων όπως σε 5 σημεία που θέλετε να προσθέσετε στην συνεδρίαση της Τετάρτης ημερήσια διάταξη.; Όταν πληκτρολογείτε τις διευθύνσεις για το μήνυμά σας, ο οποίος είναι να ελέγξετε το e-mail σας. Πολλά προγράμματα απόπειρα auto-συμπληρώστε μια διεύθυνση e-mail που δεν μπορεί να είναι ο αποδέκτης.; Να είστε προσεκτικοί με το ύφος και την γλώσσα. Όπως και με οποιοδήποτε άλλο τρόπο, για να ταιριάζει με το μήνυμα σας. Αν δεν καταλαβαίνει ο αναγνώστης σας ξηρά αίσθηση του χιούμορ, για παράδειγμα, είναι δυνατόν να δημιουργήσουν σύγχυση ή να προσβληθεί παρά διασκεδάζει.; Είναι δυνατόν να δελεαστικό να χρησιμοποιήσουν ακρωνύμια στον κόσμο του Blackberry και IM (άμεσα μηνύματα), αλλά μόνο πολύ κοινή χρήση συντομογραφιών, όπως FYI ASAP ή, αν δεν είναι απόλυτα βέβαιο ότι το άτομο που λαμβάνει το e-mail ξέρει τι σημαίνει.; Προσδιορίζουν σαφώς τον εαυτό σας μέσα σε ξένους το μήνυμα σας και στο μήνυμα ανάγνωσης signature.Format E-Mail MessagesSimplify τα μηνύματα e-mail που στέλνετε με την καθαρή, ευανάγνωστη μορφοποίηση:? Βρείτε το σημείο. Μείωση σκέψεις που δεν υπερβαίνει τα πέντε ή έξι γραμμές για τη μείωση ανάγνωση.; Οριακές e-mail σε ένα ενιαίο κείμενο τυπωμένη σελίδα. Εάν έχετε περισσότερο κείμενο, να μειώσει ή να εξετάσουν το μήνυμα που έχει το Word έγγραφο. Διαγραφή προηγούμενες απαντήσεις που δεν είναι πλέον σχετικές με τις τρέχουσες συναλλαγματικές.; Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές μεταξύ 10 και 12 μονάδες το μέγεθος εκτός από τα πρωτοσέλιδα και επιλέξτε ένα στυλ γραμματοσειράς που είναι εύκολη στην ανάγνωση. Εφαρμόστε τα χρώματα φειδώ.; Προσθέστε γραμμές και λευκό κενό χώρο για το διαχωρισμό των παραγράφων και των περιοχών της λεπτομέρειας.; Εκτελέστε τον ορθογραφικό έλεγχο και ξαναδιαβάσει μηνύματα για μια τελευταία φορά πριν από τη σαφήνεια και τη γραμματική κλικ Send.Use Prewritten ResponsesIf σας στείλει μερικά βασικά μηνύματα ξανά και ξανά, όπως είναι η απάντηση σε ένα αίτημα για πληροφορίες για το προϊόν, εξετάζει αυτές τις απαντήσεις, όπως εξοικονόμηση υπογραφές που μπορούν να προστεθούν στο e-mail, ώστε να μην έχουν να Επαναπληκτρολόγηση τους. Για την πλειοψηφία των μηνύματα, να δημιουργήσετε μια προεπιλεγμένη υπογραφή που θα περιλαμβάνει το πλήρες ονοματεπώνυμό σας, τη θέση ή τον τίτλο, το τηλέφωνο, ιστοσελίδα και άλλων επαφών information.Reduce τον όγκο των e-MailSome από τις κορυφαίες τρόπους για να αφαιρεί το ποσό των e-mail που λαμβάνετε είναι να διαχειριστεί τον αριθμό των μηνυμάτων που στέλνετε, μείωση των περιττών συνέχεια απαντήσεις, και καθορίζει το κατά πόσον πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία είναι η καλύτερη επιλογή. Μείωση του αριθμού των Πριν από τα μηνύματα που στέλνετε γράφετε την επόμενη σας e-mail, προσπαθούν να μειώσουν το πόσο ενεργά e-mail που στέλνετε:? Διαβάστε όλες τις απαντήσεις σε ένα θέμα πριν από την ανταπόκριση στο αρχικό μήνυμα. Αντισταθείτε εμπλακεί με e-mail μηνυματοσειρές ότι δεν επηρεάζουν τους στόχους σας.; Μην στείλετε και αποθαρρύνουν το προσωπικό σας από την αποστολή, "κόγχη του" μηνύματα που είναι απλώς ασήμαντες απαντήσεις όπως "Ευχαριστώ" και "Είσαι ευπρόσδεκτη." Να μην απαντήσω σε junk mail.; Αποφύγετε να απαντήσει σε όλα εάν δεν πληρούνται όλες οι αποδέκτες πρέπει να δούμε την απάντησή σας. Διαφορετικά μπορείτε να συμβάλλουν τους e-mail σκουπίδια.; Χρησιμοποίησε την Γγ (αντίγραφο του άνθρακα) γραμμή μόνο όταν το θέμα των επιπτώσεων της αποδέκτη του έργου. Αν και μπορεί να φαίνεται πιο εύκολο να στείλει ένα μήνυμα σε όλους στην υπηρεσία ή τον οργανισμό σας, πρώτα αναρωτηθείτε, "Ποιος χρειάζεται να ξέρετε γιατί;" Οι περισσότεροι άνθρωποι που έχετε ένα αντίγραφο του άνθρακα αναλάβει εκεί είναι κάτι που υποτίθεται ότι κάνει.; Χρησιμοποίησε Bcc (blind αντίγραφο του άνθρακα) να κρύβει μεγάλες λίστες διανομής ή να αποκρύψει τα ονόματα των επιλέξετε παραλήπτες. Όλοι οι αποδέκτες μπορεί να ανταποκριθεί σε ένα μήνυμα, αλλά απαντήσεις δεν θα είναι έλαβε από κανέναν στο Bcc λίστα που μειώνει την ποσότητα των e-mail που get.Eliminate την ακαταστασία σας στο e-MailIn επιπλέον κίνηση λιγότερα μηνύματα e-mail, εξετάσουμε άλλους τρόπους για να μειώσουν τα μηνύματα σας Εισερχόμενα:? Δημοσιεύστε συχνά ζητούνται πληροφορίες για την εταιρεία σας ιστοσελίδα και να βεβαιωθείτε ότι η ιστοσελίδα είναι γρήγορη ενημέρωση όταν υπάρχουν αλλαγές.; Όταν στέλνετε μηνύματα πληροφοριακό τα οποία δεν απαιτείται ανάδραση, αποθαρρύνουν τις περιττές απαντήσεις χρησιμοποιώντας επίσημη γλώσσα και αρχίζει και να τελειώνει με τα μηνύματα που δεν δοθεί απάντηση ή FYI το μόνο που χρειάζεται.; Διαγραφή στα ηλεκτρονικά ενημερωτικά δελτία που δεν διαβάζουν και να μετακινούνται από τα άλλα σας Εισερχόμενα σε φακέλους για την ανάγνωση κατά τη διάρκεια του ταξιδιού ή άλλων προβλέπεται φορές. Μην να διαγραφείτε αποστολές που ποτέ δεν άρχισε ή μπορεί να το περαιτέρω άνοιγμα της ροής της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.; Εάν πρόκειται για μια διαθέσιμη εναλλακτική λύση, από την εγκατάσταση ενός γραφείου μήνυμα που ανταποκρίνεται σε εισερχόμενα μηνύματα, όταν δεν είναι διαθέσιμοι να απαντήσουν σε e-mail σας. Σαφώς την απάντησή σας, όταν θα επιστρέψουν, και που μπορούν να έρθουν σε επαφή κατά τη διάρκεια της φωνής σας absence.Choose Αντί E-MailThere συχνά φορές όταν τηλέφωνο ή πρόσωπο με πρόσωπο συνομιλίες είναι μια ανώτερη επιλογή στο e-mail. Σήκωσε το τηλέφωνο ή να κανονίσουμε μια συνάντηση, όταν:? Κτίριο έκθεση είναι κρίσιμη.; Το θέμα είναι συναισθηματικά φορτισμένη.; Υπάρχουν πολλά θέματα προς επίλυση συνυφασμένες ή υπάρχει ανάγκη για μακρά διαλογική discussions.Implementing αυτές τις στρατηγικές για την αντιμετώπιση των e-mail υπερφόρτωση μπορεί να σας βοηθήσει να γίνει πιο παραγωγική και ελεύθερα σας από σας Inbox.ÃƒÆ 'A ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € SA, © 2005 από Dawn Bjork BuzbeeDawn Bjork Buzbee είναι το λογισμικό Pro; και επικυρωμένο εμπειρογνωμόνων του Microsoft Office και Microsoft Office Specialist Master Instructor. Dawn μετοχές έξυπνες και εύκολους τρόπους για την αποτελεσματική χρήση του λογισμικού και της τεχνολογίας μέσα από την εργασία της ως ομιλητής, εκπαιδευτής, και σύμβουλος. Επίσκεψη http://www.SoftwarePro.com για μεγάλη λογισμικό Microsoft Office συμβουλές και κόλπα ή να
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
