Εσωτερικός έλεγχος - γιατί και πώς
Πολλοί λιανοπωλητές δεν έχουν τους καλούς εσωτερικούς ελέγχους σε ισχύ και δίνουν λίγη σημασία σε τους. Ενδιαφέρονται για την αγορά και την πώληση των εμπορευμάτων και δεν δίνουν αρκετή έμφαση να επιβεβαιώσουν ότι οι πωλήσεις παίρνουν καταγραμμένες, τα χρήματα παίρνουν στην τράπεζα, τα τιμολόγια πληρώνονται μόνο μιά φορά και οι εκθέσεις καταλόγων είναι σωστές.
Γιατί θα έπρεπε να ενδιαφερθείτε για την καθιέρωση και τη διατήρηση των υγιών εσωτερικών ελέγχων; Η καλή βοήθεια εσωτερικών ελέγχων εξασφαλίζει την ακρίβεια, την πληρότητα και την ισχύ των πληροφοριών. Βοηθούν να αποτρέψουν καθέναν από σκόπιμα να πειράξουν τις πληροφορίες και επίσης η βοήθεια αποτρέπει την απιστία υπαλλήλων. Οι εσωτερικοί έλεγχοι κάνουν αυτό με την οικοδόμηση των ελέγχων και των ισορροπιών στις διαδικασίες και το σύστημα τηρήσεων αρχείων σας.
Αυτό που συμβαίνει πότε οι εσωτερικοί έλεγχοι λείπουν; Παρακάτω είναι διάφορα παραδείγματα των πραγματικών γεγονότων όπου ζητηθήκαμε από από τους λιανοπωλητές αφότου ανακάλυψαν τα περιστατικά της εσωτερικής κλοπής.
Ο διευθυντής καταστημάτων που "μετέφερε" τα εμπορεύματα από ένα κατάστημα σε άλλο. Στην πραγματικότητα, εξέτρεπε τα εμπορεύματα για τη χρήση του.
Ο λογιστής που "ρύθμισε" τον απολογισμό δαπανών της έτσι έπαιρνε τα εμπορεύματά της ελεύθερα.
Ο πωλητής που επεξεργάστηκε τις επιστροφές μετρητών χρησιμοποιώντας τα φανταστικά ονόματα και τα χρήματα.
Ο ταμίας που κατέστρεψε τα εισιτήρια πωλήσεων μετρητών και τα μετρητά.
Ο λογιστής που χρησιμοποίησε την επιχείρηση ελέγχει για να πληρώσει τους προσωπικούς λογαριασμούς της.
Ο λαμβάνων υπάλληλος που ενισχύθηκε στα νέα εμπορεύματα που είχαν παραλήφθουν.
Τα ανωτέρω παραδείγματα οδήγησαν στις απώλειες σε αυτούς τους λιανοπωλητές που κυμαίνονται από αρκετές χιλιάες δολάρια ως πενήντα χιλιάες δολάρια. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το αγαθό, ηχεί τους εσωτερικούς ελέγχους είτε έλειπε είτε δεν επιβαλλόταν.
Τα ανωτέρω παραδείγματα υπογράμμισαν την εσωτερική κλοπή εντούτοις, η έλλειψη ήχου, καλά-επιβεβλημένοι εσωτερικοί έλεγχοι μπορεί επίσης να οδηγήσει σε άλλα προβλήματα για το λιανοπωλητή. Παραδείγματος χάριν, χωρίς τους τα εξής μπορούν να εμφανιστούν:
Τιμολόγια προμηθευτών που πληρώνονται δύο φορές. Αυτό όχι μόνο μειώνει τα μετρητά αλλά τονίζει τον κατάλογο βιβλίων και οδηγεί στη διακένωση.
Ανακριβείς διοικητικές πληροφορίες με συνέπεια τις λανθασμένες αποφάσεις που λαμβάνονται.
Εάν οι πωλήσεις ή οι πληρωμές δαπανών ταχυδρομούνται στους απολογισμούς πελατών ανακριβώς διατρέχετε τον κίνδυνο χάνοντας πολύτιμων πελατών.
Πόσο δύσκολο είναι για να καθιερώσει ένα σύστημα καλών εσωτερικών ελέγχων στο κατάστημά σας; Δεν απαιτεί τα υπερβολικά ποσά πρόσθετων εργασίας και χρόνου να τεθεί καλός αυτοί σε ισχύ. Πολλοί έλεγχοι πολύ εύκολα καθιερώνονται με μόνο τις ελάχιστες αλλαγές στις υπάρχουσες διαδικασίες. Το σκληρότερο μέρος προσδιορίζει πραγματικά όλες τις περιοχές όπου οι εσωτερικοί έλεγχοι λείπουν. Ενώ ο ιδιοκτήτης καταστημάτων είναι το πρόσωπο το πιό εξοικειωμένοτο με τις διαδικασίες του καταστήματος, πολλές φορές παίρνει την αναθεώρηση ενός λιανικού ειδικού για να προσδιορίσει τις περιοχές όπου οι εσωτερικοί έλεγχοι απαιτούνται.
Εάν αναρωτιέστε εάν οι εσωτερικοί έλεγχοί σας είναι επαρκείς, η ακολουθία είναι μια δειγματοληψία διάφορων κοινών διαδικασιών ελέγχου και γιατί είναι σημαντικές.
Εάν οι χειρόγραφες ολισθήσεις πωλήσεων χρησιμοποιούνται, πρέπει να αριθμηθούν και όλοι οι αριθμοί πρέπει να αποτελεσθούν στο γραφείο. Αυτό βοηθά να αποτρέψει τους υπαλλήλους από την καταστροφή των ολισθήσεων πωλήσεων μετρητών και τα χρήματα. Βοηθά επίσης να αποτρέψει την ανακρίβεια των πωλήσεων, του καταλόγου και των αποδεκτών αρχείων απολογισμών λόγω στις τοποθετημένες σε λάθος μέρος ή χαμένες ολισθήσεις πωλήσεων.
Όλες οι μεταφορές των εμπορευμάτων από ένα κατάστημα σε άλλο πρέπει να είναι τεκμηριωμένη χρησιμοποίηση που αριθμείται, έγγραφα μεταφοράς 4-πτυχών. Ένα αντίγραφο του εγγράφου μεταφοράς στέλνεται αμέσως στο γραφείο. Ένα αντίγραφο κρατιέται στο στέλνοντας κατάστημα, ένα αντίγραφο στέλνεται ταχυδρομικώς στο άλλο κατάστημα. Το ένα άλλο αντίγραφο στέλνεται με τα εμπορεύματα στο λαμβάνον κατάστημα. Το λαμβάνον κατάστημα χρησιμοποιεί το έγγραφο μεταφοράς για να εξασφαλίσει ότι έλαβαν όλα τα εμπορεύματα. Μόλις υπογράψουν μακριά, ένα αντίγραφο του λαμβάνοντος εγγράφου στέλνεται στο γραφείο όπου αντιστοιχείται το πρώτο αντίγραφο. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλες οι μεταφορές αποτελούνται και καταγράφονται κατάλληλα.
Οι επιστροφές μετρητών πρέπει πάντα να είναι μια two-person συναλλαγή, με το διευθυντή καταστημάτων που είναι το δεύτερο πρόσωπο. Απαιτήστε την υπογραφή του πελάτη, τη διεύθυνση και τον τηλεφωνικό αριθμό στην ολίσθηση επιστροφής μετρητών για να ελέγξετε ότι έλαβαν τα μετρητά. Κάποιος στο γραφείο πρέπει να ακολουθήσει στις επιστροφές πελατών με ένα τηλέφωνο
η κλήση στον πελάτη για να σιγουρευτεί τον πελάτη αντιμετωπίστηκε καλά στο κατάστημα όταν έκαναν την επιστροφή τους. Αυτό χρησιμεύει επίσης να επικυρώσει το γεγονός ότι η επιστροφή έγινε στην πραγματικότητα. Απαιτήστε ότι το αντίγραφο του πελάτη της αρχικής ολίσθησης πωλήσεων συνδέεται με την ολίσθηση επιστροφής μετρητών. Οι τολμηροί κλέφτες ήταν γνωστοί για να προσπαθούν να λάβουν μια επιστροφή μετρητών με την επιστροφή των κλεμμένων εμπορευμάτων. Επίσης, εάν ένας πελάτης θέλει μια επιστροφή για τα εμπορεύματα που πληρώνεται από τον έλεγχο, ένας έλεγχος επιστροφής ποσού πρέπει να ταχυδρομηθεί αφότου έχει παρέλθει ο αρκετός χρόνος για να εξασφαλίσει ότι ο έλεγχος του πελάτη δεν θα επιστραφεί σε σας από την τράπεζα.
Οι έλεγχοι δεν πρέπει ποτέ να υπογραφούν εκτός αν όλη η ενισχυτική τεκμηρίωση είναι εκεί κατόπιν αυτή η τεκμηρίωση πρέπει "να ακυρωθεί" με κάποιο τρόπο έτσι δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έναν άλλο έλεγχο. Αυτό είναι επίσης ένας καλός χρόνος να ελέγξει για τις εκπτώσεις που δεν λήφθηκαν ή για τα πιστωτικά υπομνήματα που δεν αφαιρέθηκαν.
Κάποιος είναι σε ποιους υπαλλήλους μπορεί να ολοκληρώσει την κλοπή σε χονδρικές ποσότητες είναι στη λαμβάνουσα περιοχή. Για να αποτρέψουν τους υπαλλήλους από την τοποθέτηση των κιβωτίων των εμπορευμάτων μέσα με τα κενά κιβώτια από να λάβουν έτσι μπορούν να το πάρουν έξω για έναν συνεργό για να πάρουν αργότερα, να κρατήσουν την περιοχή απορριμμάτων χωριστή από άλλες περιοχές στη λήψη έτσι ο διευθυντής καταστημάτων μπορεί εύκολα να ελέγξει τα απορρίμματα οποιαδήποτε στιγμή. Θα μπορούσατε επίσης να απαιτήσετε ότι τα κενά κιβώτια χωρίζονται έτσι κανένα εμπόρευμα δεν μπορεί να κρυφτεί σε τα. Οι σαφείς πλαστικές τσάντες πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να συλλέξουν τα απορρίμματα.
Εάν χρησιμοποιείτε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα τηρήσεων αρχείων, εξασφαλίστε ότι οι κωδικοί πρόσβασης χρησιμοποιούνται οπουδήποτε κατάλληλοι να αποτρέψουν τα αναρμόδια πρόσωπα από τα εσκεμμένα ή ακούσια μεταβαλλόμενα στοιχεία. Ένας δυσαρεστημένος υπάλληλος θα μπορούσε σκόπιμα να υπονομεύσει τα αρχεία της επιχείρησης ή να αλλάξει την ισορροπία τους στους απολογισμούς αποδεκτούς.
Σαν λιανοπωλητή, πρέπει να ενδιαφερθείτε πολύ για την κατοχή των καλών εσωτερικών ελέγχων σε ισχύ για να προστατεύσετε τα προτερήματά σας (μετρητά και εμπορεύματα) και για να εξασφαλίσετε ότι τα αρχεία της επιχείρησης είναι σωστά. Μόλις είναι οι εσωτερικοί έλεγχοι στα βήματα θέσεων πρέπει να ληφθούν για να εξασφαλίσουν ότι όλες οι διαδικασίες ακολουθούνται πάντα.
Η εθνική λιανική ομοσπονδία δημοσιεύει ένα με τον τίτλο "εγχειρίδιο εσωτερικού ελέγχου" εγχειριδίων που μπορεί να είναι χρήσιμο στον καθορισμό των αδύνατων περιοχών της επιχείρησής σας. Εάν δεν έχετε το χρόνο ή την κλίση να κάνετε αυτό οι ίδιοι, επιδιώξτε την εξωτερική βοήθεια. Θα αξίζει πολύ τα χρήματα που ξοδεύονται.
Εάν δεν επενδύετε το χρόνο και τα χρήματα για να οργανώσετε τους καλούς εσωτερικούς ελέγχους τώρα, θα πληρώνετε για το αργότερα υπό μορφή κλοπής, από τους υπαλλήλους ή άλλους, και τις ανακριβείς, παραπλανητικές διοικητικές πληροφορίες.
Αυτό το άρθρο γράφτηκε από τη Linda Carter, Πρόεδρος των λιανικών διοικητικών συμβούλων, μια λιανική συμβουλευτική εταιρία η της οποίας αποστολή είναι να ενισχυθούν οι ανεξάρτητοι λιανοπωλητές να επιζήσουν και να αναπτυχτούν. Η Linda μπορεί να επιτευχθεί σε 1-877-206-1299 ή μαηλτο:λ.θαρτερ@τχε-λιανικός- advisor.com. Ο ιστοχώρος μας είναι χττπ://ωωω.τχε-λιανικός- advisor.com
Μπορείτε να ανατυπώσετε αυτό το άρθρο εφ' όσον περιλαμβάνονται οι ανωτέρω πληροφορίες.
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
