Fällige Rechnungen: Eine leistungsfähige Dokumentmanagement-und Workflow-Lösung
Die fälligen Rechnungen ist gerade ein Bereich des Büromanagements, in dem Probleme wegen der blossen Kompliziertheit von Verhandlungen entstehen, und der beträchtlichen Menge der Schreibarbeit, die erzeugt wird.
Eine unproportionierte Zeitmenge und administrative Betriebsmittel wird Rechnungen gerade erhalten genehmigt für Zahlung verbraucht. Das Problem wird zusammengesetzt, wann Rechnungen beim für Abstand verteilt werden verloren sind und sogar mehr Zeit dann im Wiederherstellung Prozeß verloren ist.
Gewöhnlich schließen diese Dokumente Erwerb Rechnungen von den Lieferanten, Verkäufe Rechnungen zu den Kunden und die Kaufaufträge, die von den Kunden erzeugt werden ein.
Selbst wenn fehlende Unterlagen erfolgreich von dem System erholt werden, verzögert hat verursacht Hauptunannehmlichkeit. Wenn sie nicht zurückgewonnen wird, sind die Effekte auf Geschäft routinemäßig und in den Extremfällen Unterbrechungs, verhängnisvoll.
TokOpen ist eine leistungsfähige Dokument Management- und Workflow-Software-Lösung, die über herkömmlicher Dokumentsicherung und -speicher hinaus weit geht. Einzigartig flexibel, erlaubt das Paket, daß Systeme zusammengebaut werden, um spezifische Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen.
Wie TokOpen arbeitet
Automatisierte Dateneingabe erlaubt, daß Rechnungen werden, im System abgelichtet zu werden, registriert zu werden und gespeichert und zeitraubende manuelle Eintragung vermeiden. Automatisierter Messwert kann zwei Gestalten annehmen: jeder Überschriftmesswert (Tkz, Klient Name und Menge); oder volle Linie Einzelteilmesswert. Wechselweise können Rechnung Informationen noch manuell wenn erforderlich eingetragen werden.
Einmal im System, werden Rechnungen elektronisch durch einen Workflowprozeß verlegt, der das Mitteilen alles autorisierten Personals einschließt, wenn eine Rechnung ihre Zustimmung wartet. On-line-Reports werden automatisch erzeugt, wo die Rechnungen, die Zustimmung erwarten oder Vermissen verzögert werden. Diese Reports sind konfigurierbar, also können sie bis zur Abdeckung eingestellt werden andere Faktoren, die zur erfolgreichen Zahlung Beendigung kritisch sind.
Interne Sicherheit wird in das System errichtet, und Zugriffssteuerungen stellen sicher, daß nur autorisierter Personal Rechnungen oder in Verbindung stehende Dokumente öffnen kann. Bilanzen werden automatisch auf allen Dokumenten beibehalten, während sie durch das System weiterkommen, also jede Zeit werden sie erreicht, oder geänderte, Zeit-, Datum-, Identitäts- und Tätigkeitsdetails werden geloggt.
Wo verbundene Dokumente im System sind, werden diese in der gleichen Akte neben Rechnungen gespeichert, also können sie schnell und leicht herausgesucht werden. Zugang kann von anderen Systemen gewonnen werden, in diesem Fall Hefte und Dokumente in einem Standardweb browser angezeigt werden.
Rechnung Zustimmung wird mit dem Rest des Prozesses der fälligen Rechnungen integriert, und Rechnungen können über Systeme wie SAFT oder JDE erreicht werden.
TokOpen in der Tätigkeit? eine Fallstudie
TokOpen wird z.Z. durch ein hauptsächliches japanisches multinationales, mit mehrfachen Büropositionen in Großbritannien verwendet. Die Prozesse mit einen Büros kaufen Rechnungen für alle anderen Büros in Großbritannien, und sie werden zuerst mit dem Orakel-Finanzverhältnissystem verarbeitet. Für alle neuen Rechnungen wird ein barcode zu jedem Dokument erzeugt und angebracht.
Eine Konto-Sekretärin lichtet dann alle Unterlagen in TokOpen ab. Dieses wird von einer engagierten Abtastung- und Bewegungsworkstation mit TokOpen Sortierungsbüro durchgeführt.
Alle Dokumente werden hier gespeichert und gehochladen dann auf einer täglichen Grundlage zum TokOpen Bediener, der an einer anderen BRITISCHEN Büroposition ist. Sortierungsbüro liest das barcode und schaut dann oben die ursprünglichen Daten im Orakel, um zusätzliche Indexdaten wie Rechnung Zahl, Lieferant Zahl und Aufstellungsortcode zu extrahieren.
Standarddatenbanksuchroutinezugang
Die meisten Dokumente werden über Standardweb browser der Benutzer mit TokOpen Netz aufgefunden, und einer Gesamtmenge diesem Gebrauch mit 260 Personal Mittel des Zuganges. Eine eingeschränkte Anzahl von Benutzern haben auch Zugang zum TokOpen Schreibtisch, und Zugang wird zu den Einzelpersonen zur Verfügung gestellt, die auf einer Zustimmung Hierarchie basieren.
Rechnungen werden mit einem leistungsfähigen elektronischen Workflowprozeß angefaßt. Sobald abgelichtet, wird Rechnung Status auf Rechnung empfangen eingestellt. TokOpen stellt sicher, daß Benutzer Dokumente nur ansehen können, die ihnen in einem bestimmten Workflow zugewiesen worden sind.
Eine strenge Ermächtigung Hierarchie ist im Platz, basiert auf der Größe der Rechnungen, die angefaßt werden. So, wenn ein Mitglied des Personals versucht, eine Rechnung zu autorisieren, die ihre Ermächtigung Begrenzung übersteigt, verlegt TokOpen sie automatisch auf einem Personalmitglied auf dem folgenden Ermächtigung Niveau. Dieses fährt herauf die Ermächtigung Hierarchie fort, bis die Rechnung ein Mitglied des Personals erreicht, der den Abstand gehabt hat, zum dieses Fakturenwertes weg zu unterzeichnen, und Zahlung wird durchgeführt.
TokOpen bringt leistungsfähiges und leistungsfähiges Dokumentmanagement, mit bedienungsfreundlichem, Netz-gegründetem Zugang zusammen.
Tokairo ist ein internationaler Versorger Lösungen des Dokument-Managements (TokOpen) und des Schulwesens (TokAM). Tokairo hat seine Hauptsitze in Großbritannien, mit einer Schwesterfirma in den USA, die für das Amerika verantwortlich sind. http://www.tokairo.com REF=TO2EZ
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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