Notwendigkeit des Dokument-Management-Systems (DMS)
Dokument-Management oder Unternehmen-Informationen Management ist möglicherweise eins von den wichtigsten der Unternehmenlösungen, die eine Lösung zu den verschiedenen Anforderungen von SOX zur Verfügung stellen. Einige Abschnitte von SOX haben ein direktes Lager auf der Weise, in der die digitalen documents/records des Unternehmens verursacht, wiederholt, genehmigt, gespeichert, zurückgeholt, gebracht und zerstört werden.
Wissen Management: Dokument-U. Aufzeichnungen Management
Schätzungen sind Berechnung gebildet worden, daß ein erheblich großer Anteil (einige sagen, mehr als 70%), den Dokumenten, die durch ein Unternehmen besessen werden, im digitalen Format sind und nie in Hartkopie gesehen werden konnten.
Entsprechend Leitendem Herausgeber Gartners James Lundy: Aufzeichnungen Management wird eine obere Ausgabe 10 für viele CIOs im kommenden Jahr.
Im folgenden besprechen wir die verschiedenen Abschnitte von SOX, dem eine Dokumentmanagementlösung helfen konnte im Einwilligen mit.
SOX Abschnitte:
Abschnitt 302: Entsprechend Abschnitt 302, müssen der CEO und die CFO die Finanzberichte und die Freigabe persönlich bestätigen, die von der Firma auf Echtheit und Genauigkeit gebildet werden. Dieses erfordert ein System im Platz, der den CEO und das CFO überzeugt bildet, das die ganze Freigabe, die die Firma bildet, genau und authentisch ist. Dieses kann in zwei Möglichkeiten getan werden:
Ein ist tröpfeln-unten die Verantwortlichkeit des CEOS und des CFO zu den untereren Führungsebenen und in der Warteluftblase-oben die Sign-offs von den untereren Führungsebenen auf allen Dokumenten, die Eingänge zu den Firmaarchivierungen sind.
Ist an zweiter Stelle, komplette Geschäft Prozesse zu entwerfen, die die Firmaarchivierungen produzieren. Die Geschäft Prozesse sind in einer sehr rigorosen Weise entworfen, um mit allen Bestimmungen übereinzustimmen und korrekte Implementierung und Training des ganzes Personals, das auf den Geschäft Prozessen bezogen wird, werden auf einer periodischen Grundlage durchgeführt und geprüft. Weiter verarbeitet sich das Geschäft ist geöffnet zu den zwingenden internen Bilanzen, die von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.
Ein oder eine Kombination beider dieser Praxis gehen ein langer Weg in Richtung zum Sicherstellen der korrekten Befolgung.
Für beide diese Wahlen ist es frei, daß ein starkes Unternehmen-breites Dokumentmanagementsystem die Grundlage liefert, auf der die Befolgung wirklich durchgeführt wird. Im ersten Fall können die Sign-offs mit einem Workflowmodul des Dokumentmanagementsystems zusammengebaut werden. Im zweiten Fall wird der Geschäft Prozeß selbst im Dokumentmanagementsystem zusammengebaut und alle relevanten Unterstützungs- oder Eingang Dokumente auch sind ein Teil des DMS und passende Unterordnung und die Verbindung werden zwischen den amtlichen Firmaarchivierungen und allen Eingang Dokumenten zu ihm getan.
Da Beweis der Aufzeichnungen, welche die abschließende Firma Finanzverhältnis-wie eingeordnet oder berichten-es stützen, wichtig ist, alle email zu archivieren, übertreffen Sie Blätter, sofortige Anzeigen oder andere Kommunikationen und Dokumente, die ausgetauscht wurden, das zu eine abschließende zugelassene Archivierung durch den CEO und das CFO führte. Dieses schützt den Anspruch des CxOs, daß alle finanziellen Reports zu ihrem Wissen zutreffend sind und gebührende Sorgfalt durchgeführt wurde, bevor man die Reports bestätigte.
Abschnitt 404: Der CEO und die CFO müssen einen Report zur Verfügung stellen, der daß die "internen Kontrollen", festsetzt und bestätigt, festgesetzt worden sind und adaequatSIND, oder, daß es gibt, Schwächen und geeignete Schritte genommen werden. Das Einwilligen mit dieser Anforderung ist eins der schwierigsten Teile von SOX und erfordert einen vollständigen Durchlauf Leute, Prozesse und Technologien. Jedoch hat DMS eine wichtige Rolle, zum diesbezüglich zu spielen.
Alle email und angebrachten Dokumente in der chronologischen Reihenfolge müssen archiviert werden mit dem Ziel die Prüfung, daß die internen Kontrollen angebracht sind. Ideal liefert ein Workflowmodul addierte Versicherung, daß die internen Kontrollen eingeführt werden.
Abschnitt 103: erfordert die Speicherung der Dokumente während einer Periode von 7 Jahren für Bilanzfirmen. Die Firma, die revidiert wurde, würde natürlich die Unterlagen wiederholen wollen, um gegen jede mögliche Diskrepanz oder Mißverständnis oder Misswirtschaft zu schützen. Auch ein anderes Teil der Tat erfordert
Abschnitt 409: erfordert Nah-realzeit das Berichten alles Materials, Fall-ob intern oder extern die Investoren und die regelnden Körper. Dieses kann vollendet werden, indem man ein einzelnes Unternehmen-breites Dokumentmanagementsystem mit passenden "Alarmen" und die Mitteilungen und Workflow, die entsprechend dem Design der Befolgung-gegründeten Geschäft Prozesse zusammengebaut werden verwendet. Dieses System würde versichern, daß alle relevanten Informationen sofort zu zum oberen Management (CEO und dem CFO) neu gelegt werden und der Befolgungausschuß und -berater mit Minimum verzögert und Latenz. DMS stellt passende Fähigkeiten zu den Befolgungberatern zur Verfügung, um eine Empfehlung (innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens) zu jedem zur Verfügung zu stellen Alarm und die Reports zum CxOs sich zu entwickeln mit den passenden Empfehlungen verbunden. Das CxOs kann dann entscheiden, ob es Freigabe unter der Befolgungtat verdient, die auf Empfehlungen ihres Befolgung-Ausschusses oder Berater basiert.
Abschnitt 802: stellt für kriminelle penlties für bewußt ändern, zerstören, verbergen und anderes Tätigkeiten, wie Vorstellen der falschen Aufzeichnungen zur Verfügung, bezogen auf dem Behindern oder dem Beeinflussen einer fortwährenden oder möglicherweise upcoming Untersuchung durch ein Bundesamt. Dieses würde das Halten aller Dokumente in einem sicheren System verlangen, in dem absolut niemand in der Firma sie ändern können, einmal, das sie beendet werden. Auch dieses verlangt eine formale Dokumentzurückhalten- und -zerstörungspolitik, die ausschließlich befolgt wird (tatsächlich, kann nachgewiesen werden, an gehaftet zu werden) und welches miteinbezieht, zu überprüfen ob, kein Dokument welches jede mögliche nachforschende Agentur erfordern würde, zerstört oder gelöscht wird. Furhter, die Tat erfordert das, sobald die Firma kommt, über eine mögliche Untersuchung alle betreffenden Dokumente zu kennen, oder irgendwie germane zu dieser Untersuchung sofort durch jedermann-einschließlich zum CxOs der Firma bestelltes unzerstörbares oder unalterable sind. Dieses läßt es wichtig eine Eigenschaft haben, die auf creat bezogen wird!
ing und das Annehmen "alarmiert" von der gesetzgebenden Abteilung der Firma über alle fortwährenden oder upcoming möglichen Untersuchungen und als Folge sofortigen Informationen "Vaulting" aller in Verbindung stehenden Dokumente. Diese Eigenschaft stellt Befolgung dieses bestimmten Abschnitts sicher und speichert eine mögliche Gefängnisbezeichnung und ein großes finanzielles feines und selbstverständlich ein Verlust der Glaubwürdigkeit.
Dieser Abschnitt hat ein starkes Lager auf Aufzeichnungen oder Dokumentpolitik der Unternehmensleitung einer Firma. Die Firma sollte eine korrekte Dokumentpolitik der Unternehmensleitung entwickeln und sie in einer fristgerechten und rigorosen Weise befolgen. Wenn dieses nicht getan wird, wird die Firma strenge Kosten und Beschädigung in dem Zur Verfügung stellen der Dokumente zu den feindlichen Parteien "vorbereitendes discovery"-the im zugelassenen Prozeß des Zur Verfügung stellens aller relevanten Dokumente zur entgegensetzenden Partei in einer zugelassenen Klage ausgedrückt ausgesetzt. Es setzt auch die Firma Anklagen des Versteckens oder des Zerstörens relevant, Dokument-wenn getan an einem neueren Stadium-gleichmäßigem vor allen Gerichtsverfahren aus, wird angefangen gegen des Firma-ein La Arthur Andersens Enron-in Verbindung stehenden die Dokumente.
Dokument-Managementsysteme stellen einigen Nutzen zur Firma zur Verfügung. Da ES das System ein Geschäft Prozeß eingefroren in einer bestimmten Software- und Hardware-Realisierung ist, prüft es, daß der bestimmte Geschäft Prozeß bewußt und mit Sorgfalt an gehaftet wird. Im schlechtesten Fall prüft dieses, daß die Befolgung in Geist gefolgt wird. Jetzt, ob die Befolgung in Form gefolgt wird, kann von den Resultaten des bestimmten Systems und auch von den Bilanzen von ihm an den verschiedenen Stadien des Geschäft Prozesses herausgefunden werden. Die Fähigkeit, zum einer Prüfliste auf allen Dokumenten zu folgen, die durch sie erstellt werden oder verarbeitet sind, ist extrem nützlich, wenn man Befolgungtätigkeiten und durchführt auch, wenn, Befolgung prüfend ein in einem späteren Stadium. Die Fähigkeit, zum von von Workflows zu verursachen stellt automatisch auditable Prozeßwege her.
Das DMS bildet auch möglich, alle mögliche Dokumente an irgendeinem Zeitpunkt mit relativer Mühelosigkeit zugänglich zu machen. Es dient auch als ein zentralisierter Behälter der Dokumente (strukturiert und unstrukturiert). Alle öffentlich freigegebenen Dokumente können in der abschließenden Form als Bilder verriegelt werden und können nicht mit später abgegeben werden. Diese können entsprechend den Zeitplänen der verschiedenen regelnden und Befolgung Taten der Regierung gespeichert werden und gelöscht werden. Dokument und Informationen, die für begrenzten Verbrauch auf der oberen Führungsebene sein soll kann auch ausschließlich aussortiert werden und interne Kontrollen auf diesen können rigoros erzwungen werden. Zur gegebenen Zeit können die Dokumente "veröffentlicht werden".
Whistleblower: Für diesen Abschnitt der Tat, ist es wichtig, daß ein Dokumentmanagementsystem zur Verfügung gestellt wird, um alle whistleblower Kommunikation-absolut sicher zu loggen, wo kein nicht autorisiertes Personal in der LageSEIN kann, alle Kommunikationen zugänglich zu machen es-und zu speichern.
Eine indirekte Anforderung für Dokument-Management-Systeme im Unternehmen ist mit dem Ziel die Speicherung der Dokumente, die auf Unternehmenbefolgungpolitischen Richtlinien, ihren Updates, Änderungen, der internen Steuerpolitik der Firma und anderen Dokumenten einer ähnlichen Natur bezogen werden, die in der Prüfung des Befolgungprozesses am Unternehmen helfen.
Die Firma muß politische Richtlinien über die folgenden Aspekte der Dokumente bilden:
Kreation Zustimmungen Veröffentlichen Zurückhalten Zugang Verteilung Lebensdauer
Diese Politik hilft im Einführen der unvereinbaren Anforderungen des Dokumentzurückhaltens für Befolgungzwecke und der Dokumentauslassung für das Verringern der Kosten des Dokumentzurückhaltens und das Verbessern der funktionsfähigen Leistungsfähigkeit.
Ausgangsschritt ist, die Dokumentzurückhaltenpolitik zu definieren. Der zweite Schritt ist, die vorhandenen Dokumentmanagementsysteme im Platz im Unternehmen zu überblicken und der dritte Schritt ist, ein korrektes Dokumentmanagementsystem zu verursachen.
Haben Sie einen zentralisierten Behälter der Dokumente.
Haben Sie eine strukturierte und hierarchische Architektur
Haben Sie Sicherheit u. Zugriffssteuerung
* Ein Report-Verteilung System oder ein Dokumentmanagement-u. ein Workflow-System zahlen dieses zum CEO und zum CFO innerhalb des vorgeschriebenen Zeit-Rahmens aus und geben ihnen genügend Zeit, ihre eigenen abschließenden Urteile über die Situation zu bilden.
Schließlich sollte ein allgemeines Informationen Verteilung System bestehen, um dieses schnell auszuzahlen, Information-wenn geurteilt wichtig durch den CEO u. das CFO-to die Investoren u. andere Verwahrer- oder relevantebehörden durch SOX vorschrieben.
Autor: Dr. Vikas V. Gupta.
Email: ceo@inkorus.com
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Über Den Autor
Dr. Gupta ist der Gründer u. der Präsident von Istrat. Er ist ein B.Tech. von IIT, Bombay u. tat sein M.S.(Engineering) u. Doktorat in der Technik-Wissenschaft (Ph.D.) von Kolumbien Univ, New York. Nach seinem Doktorat hat er an der Universität von Kalifornien, Irvine als Forschung Wissenschaftler und als Asst gearbeitet. Prof an IIT Kharagpur.
Er ist für die Einstellung der Strategie und der Richtung der Firma verantwortlich und kümmert sich die Strategie und die um Durchführung der Strategie. Er stellt eine globale Perspektive zur Firma zur Verfügung und versieht eine Brücke zwischen Inder ES Betriebsmittel, einschließlich Talent und Produkte und globale Klienten mit IHM Anforderungen. Er versieht den Inder ES Talent mit einem Verständnis der Parameter, die zum globalen Klienten wichtig sind (nämlich, Qualität, Zuverlässigkeit und Anlieferung, außer Kosten). Ähnlich versieht er die globalen Klienten mit einem Verständnis der Breite u. der Tiefe der Sachkenntnis des Inders ES Mannschaft (nämlich, Architektur- u. Designsachkenntnis, Produktentwicklung u. Projektmanagementsachkenntnis und Funktionssachkenntnis der Geschäft Prozesse der verschiedenen Industriesektoren, außer programmierentalent der niedrigen Kosten).
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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