Ordnen Sie Ihn Ein: Laden Sie Ihre Produktivität in nur 15 Minuten pro Woche auf
Trotz des besten von Absichten, verwenden die meisten uns nicht gute Informationen Managementpraxis? einfache Dateisysteme, die uns ermöglichen, unsere Projekte und Betriebsmittel zu verfolgen. Der Berg der Schreibarbeit Stapel oben auf uns wie eine Lawine und über dem hinaus, dort sind zu handhaben die PC Akten, email und SMS. Nicht viele Organisationen haben gängige Praxen für Informationen Management und Informationen zu organisieren, das Sortieren und das Systematisieren ist nicht etwas, das die meisten uns überhaupt unterrichtet worden sind, wie zu tun Sie? so überrascht es kaum, daß wir kämpfen, um Auftrag unter dem Chaos zu finden. Weit von Sein eine Beeinträchtigung administrative Aufgabe, ist wirkungsvolles Informationen Management zu Ihrer Leistungsfähigkeit und zu Produktivität wesentlich. Das Vorstellen der einfachen Systeme und die Investierung von von gerade 15 Minuten pro Woche können Sie in Steuerung Ihrer Informationen einsetzen und Ihnen helfen, leistungsfähiger und produktiv zu werden.
Handhabende Schreibarbeit
Sie zusammen halten. Verursachen Sie einen zentralen Speicherpunkt für alles, das Archivierung erfordert? ein Kasten oder ein Heft beschrifteten ' Archivierung '? und Throw alles in es während der Woche.
Bilden Sie Zeit. Teilen Sie 15 Minuten jede Woche für Archivierung zu. Abhängig von dem Zustand, den Sie innen am Anfang, Sie sind, kann mehr Zeit als dieses zuteilen müssen, auf die Aufgabe zu erhalten? aber von dann an, sollten 15 Minuten pro Woche eine kleine genug Zeitlage sein, zum zu finden, aber genug sich zu sehnen, um Sie auf Ihre Schreibarbeit zu halten.
Stellen Sie Systemeauf. Wenn Sie Aktenschänke verwenden, entscheiden Sie, wie Sie Ihren Raum zuteilen, um ihn am einfachsten zu bilden, Ihre Akten zu lokalisieren: z.B. anstatt, alle Ihre Akten mischend zusammen, konnten Sie entscheiden, gegenwärtige Kunde Akten in den Akten mit einen Fächern und Potentialkunde und Marketing-Informationen zu führen in einem unterschiedlichen Fach, oder Sie konnten, gegenwärtige Projekte in einem Fach zu speichern und in anderen zu erforschen und Bezugsinformationen beschließen, oder Sie konnten entscheiden, alles in alphabetischer Reihenfolge einzuordnen? Sie erhalten die Idee? betrachten Sie die Art der Akten, die Sie haben und entscheiden Sie, wie man sie logisch in Kategorien teilt. Dann beschriften Sie die Frontseite jedes Faches mit der Art der Akten, die sie enthält.
Färben Sie sie. Gebrauchfarbkennzeichnung, zum Ihrer Akten weiter zu systematisieren und Sie zu ermöglichen, unterschiedliche Arten der Akten auf einen Blick zu kennzeichnen. Wählen Sie eine Strecke der farbigen Manila Hefte und teilen Sie eine andere Farbe zu, um für unterschiedliche Akte Arten zu verwenden: z.B. blau für Kunde Akten, purpurrot für Personalakten, rosafarben für Projektakten und so weiter. Bilden Sie eine Bezugsliste von, was jede Farbe darstellt, bis Sie mit Ihrem System vertraut sind.
Welche Farbe ist heutiger Tag? Stellen Sie jetzt oben ein anderes farbiges Heft für jeden Tag der Woche ein. Verwenden Sie diese, um Aufgaben einzuordnen, die Tätigkeit an bestimmten Tagen erfordern. Überprüfen Sie den Inhalt Ihrer Tag-Akte als Teil Ihrer zehnminütigen Vorbereitung am Ende jedes Tages und geben Sie Aufgaben. Stellen Sie Unterhalt Ihre Tag-Akten sicher, die indem Sie sofort Papiere in bezug auf Ihre täglichen Aufgaben in der passenden Tag-Akte, anstatt in Ihrem ' Archivierung ' Heft aktuell sind, einordnen, in dem Sie nicht sie bis Ihre zugeteilte einordnende Zeit wieder sehen können.
Handhabendes email
Virtuelle Akten. Aufgestellte Hefte in Ihrem email, zum der wichtigen Informationen einzuordnen haben Sie gelesen oder actioned und möchten als zukünftige Referenz halten. Diese Hefte konnten Ihre Hardcopy-Akten widerspiegeln, um sie einfach zu bilden für Sie zu Kreuzverweisgedruckten und on-line-Informationen in bezug auf ein bestimmtes Thema.
On-line-Farbe. Erlernen Sie, wie zum Farbe Code Ihr ankommendes email also Sie auf einen Blick kennzeichnen können, dem email Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Wieder konnte Ihre Farbkennzeichnung Ihr Hardcopydateisystem beim Hinzufügen der neuen Farbe Kategorien für email von den Freunden und von der Familie widerspiegeln.
Email Richtlinien. Stellen Sie Richtlinien her, damit ankommendes email Ihnen hilft, die gesetzmaßigen Anzeigen vom Spam, von den Witzen und vom Trödel zu sortieren. Ihre email Software kann Ihnen helfen z.B. Spam Anzeigen direkt zu Ihrem Abfall zu schicken, oder E-zines oder Rundschreiben zu senden, die Sie zu direkt zu einem Leseheft unterzeichnen.
Lesen Sie und löschen Sie. Viele Leute haben eine Tendenz email halten zu wünschen? stellen Sie sich einige Richtlinien für was Sie halten möchten ein und löschen Sie den Rest, einmal, das Sie sie gelesen oder actioned haben. Und, halten Sie email nicht in Ihrem inbox? sie bilden Sie Gefühl nur, wie Sie mehr Arbeit als Sie wirklich die Wahrscheinlichkeiten tun und erhöhen lassen, die Sie etwas übersehen, das Ihre Aufmerksamkeit benötigt. Seien diszipliniert Sie: lesen Sie, ordnen Tätigkeit dann ein oder löschen.
Frühling sauber. Legen Sie Zeit fest, Ihr email heraus regelmäßig zu säubern, einmal im Monat genug ist, zum Sie auf es zu halten. Leeren Sie Ihre gelöschten Einzelteile und alle nicht notwendigen gesendeten Einzelteile, und laufen Sie irgendwelche abgeschlossenen Projekt- oder Aufgabenhefte durch und stellen Sie sicher, daß alles, das Sie halten, zu Ihren Aufzeichnungen wesentlich ist. Das Säubern aus Ihrem email stellt Sie handhaben Ihre email Akten und Speicherkapazitaet effektiv sicher.
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Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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