30 Spitzen für das Halten von von Sitzung Unkosten zu einem Minimum
Geld läßt die Welt gehen ' rund. Und wenn es zur Sitzung Planung kommt, kann Geld Sie vermutlich erhalten, was auch immer Sie wünschen. Jedoch haben wenige Falplaner den Luxus eines unbegrenzten Etats. Ihr Chef kann Champagner auf einem Bieretat trinken mögen. Warnen Sie Sie das heißt,, daß um kleiner aufzuwenden, aber Wunder gleichzeitig erwarten Sie.
Einen realistischen Etat vorzubereiten und das Handhaben ist ernstes Geschäft, aber, "Big Boss" zu zählen zeigt Sie müssen auch ein savvy Unterhändler und ein Cost-cuttinganhänger sein. Um Ihnen auf Ihrer Weise zu helfen, seien Sie hier 30 Spitzen in einer Vielzahl der unterschiedlichen Bereiche zum Ihrer Sitzung Unkosten an einem Minimum ohne Schlusse Qualität zu halten, die Sie um sich bemühen.
1. Halten Sie Ihren Etat flexibel. Seien vorbereitet Sie, in einer Möglichkeit von 10 Prozent in Ihren Gesamtetat zu errichten, um um allen unerwarteten Unkosten und Dringlichkeiten zu kümmern. Unvorhergesehene oder übersehene Kosten wie über die Zeit hinaus NachtPostsendungen, Telefon- und Computergemeinsame Ausstrahlungen oder Sprecherersatz konnten emporschnellen Ihr Etat.
2. Überprüfen Sie alle Rechnungen. Fragen Sie alles auf Ihren Rechnungen, das nicht gegen die schriftliche Preisangabe rechnet. Forschen Sie Ihre hotel/facility und Nahrungsmittel- und Getränkerechnungen während am Ort nach. Das Bügeln aus Diskrepanzen in der Person ist viel einfacher als über dem Telefon.
3. Begrenzung Ermächtigung. Nur ein auserwähltes wenige sollte die Berechtigung haben, zum der Einzelteile zu Ihrem Vorlagenkonto im Hotel aufzuladen. Stellen Sie sicher, daß Hotel eine Liste dieser Leute und des Abfalls, zum für die Aufladungen zu zahlen hat, die von nicht autorisiertem Personal unterzeichnet werden.
4. Wiederholen Sie Konten täglich. Um alle mögliche Major Überraschungen oder Herzausfälle zu vermeiden wenn Sie die abschließende Rechnung sehen, wiederholen Sie Ihre Konten mit dem Service auf einer täglichen Grundlage. Es ist einfacher, Störungen zu beschmutzen oder notwendige Änderungen vorzunehmen, wenn Kosten in bestimmten Bereichen sich entwickeln.
5. Zeitplan während der Niedrigverbrauch Zeiten. Wenn Sie die Flexibilität haben, erwägen Sie, Ihre Sitzungen während der niedrigen Jahreszeiten oder der Tage der Woche festzulegen, als der Service weniger beschäftigt ist. Anmeldend nahe Feiertagen wie Ostern, konnten Erinnerungstag und Arbeitstag zu Ihrem vorteilhaften definitiv sein.
6. Bitten Sie um die beste Rate. Tun Sie Ihre Forschung. Überprüfen Sie aus der Zahnstange Rate, korporative Rate, AAA Diskonte und so weiter, und vergleichen Sie sie mit der Gruppe Rate, die Sie angeboten werden. Benennen Sie den gebührenfreien Reservierung Schreibtisch zu Information.
7. Bestätigen Sie und reconfirm Ihre Daten und Falldetails. Die Unterlassung eines Details kann Ihnen grosse Dollars kosten.
8. Bitten Sie um einen Diskont für örtliche Zahlungen. Wenn der Service nicht Zahlung warten muß, weil Sie ordnen, sofort nach dem Fall zu zahlen, oder während die Sitzung beendet, können sie hervorquellen sind geöffnet zu einem Diskont für sofortige Zahlung.
9. Seien Sie mit Raumblöcken konservativ. Mit immer mehr Gästen mit diskontierten Hotelaufstellungsorten für Raumanmeldungen, kann Abreibung auf unbenutzten Räumen sehr kostspielig erhalten.
10. Verhandeln Sie über Baut. Räume. Als Teil Ihrer Diskussionen mit Hotelmanagement, verhandeln Sie Baut. oder über diskontierte Räume für Sprecher, Personal und oder Aufsteigen für VIPs.
11. Verstehen Sie Ihre Rücktrittsklausel. Unterzeichnen Sie nicht nichts, das Sie nicht mit vollständig glücklich sind. Seien Sie sicher, daß Ihre Rücktrittsklausel wechselseitig ist, damit beide Parteien die Wahl erhalten, um vom Vertrag vor einem spezifizierten Datum auszuweichen, falls von irgendwelchen Änderungen an der ursprünglichen Vereinbarung.
12. Handeln Sie gesetzte Preise aus. Um bei Ihrem Planen zu helfen, ordnen Sie eine spezifizierte Menge auf Nahrung und Getränken während Ihres gesamten Falls, anstatt eine Rate pro Person, pro Funktion zu zahlen.
13. Beraten Sie einen Steuerrechtsanwalt. Forschen Sie Steuerrechte für Ihre Geschäft Position und die Fallposition nach. Sie können für Steuerfreijahre geeignet sein, die Sie nicht behaupten.
14. Halten Sie Raum gegründetes einfaches. Wo möglich Gebrauchtheaterart (wo nur Stühle benutzt werden), da sie weniger arbeitsintensiv als Klassenzimmer-Art ist (die Tabelle und Stühle miteinschließt), Einstellung so kostet senken. Auch Plan, zum von von Einstellungen zu halten dieselben von täglichem.
15. Überprüfen Sie in andere Gruppen. Finden Sie über die Gruppen heraus, die ihre Sitzung vor und nach Ihrem abhalten und besprechen Sie Inszenierungnotwendigkeiten. Sie können finden, daß Sie auf Einstellung und Teardown speichern können, wenn aller Sie gleiche oder sehr die ähnlichen Anforderungen haben.
16. Forschen Sie Förderunggelegenheiten nach. Finden Sie Förderer, um da vieles Ihrer Programmunkosten, wie möglich, besonders der Lautsprechergebühren, der audio-visuellen Ausrüstung und der speziellen Mahlzeitfunktionen zu bedecken.
17. Forschen Sie Bewilligungen nach. Obgleich es eine zeitraubende Übung sein konnte, konnten Sie in spezifische Bundes-, Zustand-, lokale oder korporativebewilligungen schauen, die für das Abhalten Ihrer Sitzung vorhanden sein konnten.
18. Verwenden Sie Industrieexperten. Um auf Lautsprecherunkosten zu speichern, erwägen Sie Industrieexperten zu verwenden deren Firmen häufig Unkosten zahlen. Wechselweise benutzen Sie lokale Lautsprecher, wo passend, auf Reisekosten zu speichern. Vor der Einstellung sie, jedoch überprüfen Sie, wie gut sie sind. Sie können mit einer Klamotte oben beenden!
19. Vermeiden Sie, nicht notwendige Ausrüstung zu mieten. Verdoppeln Sie Überprüfung Lautsprechernotwendigkeiten an der audio-visuellen Ausrüstung nicht notwendige, Einzelteile zu mieten zu vermeiden.
20. Halten Sie signage einfach und mehrfachverwendbar. Erwägen Sie, in einer lamellierenden Maschine zu investieren, um Ihre eigenen Zeichen zu bilden.
21. Besprechen Sie ökonomische audio-visuelle Einstellungen. Begrenzen Sie die Zahl den benötigten Mikrophonen. Überprüfen Sie, ob das Hotel ein höfliches Mikrophon in jedem Konferenzzimmer liefert. Umsäumen Sie eine Cocktailtabelle, anstatt, spezielle Karren für A/V Ausrüstung zu mieten.
22. Verwenden Sie äußere Lieferanten. Schauen Sie außerhalb des Hotels nach möglichen audio-visuellen Lieferanten deren Preise als jenes innerbetrieblich konkurrierender sein können. Jedoch kann das Hotel die anderen Preise des Lieferanten zusammenbringen, wenn es gebeten wird.
23. Außer auf Transport. Benutzen Sie Flughafendoppelventilkegel anstelle von den Taxis. Wenn Sie eine beträchtliche Gruppe haben, Ihren Fall sich zu sorgen, verhandeln Sie über Sonderrabatte mit der Doppelventilkegelbusfirma. Wechselweise Überprüfung, wenn die lokale Taxifirma Diskontkupons zur Verfügung stellen kann.
24. Ordnen Sie für einen Raum. Für kleinere Ausschußsitzungen, die während einer größeren Konferenz abgehalten werden können, ordnen Sie, damit ein Buffetmittagessen im gleichen Raum wie die Sitzung gehalten werden kann, auf dem Müssen zu speichern einen unterschiedlichen Raum mieten.
25. Verhandeln Sie über Nahrung. Verhandeln Sie über das Zahlen für die Nahrung, die auf Verbrauch basiert. Sie können Nahrung dann zurückbringen, ohne zu müssen, für sie zu zahlen.
26. Setzen Sie Teile herab. Trennen Sie Mini--Danishes, Muffins und Krapfen, oder schneiden Sie größere Umhüllungen zur Hälfte. Viele Leute (besonders Frauen und Diätetiker) wünschen nur Hälfte mit beginnen. Wechselweise dienen Sie ein kontinentales Frühstück anstelle von einem vollen Frühstückbuffet.
27. Entscheiden Sie für wenige Wahlen. Wenn es zu den hors d'oeuvres kommt, gehen Sie für wenige Wahlen in den größeren Quantitäten anstatt eine große Vorwähler in den kleineren Quantitäten. Und, erinnern Sie sich, die Garnele zu vermeiden. Leute inhalieren sie. Es gibt nie genug!!!
28. Überprüfen Sie auf unverkäufliche Lagerbestände. Überprüfen Sie, ob das Hotel den vorhandenen Wein der unverkäuflichen Lagerbestände hat (wie Wein der innen nicht mehr auf der Weinliste). Sie können in der LageSEIN, einen großen Preis für etwas wirklich gute Qualitätswein auszuhandeln.
29. Speichern Sie geöffnete Flaschen. Finden Sie heraus, wenn das Hotel geöffnete Flaschen Alkohol von einer Aufnahme und von uns speichern kann sie eine andere Aufnahme während der gleichen Konferenz.
30. Öffnen Sie Flaschen, wie gebraucht. Als der Bankettkapitän, zum der Weinflaschen zu öffnen, nur wie gebraucht. Sie zahlen für jede Flasche, die uncorked gewesen wird.
Prämie Spitze: Vermeiden Sie salzige Nahrungsmittel während der Aufnahmen, wie sie Leute anregt, mehr zu trinken.
Über Den Autor
Geschrieben durch Susan A. Friedmann, CSP, der Tradeshow-Reisebus, See friedvoll, NY, Autor: "Sitzung u. Fall-Planung für Attrappen,", arbeitend mit Firmen, um ihren Sitzung und Fallerfolg durch das Trainieren, das Beraten und die Ausbildung zu verbessern. Gehen Sie zu http://www.thetradeshowcoach.com , für ein Freiexemplar der ExhibitSmart Spitzen der Woche oben zu unterzeichnen.
info@thetradeshowcoach.com
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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