3 Einfache Archivierung Richtlinien
Eine der grundlegendsten Weisen, Papiere zu finden, wenn Sie sie benötigen, soll sie von einem wirkungsvollen Dateisystem zurückholen. Ein gutes Dateisystem erlaubt Ihnen, zu finden, nach was Sie in 10 Sekunden oder in kleiner suchen.
Sind hier 3 einfache Archivierung Richtlinien, die helfen können:
KATEGORISIEREN.
Ein Dateisystem ist nur wirkungsvoll, wenn Sie alles finden können, das, Sie, wenn Sie es benötigen -- ohne einen Kampf benötigen. Und alle guten Dateisysteme haben unterschiedliche Kategorien der Papiere. Ihre Papiere entweder werden in eine MAIN Kategorie oder in eine Unterkategorie fallen.
Z.B. konnte eine Hauptkategorie FINANZIELL sein. Einige Unterkategorien innerhalb finanziellen, können sein:
Sparkonto
Scheckkonto
Geldmarktkonto
In Ihrem Aktenschrank sollten Ihre Hauptkategorien Akte Hefte mit einem beschrifteten Vorsprung immer hängen. Ihre Unterkategorien sollten beschriftet werden Manila Akte Hefte innerhalb des passende Hauptkategorie hängenden Heftes.
BASIC DATEISYSTEME.
In den meisten Fällen beschließen Leute, ein oder eine Kombination von zu verwenden, diese grundlegenden Dateisysteme:
Alphabetisch (A, B, C, D, usw..)
Numerisch (1, 2, 3, 4, usw..)
Chronologisch (Jan., Feb, Mrz, Apr, usw..)
Für das, das Sie verwenden, abhängen von, was Sie es verwenden. Z.B. wenn Sie Akten für alle Ihre Kunden (oder Teilnehmer, Freunde, etc.) halten müssen, alphabetisch durch letzten Namen normalerweise funktioniert gut.
Für aufeinanderfolgende Fallzahlen oder -projekte, die numeriert werden, würde ein numerisches System vermutlich gut funktionieren.
Wenn es notwendig für Sie ist, Sachen bis zum Datum zu finden, dann sein chronologisch kann Ihre Wahl.
Einige Leute erhalten wirklich kreativ und verwenden eine Kombination dieser Systeme. Z.B. können Sie Ihre Hauptkategorien sein chronologisch, aber die Unterkategorien alphabetisch sein nach innen wünschen.
BESCHRIFTEN.
Wenn eine Akte nicht richtig beschriftet wird, zu finden wird nicht schnell und einfach sein:
Schreiben Sie immer Ihr Thema auf den Vorsprung des Akte Heftes, nah an der Oberseite des Vorsprunges, also können Sie ihn leicht sehen, wenn Sie durch Ihre Akten schauen.
Benutzen Sie einen mittleren Punkt, schwarze Markierung, um Ihre Akten zu beschriften. Druck; benutzen Sie nicht Index.
Verwenden Sie als wenige Wörter, wie möglich auf dem Vorsprung.
Über Den Autor
Maria Gracia, Inhaber von www.getorganizednow.com und Autor des Buches, ' schließlich organisiert, schließlich frei ' kann Ihnen helfen, Ihr Haus, Ihr Büro und Ihr Leben zu organisieren.
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Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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