Graben aus Papierunordnung - Teil 2 heraus
Wir merkten vorher, dass Papiere sortiert werden müssen, bevor sie richtig archiviert werden können. Fortfahrend von unserem letzten Artikel, hat Ihre Art Sie mit zwei Stapel gelassen - „zu archivieren“ und „wegzuwerfen/bereiten.“ auf Sie haben den Abfall/die Wiederverwertung, so jetzt Sie haben einen Stapel Papiere geworfen, zum zu archivieren. Lassen Sie uns die Art beenden, und verursachen Sie ein grundlegendes Dateisystem. Halten Sie Sachen in den Verstand drei:
Ein Dateisystem hat einen Hauptzweck: zu Ihnen erlauben, Ihre Informationen genau zu finden u. schnell und zurückzuholen. Ihre Akten sind viel wie eine Bibliothek. Wenn Sie in eine Bibliothek einsteigen, möchten Sie in der Lage sein, zum Regal nach rechts zu gehen und das Buch zu finden, das Sie wünschen. Stellen Sie, sich wenn die Bibliothek kein Dateisystem hatte, und gesetzte Bücher auf den Regalen nach dem Zufall vor. Wie lang denken Sie es würden nehmen Sie, um frustriert zu erhalten und die Suche aufzugeben? Meine Vermutung ist, dass Sie vermutlich nie zurück zur Bibliothek gehen würden.
Ihre Akten sind die Bibliothek Ihres Lebens. Sie können Ihre Schreibarbeit nicht häufig benötigen, aber, wenn Sie sie benötigen, möchten Sie in der Lage sein, sie schnell zu finden. Sie ist über Voraussagbarkeit. Überraschungen sind auf Geburtstagen groß. Mit Schreibarbeit wünschen Sie Voraussagbarkeit und beschleunigen. Und schnelle Mittel der Papiere finden, sie im rechten Platz zu haben.
Um Ihr Dateisystem zu verursachen, folgen Sie diesen Schritten:
1. Ausgedehnte Art - sortieren Sie Ihre Papiere in ausgedehnte Kategorien, wie „Versicherung,“ „Dienstprogramme,“ „Investitionen,“ „Liebhabereien“ und „Spielraum“ (Ihre Kategorien hängen von der Papiersorte ab, die Sie archivieren müssen.) Erhalten Sie ein Bündel Supermarktbeutel, und beschriften Sie jedes unter Verwendung Ihrer Kategorien. Ergreifen Sie eine Handvoll Papiere vom Stapel, und lassen Sie jedes Papier im passenden Beutel fallen. Wieder suchen nicht Daten, Mengen oder nach anderen Details? Sie trennen Sachen in große Kategorien, wie Kreditkarten, Bankverkehr, Steuern, etc. Wie Sie die Papiere durchlaufen, entfernen Sie jedes mögliches Einzelteil, das eine Tätigkeit miteinbezieht, und stellen Sie es beiseite, in einen unterschiedlichen Beutel ein, der beschriftet wird „Tätigkeit.“ Selbstdurchschreibende Papiere sind einfach auszuwählen. Sie erfordern Sie, etwas bis zu einem bestimmten Datum zu tun und schließen Rechnungen, Parkenkarten, RSVPs und Formen, Anwendungen, etc. ein, die einen Stichtag haben. Wenn Sie erfolgtes Sortieren sind, haben Sie einen Beutel des Bankverkehrsmaterials, einen Beutel des Selbstmaterials, einen Beutel des Kreditkartematerials, etc. halten im Verstand, den Kategorien von persönlichem sich unterscheiden.
2. Spezifische Art - zunächst sortieren Sie den Inhalt jedes Beutels in spezifischere Kategorien. Z.B. „Dienstprogramme“ konnten in „Wasser sortiert werden,“ „Gas,“ „elektrisch“ und 'Kabel. „Die Eindämmung“ konnte durch Konto # oder durch „Sparungen getrennt werden,“ „überprüfend“ und „Autokredit.“ (Stören Sie nicht mit dem „Acton-“ Stapel. Wir gelangen an das bald.) Wieder hängen Ihre bestimmten Überschriften von den Papiersorten ab, die Sie haben. Aber die Direktion ist die selbe. Jeder dieser unterteilten Stapel erhält schließlich sein eigenes Aktenfaltblatt.
3. Akte - nun da die Art komplett ist, ist es Zeit, ein Dateisystem zu gründen. Lassen Sie uns es einfach halten. Rechnungen, Aussagen und ähnliche Aufzeichnungen werden chronologisch, mit der neuesten Rechnung in der Frontseite archiviert. Z.B. nehmen Sie Ihre Visumaussagen und ordnen Sie sie bis zu Aussagendatum, von ältestem zu gegenwärtigstem. Erhalten Sie ein leeres Faltblatt, beschriften Sie es Visum und setzen Sie die Aussagen nach innen. Tun Sie die selben für jedes Dienstprogramm, Bankkonto, und anderer Stapel von den Hauptkäufen des Schrittes 2. willen jeden erhalten eine unterschiedliche Akte. So wenn Sie eine neue Waschmaschine kaufen, stellen Sie eine Waschmaschineakte her. Setzen Sie Ihren Empfang, Garantie, Handbuch und anderes Info, das nach innen auf dieser Waschmaschine bezogen wird. Wenn das Gerät Reparaturen erfordert, setzen Sie jene Empfänge in das Faltblatt auch ein. Nicht-datierte Einzelteile, wie Anweisungshandbücher und Artikel steigen auch in passend beschriftete Akten ein.
4. Tätigkeits-Akten - erinnern Sie sich die an Papiere von Schritt 1, die Ihre Tätigkeit erfordern? Lassen Sie uns sie in zwei Stapel sortieren, und weisen Sie jeden Stapel seiner eigenen Akte zu. Die erste Gruppe umfaßt Einzelteile, wie Rechnungen, die behandelt werden müssen diese Woche. Einige Leute mögen dieses nennen eine „Ticklerakte“. Ich schlage vor, jede Aufgabe auf eine To-doliste zu schreiben, da Sie die Schreibarbeit in die Akte einsetzen. Setzen Sie alle Einzelteile, die innerhalb eines Monats behandelt werden müssen, aber nicht notwendigerweise diese Woche in den zweiten Stapel ein. Setzen Sie diese Einzelteile in eine Akte ein, die „30 - Tagtätigkeit“ beschriftet wird. Die Idee ist, Ihre 30-Day Akte regelmäßig zu wiederholen und bringt Einzelteile in die Ticklerakte, da Sie das einwöchige Stichtagdatum erreichen.
Marc Rifkin ist ein Berufsorganisator und Inhaber der OASE-Berufsorganisatoren, der nach Hause und organisierende Lösungen des Büros zu den Klienten in größerem Seattle zur Verfügung stellt. Für mehr Info treten Sie bitte mit dem Autor an info@oasisorganizers.com, in Verbindung oder überprüfen Sie seine Web site, http://www.oasisorganizers.com.
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Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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