Organisieren Ihres Email
Ihr email zu halten organisiert ist, besonders in den Einstellungen des korporativen oder Kleinbetriebs zwingend. Wenn Sie email für Geschäft Zwecke benutzen, fassen Sie im Wesentlichen Kunde Akten an. Wegen des Wertes von diesem für gleichmäßiges sollte das kleinste von Geschäften, jene Akten bleiben, wie organisiert, wie möglich. Sie wurden nicht gerechter Klumpen aller Ihres Papierkunden, den Akten in eine Ecke Sie wurden? Die meisten uns wurden nicht, sind so hier einige Weisen, die email Akten (Korrespondenz) zu halten außerdem organisiert.
Wenn Ihr Geschäft email inbox z.Z. mit Hunderten der alten Einzelteile durcheinandergeworfen wird, setzen Sie einige Zeit zum freien Raum es heraus beiseite. Dieser erste Abstand kann einige Stunden dauern, also können Sie einige Wochenende oder Abendzeit beauftragen wünschen, ihn anzupacken.
Archivierung Methoden
Bevor Sie die tatsächliche Archivierung der Einzelteile beginnen, müssen Sie gedanklich lösen Ihre Organisationsstruktur. Wenn Sie nicht ein festes Kontaktmanagement-Software-Programm haben, schlage ich stark die Investierung in einem vor. Meine Präferenz ist GoldMine und ich erkläre, warum weiter an in diesem Abschnitt. Für jetzt müssen Sie einfach entscheiden, wie Sie arbeiten und welches Dateisystem gut für Sie persönlich funktioniert. Wenn Sie die Hilfe benötigen, die oben mit Archivierung und organisatorischen Ideen kommt, sind hier einige populäre:
1. Kunde Namenshefte? Stellen Sie email Hefte her, die dieselben wie Ihre Kunden genannt werden. Alles email nach oder von einem bestimmten Kunden wird zum einzelnen Heft email dieses Kunden eingeordnet.
2. Projekt-Namenshefte? Wenn Sie hauptsächlich mit Projekten arbeiten, können Sie email Hefte, die vorüber, zusammenpassen das Bestehen oder die zukünftigen Projektnamen verursachen. Nach oder von von dort können Sie alles email einordnen, das auf dem Projekt bezogen wird, unabhängig davon wem es ist, in das entsprechende Projektheft.
3. Monat und Jahr-Hefte? Stellen Sie email Hefte her, die für jeden Monat und Jahr genannt werden. Ordnen Sie dann alles email ein, das in dem month/year in das zusammenpassende Heft gesendet wird oder empfangen ist.
4. Drucken Sie Akte Schrank-Spiegel? Stellen Sie die email Hefte her, die genannt werden, um Ihr Druck-Akte Schranksystem zusammenzubringen. Ordnen Sie dann email in die email Hefte in der gleichen Weise ein, der Sie Druckpapiere in Ihr Hardcopysystem einordnen.
Sobald Sie entschieden haben, wie Sie Ihr email organisieren möchten, aufgestellt den Heften und jedes Einzelteil in Ihrem inbox dann durchlaufen. Dieses ist das Teil, das Stunden dauern kann, also sicherstellen Sie, genügend Zeit beiseite gesetzt zu haben, den Job völlig durchzuführen.
Während Sie Ihre Anzeigen sortieren, können Sie einige Einzelteile finden, die nicht noch adressiert worden sind, aber sein müssen. Versuchen Sie, diese vor Archivierung zu adressieren sie, oder bilden Sie eine Anmerkung auf Ihrem Kalender oder To-doliste. Wechselweise wenn Ihr email System die Fähigkeit hat, können Sie sie für Beendigung später kennzeichnen. Seien Sie jedoch bewußt: Wenn Sie die Anzeigen weg einordnen, sind Sie nicht wahrscheinlich, zu ihnen später zu sprechen, es sei denn Sie etwas festlegen lassen, dem Sie zu erinnert. So wenn Sie können, ist es besser, zu ihnen jetzt zu sprechen und sie schwer zugänglich zu erhalten.
Wenn Ihr email Programm die Fähigkeit hat, Anzeigen mit Kontakten zu verbinden, schlage ich stark mit dieser Funktion vor. Dieses ist der Primärgrund, den ich die GoldMine Software benutze. Mit GoldMine kann ich eine laufende Geschichte für jede Person halten, die ich in Kontakt mit komme. Alle gesendeten oder empfangenen email Anzeigen können in das Geschichte Recht zusammen mit den Verabredungen, den Telefonanrufen, den Telefax, den Projektanmerkungen und jeder möglicher anderen Korrespondenz eingeordnet werden, die ich angesammelt habe.
Indem Sie Kontaktmanagement-Software verwenden, die email nach Ansicht der Person einordnet, der das email von oder zu ist, müssen Sie nicht ununterbrochen durch verschiedene email Hefte beim Versuchen suchen, ein spezifisches Einzelteil zu finden.
Fortwährende Gewohnheiten
Jetzt sobald Sie die Ausgangszeit verbracht haben, die, um Ihr inbox zu organisieren erforderlich ist, ist es ziemlich einfach, es zu halten vorwärts organisiert von diesem Punkt. Es kann ein wenig Bemühung, in die Gewohnheit in der ersten Woche oder in den zwei zu erhalten, aber normalerweise die Freude am Haben sie nehmen, alle gesäuberten heraus Hilfen, zum Sie in das Halten sie zu motivieren gesäubert.
Über den Autor:
(c) 2002, Kathy Brände.
Dieser Artikel ist ein Excerpt vom Report Kathys: "setzen Sie nicht sich in email heute, was Sie nicht auf Schlagzeile Nachrichten morgen sehen möchten" - ein Führer zur wirkungsvollen und professionellen email Kommunikation. Lesen Sie sie frei an http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective-Email/
Dieser Artikel ist zur Verfügung gestellte Höflichkeit von http://www.SasEzPublications.com- Sie können diesen Artikel auf Ihrer Web site frei neudrucken, oder in Ihrem Rundschreiben stellte diese Höflichkeitnachricht zur Verfügung und der Autor Name und das URL bleiben intakt.
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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