Effektive Meetings: warum die meisten Sitzungen sind eine Verschwendung von Zeit
Ob Ihr Unternehmen hält eine Sitzung pro Woche oder Dutzende von Sitzungen pro Tag ist es wichtig, dass diese Zeit effizient und effektiv eingesetzt wird. Die meisten Sitzungen sind weniger wirksam als könnten sie nicht, weil sie schlecht verwaltet, sondern weil Meeting Manager alle ihre Zeit damit verbringen, die sich auf die eine oder zwei Stunden, in denen Menschen rund um den Konferenztisch oder Video-Bildschirm versammelt werden. Smart Meeting Manager wissen, dass es das ist Aktionen, die Sie während der drei Tage unmittelbar vor der Sitzung, die viel wichtiger sind als die Sitzung itself.When Ihre Sitzung beginnt Der Schlüssel zu ein erfolgreiches Meeting beginnt lange vor der geplanten Start-Zeit Ihrer Veranstaltung. Wie in jedem Sportler die Bedeutung der Strecken vor Ausübung weiß, Treffen auf höchster Ebene Manager wissen, dass, wie Sie Ihre Zeit verbringen die Woche vor dem Treffen als wichtigen oder als wichtiger als die Erfüllung der zeitlichen itself.Common Anzeichen dafür, dass ein Manager zu viel Zeit damit verbracht hat, die sich auf das Treffen selbst und nicht genug Zeit, sich auf die Aktivitäten im Vorfeld der Tagung sind die Menschen kommt auf Ihren Sitzungen vorbereitet, ein paar Leute vorgeschlagen viele der Ideen und ein konsequentes Muster rauschen durch die Elemente am unteren Rand Ihrer agenda.Roger Burns, eine 30-jährige Veteran der Treffen auf hoher Ebene beschreibt es so: "Oft ist die ersten 20 oder 30 Minuten von unserem Treffen würden mit Menschen blätterte die Dokumente, die ich hatte sie vor über einer Woche schickte ausgegeben werden. Sie waren nicht vorbereitet und hatten keine Ahnung, was Fragen, die ich wollte in den nächsten Minuten zu fragen. "Wenn Sie wie viele, diese Symptome zeigen sich öfter als nicht. Also, was ist ein Meeting Manager zu tun? Wie kann man vermeiden, diese gemeinsamen Fallstricke? Die Antwort ist einfach, aber es beginnt eine Woche vor der Sitzung soll start.The Drei P's des erfolgreichen Meetings: Vorbereitung, Teilnahme, Priorisierung Obwohl eine erfolgreiche Tagung erfordert eine qualifizierte Vermittler, dh nur ein Teil des Puzzles. Ebenso wichtig ist die Tätigkeit, trat vor dem meeting.The First P hat: Vorbereitung Effektive Nutzung Ihrer Sitzung Zeit stützt sich auf alle Beteiligten in Vorbereitung zu beteiligen. Dies bedeutet, dass jede Person in Anwesenheit bereits gelesen Materialien der Sitzung vor der Sitzung statt. Darüber hinaus sollte die Meeting-Teilnehmer werden die Fragen, die gehen zu diskutieren vor dem meeting.Historically, beginnen die meisten Sitzungen mit dem Vorsitzenden eine Frage an die Anwesenden. Als Beispiel, wenn Sie eine strategische Planung Sitzung hielten, könnte eine gute Frage lauten: "Was glaubst du, sind die Stärken unserer Organisation? "An diesem Punkt bewegt sich die Diskussion um den Tisch mit jeder Person, die zwei Minuten, um die Fragen Prozess, mit einer Smart-klingende Lösung einfallen lassen, und drücken die Lösung durchgängig auf die Gruppe.Der Problem mit dieser Methode ist, dass die meisten guten Ideen nicht in diesen zwei Minuten kommen. Gute Ideen kommen, wie ihr der Fahrt zur Arbeit, wie Sie fallen schlafend, wie Sie sich in der Dusche? den Zeiten, sind Sie wahrscheinlich nicht mit Ihren Mitarbeitern in einer Besprechung. (Es sei denn Sie werden routinemäßig die Durchführung Ihrer Sitzungen im Unternehmen Umkleideraum!) Giving Fragen, die Sie gehen an jeder Sitzung fragen Teilnehmer vor Beginn der Sitzung ist wichtig, immer die besten Ideen aus Ihrer Teilnehmer. Es gibt sie auch ein Grund, die Materialien, die Sie haben vor dem meeting.The beste Zeit verteilt zu verteilen lesen Materialien und Fragen ist von drei bis sieben Tage vor dem Treffen. Dies vermittelt den Teilnehmern die Chance, über die Probleme und Fragen zu denken, aber nicht lange genug, um ihre guten Ideen und vergessen, warum sie gern sie. Die Amortisationszeit ist hier schnell und klar. Sie werden in kürzerer Zeit mehr erreicht? Ihre Organisation spart Geld und ermöglicht Ihnen, um Ihre Ideen umgesetzt faster.The Zweiten P: Erste Teilnahme der besten Ideen aus Ihrer besten Leute für Ihre Veranstaltung wichtig um erfolgreich zu sein. Die andere Hälfte dieser Gleichung ist auf eine breite Basis für die Teilnahme erhalten, so dass das Eigentum an der Lösung und nicht als resentment.If Diese beiden Elemente sind so wichtig für erfolgreiche Tagungen, warum ist es so selten, dass sie gleichzeitig geschehen? Der erste Grund ist es selten der Fall ist, weil die beste Idee, die Menschen oft sind Ihre verkehrsreichsten Menschen. Mehr Mal als nicht diesen hochwertigen Menschen, die wie Popcorn-Maschinen voller Ideen sind bereits in anderen Sitzungen geplant, wenn Sie Ihre Sitzung Mal wählen. Obwohl es manchmal möglich, verschieben Sie Treffen, um ihre Verfügbarkeit zu erfüllen, ist es unmöglich, jedes Mal anzupassen und für jeden need.The zweite Grund, warum Sie nur selten die beste Idee, die Menschen zu beteiligen und haben eine breite Basis von Eigentum zur gleichen Zeit hat zu tun mit der Dynamik innerhalb der Sitzungen. Jede Person in Ihrer Organisation ist anders verdrahtet und für jede Person, die bequem ist Ausdruck und setzt sich für Ideen in einer Sitzung gibt es andere, die nicht haben diese Gabe. Für diejenigen, die auf verbale Manöver gut, gewinnt die Unterstützung bei einem Treffen ist wie ein Sport. Für diejenigen, die weniger komfortabel in diesem Umfeld Befürwortung einer Position kann wie Folter fühlen fühlen. Eindeutig ein Veranstaltungsort ist nötig, damit jeder eine Chance, in die Lösung in einer Weise, dass nicht-bedrohlichen, demokratischen und Eigenverantwortung baut direkt in die process.Do nicht unterschätzen den Wert dieser Beteiligung erhöht Beteiligung. Ideen, Initiativen und auch Richtlinien, wie mit einer breiten Unterstützung angesehen werden schneller umgesetzt und mit einem höheren Maß an Qualität. Darüber hinaus, dies zu tun, erhalten Sie bessere Ideen, wenn mehr Menschen teilnehmen? vor allem, wenn die beteiligten Personen sind die am nächsten an der Aktion nicht die Inkubation in ihren exekutiven Büros. All dies hilft Ihnen erneuert schneller als der Wettbewerb, schneller auf den Markt schneller mit Ihren Ideen und gewinnen den Kampf der konsequenten quality.The Third P: Priorisierung In einer perfekten Welt würden wir unbegrenzte Zeit in jeden Tag, um alles getan haben. Leider leben wir auf die Uhr jeden und jeden Tag. Allzu oft unsere Treffen werden vollgestopft mit Tagesordnungspunkten auch abgelegt hat, in der Reihenfolge ihres zeigte sich auf dem Tisch oder die Ordnung, die wir notierte sie auf eine gelbe Notizzettel, während auf dem Handy, ohne Niveau Bedeutung oder urgency.The besten Meeting Manager verstehen, dass alle Punkte auf der Tagesordnung nicht ein gleiches Gewicht verdienen, und die Priorisierung der Themen beginnend mit dem am dringendsten. Dies ermöglicht die beste Minuten zu sein Ihre wichtigsten items.Unfortunately die Prioritäten des Führers gewidmet sind nicht immer die Prioritäten des Teams. Es gibt viele Zeiten, in denen die Rang und Namen haben ein brennendes Problem, das völlig verrutscht ist Vergangenheit das Management. Effektive Sitzung Staats-und Regierungschefs haben ein System zu erkennen und nur solche befassen.Das Nutzen eines solchen Systems vorhanden Adresse ist erhöhte Produktivität in Ihrem wichtigsten Bereichen. Von Schwerpunkt aller Aufmerksamkeit auf die Fragen ab, die wichtig sind für Ihren Erfolg werden Sie schnell sehen, ein Rückgang der nicht wertschöpfende Aktivitäten und eine höhere Rentabilität Ihres efforts.A New Set von Tools Jetzt, Wir haben unseren Fokus der Sitzung um eine Stunde auf die volle Woche vor einer Sitzung eingeschaltet? eine ganz neue Reihe von Werkzeugen benötigt, um Ihre toolbox.There hinzugefügt werden, sind eine Vielzahl von Werkzeugen bereits vorhanden und machten Sie mit dem eigentlichen Treffen helfen: von Flip-Charts, elektronische Whiteboards, von Videokonferenzen, um die neuesten Collaboration-Software ermöglicht eine Gruppe von Personen ein Dokument bearbeiten von Standorten auf der ganzen Welt müssen sich die Unternehmen immer up-to-date mit einer Vielzahl von E-Sitzung solutions.One Tool neu in diesem Marktsegment ist ehuddle. Ehuddle ist ein Internet-basiertes Tool von Unternehmen vor der Sitzung verwendet und nach der Sitzung zur Steigerung der Effizienz von Sitzungen. Initiiert durch eine einfache E-Mail an Teilnehmer der Tagung, ehuddle wir alle, die sich zu der Sitzung eingeladen zu sehen, dass die Fragen gehen, die gestellt werden, Brainstorming möglich Antworten und bewerten eine Liste der möglichen Lösungen. Alle diese Aktivität geschieht in den Tagen vor der Sitzung zu gewährleisten, dass die Teilnehmer für die Sitzung vorbereitet werden? , die bereits über das Denken wichtige Fragen und bewertet jeweils anderen möglich solutions.Ehuddle nutzt eine proprietäre Online-Format, dass anonyme und demokratisches Russland. Dies erlaubt nicht nur die Mitglieder Ihres Ausschusses, die nicht zu den Treffen Input geben, sondern schafft auch ein Umfeld, in dem niemand Angst hat, Ideen einzubringen. Eigentümer ist in den Prozess gebaut, weil jeder eine Hand hat bei der Bewertung jedes solution.Smart Meeting Manager hatten, sind auch mit Tools wie ehuddle, um einen Teil der Tagesordnung gesetzt. Indem Sie in Reih und Glied Mitglieder einer Gruppe zu einem Brainstorming und Rang Fragen, die ihnen wichtig sind, die Tagesordnung sich automatisch den Bedürfnissen der organization.The Return on Investment für Tools wie ehuddle ist schnell realisiert werden. Manager erkennen, das verlorene Geld in nicht-optimierte Sitzungen, die geringe Beteiligung und Tätigkeit abgelenkt. Verbinden Sie dieses mit der Steigerung der Produktivität bringt, schneller Thema Identifizierung und Auflösung und schnellere Time-to-Market-Werkzeug und Sie werden schnell sehen, dass dieses Geld gut spent.Utilizing diese vollständige Reihe von Tools vor, ein Treffen ist ermöglicht der Führer in den Konferenz-oder Video-Konferenz zuversichtlich, dass das Fundament ist gelegt für eine erfolgreiche meeting.About des Autors gelegt zu gehen? Pat Quinn ist ein Autor, Moderator, Berater helfen
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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