Produktive Meetings: wie Sie Ihren Sitzungen produktiver
Es gibt eine einfache Geheimnis für effektive Besprechungen: set eine Agenda und auch daran halten. Die Tagesordnung treibt die Inhalte und Ergebnisse der Sitzung und, wo angemessen, die die Bedürfnisse aller Besucher wiedergeben, so hat jeder ein Buy-in und ein Interesse an den Ergebnissen. Befolgen Sie diese einfachen Schritte für die Planung und Durchführung Sitzungen und Sie, was Sie erreichen können, begeistert sein. Und nur für den Fall nicht jeder in Ihrer Organisation ist nach diesen Schritte unternommen, um Treffen, habe ich einige wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie eine Sitzung Einladung inbegriffen? Ja, Sie haben eine Option und man kann nein sagen, wenn Eintritt an der Veranstaltung ist nicht die effektivste Nutzung von Ihre time.Before die MeetingCirculate eine Agenda. Niemals eine Besprechung planen, ohne dass klargestellt Ihre Besucher, was der Zweck, den Zeitrahmen und die Ergebnisse des Treffens werden. Versenden Sie einen Entwurf der Tagesordnung für alle wer wird anwesend sein. Sofern erforderlich, für ihre Mitarbeit zu bitten, zu verfeinern, ergänzen oder löschen Tagesordnungspunkte. Zu überarbeiten und erneut zu senden die endgültige Tagesordnung der Tag vor dem Treffen für alle an der Planung teilzunehmen. Auf diese Weise hat jeder Bekanntmachung über die Inhalte des Treffens, die Möglichkeit, ihre eigenen Themen und Interessen auf den Tisch gelegt, und die Zeit prepare.Phone voraus. Rufen Sie die gewünschten Teilnehmer (oder Ihr Schlüssel Kontakt) am Tag vor der Sitzung zu bestätigen Zeit, Ort, Anzahl der Besucher (und deren Namen und Titel) und Verfügbarkeit von Ressourcen, die Sie für Ihre presentation.Who 's Verantwortlichen müssen? Finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind? Dies wird Ihnen helfen Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Akteure direkte als auch um ein Gefühl für den Fortschritt der Sitzung auf ihren Input zu erhalten und responses.During die MeetingStart mit der Tagesordnung. Bevor Sie öffnen Ihren Laptop oder starten in Ihrer Präsentation, ein paar Minuten zu schreiben, eine Agenda, die jeder sehen kann. Das ist weit mehr angemessen, kreative oder frei fließenden Sitzung Umgebungen zu formellen Sitzungen gegenüber dem letzten Minute Ergänzungen der Tagesordnung steht, kann nicht auf allen welcomed.Use Ihre Pre-Tagesordnung als Basis und den Menschen die Chance zu einem Last-Minute-Themengebieten oder Verfeinerungen vorschlagen. Schreiben Sie ihre Antworten auf einem Whiteboard oder Stück Papier an die Wand geklebt, mit verschieden farbigen Stiften oder Initialen anzugeben, welche Eingang gehört zu welcher Person. So können Sie schnell erkennen, was wichtig ist, um verschiedene Personen? und wenn Sie identifiziert die Entscheidungsträger? was sie besonders in. Einige Personen können über die Gelegenheit, auf diese Weise dazu beitragen überrascht sein, so dass genügend Zeit für die Menschen ihre responses.Keep zu prüfen, ob sie interessiert. Du Möglicherweise müssen Sie weiterhin fragen: "Gibt es sonst noch etwas?" Wenn jeder sagt, nein, und Sie vermuten, es kann etwas sein, das blieb ungesagt hat, fragen: "Wenn es etwas anderes, was wäre es?" Das gibt jedem die Erlaubnis quer zu denken, zu "denken" andere Objekte, die sie nicht hätte noch gedacht, oder wollte suggest.Hidden Agenden. In den meisten Sitzungen gibt es viele Agenden? der angegebenen Tagesordnung und die versteckten Tagesordnungen der einzelnen Besucher? was ist das, was sie wollen raus aus der Sitzung für sich selbst? Es ist ganz einfach herausfinden? nur die Frage stellen? "Was andere Agenden gibt es für diese Sitzung? "Alternativ könnte eine staatliche" Es scheint immer ein anderes Programm mit den meisten Treffen, die ich besuchen, gibt es eine andere Agenda heute? "Es ist wichtig, um herauszufinden, ob es noch andere Fahrer, Entscheidungskriterien oder Bedenken vor Beginn der lokalen meeting.Global vs. Überprüfen Sie die globale Agenda zu identifizieren (strategische) und lokale (spezifische) nicht verfügbar. Notieren Sie sich von denen sie gehören, und diese Probleme anzugehen um ihre "Besitzer" in der gesamten meeting.This Agenda-Setting-Prozess mag lange, aber es ist so wertvoll. Einstellung wirksam Tagesordnungen für Sitzungen zeigt, dass Sie Zeit der Teilnehmer Wert ist und dass Sie zu decken Informationen und Inhalte, die für sie relevant ist. Sobald Ihre Agenda-Set können Sie beschleunigen die Sitzung, indem sie jedes Element, wobei der Schwerpunkt Ihrer Präsentation über die wichtigsten Aspekte zu Ihrem Publikum und zeigt Respekt für ihre Fragen, Anliegen und feelings.Check der Zeit. Stellen Sie sicher, dass Sie beginnen immer (unabhängig davon, ob alle angekommen ist) und Sitzungen pünktlich zu beenden und zu Beginn der Sitzung zu bestätigen die Höhe der zur Verfügung stehenden Zeit mit den Teilnehmern, Do: "Wir haben bis 1.00pm heute zusammen?" Dies gibt allen die Möglichkeit, ihre Verfügbarkeit für die Dauer der Sitzung, zu bestätigen oder um Sie zu warnen, wenn die sie benötigen, zu früh verlassen. Dies kann wichtige Informationen? Es erlaubt Ihnen, Prioritäten zu Tagesordnungspunkten, damit Sie Zeit auf die richtigen Themen, während die richtigen Leute sind immer noch im Raum. Durch die immer ab und Finishen auf Zeit die Menschen lernen, was zu erwarten und leisten einen zusätzlichen Aufwand, auch pünktlich zu sein, anstatt das Risiko einzugehen verpassen Inhalte oder die Verlegenheit kommen, wenn in der Sitzung hat started.How Sie Gefühl? Es ist wichtig, ein Gespür dafür, wie Menschen fühlen, über das Treffen zu bekommen? einschließlich ihrer Investition von Zeit, zu antizipieren, was besprochen werden oder was die Ergebnisse sein könnten, sowie deren Besorgnis über die sie betreffenden Fragen. Sie können dies einfach mit der Frage: "Wie ist jeder Gefühl der heutigen Sitzung? Gibt es irgendwelche Fragen oder Bedenken? In der Wirtschaft brauchen wir nicht immer Zeit, um erkennen die Gefühle, die ein Treffen geben, aber Gefühle beeinflussen Entscheidungen making.Take beachten. Stellen Sie sicher, dass jemand gegeben hat die Aufgabe, Protokolle, Notizen, Aufzeichnung Aktion oder einfach nur Gegenstände, die während der Sitzung? und sicherstellen, dass diese umgehend verteilt werden, innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung ist ideal. Wenn die Sitzung ist ziemlich informellen es vielleicht sogar angebracht, die Protokollführer die Notizen, die als Tagung Fotokopie Liquidation und eine Kopie an alle, bevor sie zu verlassen. Vermeiden Sie die zusätzlichen Arbeiten bei der Eingabe von Minuten, es sei denn es ist absolut necessary.Questions vor der Annahme eines meetingWhat fragen stehen wir? " Was ist die Tagesordnung für die Sitzung? Vermeiden Sie zeitraubende Sitzungen akzeptiert Einladungen zu Sitzungen, die nicht eine klare agenda.Who sonst haben kommt? Stellen Sie diese Frage, um sicherzustellen, dass das Treffen auf der richtigen Ebene für Sie ist und dass die geeigneten Personen sind involved.What kann ich tun? Finden Sie heraus, warum Sie wird zu der Sitzung eingeladen. Vergewissern Sie sich, ist ein guter Grund für Sie, Zeit attend.What? Seien Sie streng mit Ihrer Zeit. Finden Sie heraus, zu welcher Zeit der Sitzung ist gesetzt zu starten und zu beenden. Stellen Sie sicher, pünktlich und wenn das Treffen aussieht geht vorbei, damit die Leser wissen, dass Sie verlassen wird, um die zugewiesenen Finishing time.Is es notwendig werden? Wo immer möglich, nur für Ihre Teilnahme Teil der Tagesordnung. Setzen Sie sich nicht durch unnötige Diskussionen Sitzung warten auf den Teil, der Bedenken you.What 's benötigt werden? Finden Sie heraus, was Sie brauchen, um im Vorfeld vorbereiten. Wenn Sie müssen nicht vorbereitet nichts, sollten Sie sich darüber, warum Ihre Anwesenheit ist necessary.Where ist es klar? Bitten Sie um klare Anweisungen einschließlich der Anschrift, Stockwerk Anzahl und Tagungsraum Anzahl Zeit vergeudet auf der Suche nach der Sitzung Veranstaltungsort. Wenn möglich, eine Telefonnummer können Sie anrufen, wenn Sie sich verspäten oder Schwierigkeiten bei der Feststellung location.Can wir Telekonferenz? Es ist nicht immer notwendig, persönlich anwesend sein? können Sie die Reise Zeit und der Telekonferenz statt? What's next? Am Ende der Sitzung (oder am Ende des Abschnitts, den Sie für bleibst) herausfinden, wann Minuten und Aktionspläne available.Neen sein wird, ist ein Global Produktivität schwer: durch suchen, wie verbringen sie ihre Zeit und Energie? und wo sie ihr Augenmerk richten? Neen hilft den Menschen, Raketen-Gebühr, ihre Produktivität und Leistung. Eine dynamische Rednerin, Autorin und Corporate Trainer, Neen zeigt, wie Sie Ihre Produktivität steigern können Ihnen helfen, erstaunliche Dinge. Mit ihrer einzigartigen Stimme, Sinn für Humor und ungewöhnliche gesunden Menschenverstand, liefert eine leistungsfähige Neen Lektion in Sachen Produktivität. Erfahren Sie mehr unter
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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