Issue Management Methode zum Aufspüren Projekt Fragen
1. Was ist ein Problem? Ein Problem ist ein Vorfall, Umstand, Problem oder Anfrage, die potenziell betroffen oder beeinträchtigt die rechtzeitige Lieferung des Projekts, Produkts oder einer Dienstleistung, kann aber auch Auswirkungen auf die Qualität der zu erbringenden Leistungen und die Kosten der production.Some Projekte im Gange sind und die Definition eines Problems ist ein wenig anders. Ein Help-Desk definiert eine Frage als einen Antrag auf Hilfe, die eine Antwort erfordert. Eine Service-Abteilung verfolgt Service Requests als Fragen. Ein Software-Wartung Gruppe Titel Berichte über Software-Fehler und Verbesserungsvorschläge als issues.Because der Auswirkungen Fragen haben an einem Projekt, Produkt-Entwicklung oder die laufenden Service, Issue Management ist ein wichtiger Aspekt in jedem Management-Methodik. Dieses Problem Management-Methode verspricht, die Handhabung von Fällen eine nahtlose Teil des größeren Gültigkeitsbereich Methoden eher als ein Prozess zu machen getrennt von them.It ist in der Regel nicht schwer, für die Teammitglieder, Probleme zu erkennen, aber es ist immer noch lohnt, eine Arbeitsdefinition für ein Problem. Denken Sie daran, dass die als ehrgeiziger Ihr Projekt die mehr Fragen werden arise.Action Artikel: Das Projektteam muss bewusst gemacht werden, welche Themen sind, enthalten einige Beispiele, und fragen Sie andere Team-Mitglieder bis zu einem gewissen examples.2 bieten. RequirementsA zentralen Repository der Ausstellung Informationen leicht zugänglich für alle Teammitglieder, weil es für das Team von Moral und Produktivität gut zu wissen, dass ihre Fragen gerichtet werden. Ein automatisiertes zentralen Repository wie Issue Tracker ist wünschenswert, weil sie die Marke Issue Management und Reporting viel easier.Action Artikel: Wählen Sie ein zentrales Repository für Ihre issues.An Issue Manager ist die Person gewählt, um alle Fragen zu überwachen. Es kann der Projektleiter, Teamleiter oder einer anderen Person in eine verantwortungsvolle Führungsposition. Das Problem-Manager ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass es konsequent, diszipliniert und stetige Fortschritte bei der alle Fragen verantwortlich gemacht. Das Problem-Manager verantwortlich ist, bis oberen Management für die Fortschritte in allen Bereichen unterschieden. Die Frage Manager kommuniziert Frage Fortschritte an das Team, obere Management und alle stakeholders.Action Artikel: Bestimmen Sie ein Issue Manager und teilt das Problem Manager ihre Rolle und responsibilities.This Issue Management stellt Best-Practice-Methodik für die Verwaltung von Fragen. Allerdings ist das Ziel, ein erfolgreiches Projekt, Produktentwicklung oder einer Dienstleistung haben, ist das Ziel nicht folgen eine Methodik fanatically.Action Artikel: Passen Sie die Methode so den Erfolg Ihres Projekts ist maximized.3. Steps3.1 DiscoveryIssues entstehen können zu jeder Zeit. Wenn ein Problem entdeckt wird es in der zentralen erfasst repository.It ist wichtig, damit Fragen, die von einer breiten Gruppe von Menschen, darunter Team-Mitglieder, obere Management aufgenommen werden, Benutzern, Kunden, Interessengruppen, Lieferanten und Auftragnehmer. Es ist wichtig, denn wenn es Hindernisse für den Hinweis auf ein Problem dann gibt es eine erhöhte Chance, dass die Frage nicht aufgezeichnet werden. Sie können nicht für Fragen, die Sie nicht kennen. Es ist nicht notwendig, dass jeder Zugriff hat zentrale Repository, aber je mehr Sie die better.Action Artikel ermöglichen können: Richten Sie Zugriff auf das zentrale Repository für jene Leute, it.3.2 RecordingTraining Menschen, Probleme zu identifizieren brauchen, ist oft nicht nötig, aber immer Menschen, um das Problem in der zentralen Repository erfasst sind einige Aus-und Mut machen. Zum Beispiel kann ein Teammitglied ein Dunkelziffer Frage an den Projektmanager Erwähnung in einer Kaffeepause oder andere informelle Gelegenheit, muss diesem Team-Mitglied etwas Ermutigung zu diesen Fragen in der zentralen repository.For alle Arten von Fragen, Vorbeugen ist besser als Korrektur aufnehmen. Auch Fragen der Regel weniger schwerwiegend, wenn sie gerichtet eher früher als später. Dies bedeutet, dass alle Anstrengungen unternommen werden sollten, um Probleme, sobald sie entdeckt werden, berichten werden, anstatt zu warten, das Problem zu "ernst genug" vor den Aufnahmen. Don't werden von der Duplizierung einer Emission oder Überschneidungen mit anderen Themen Angst, es ist besser als ein fehlender issue.A vollständige Beschreibung der Ursache des Problems ist im zentralen Repository erfasst werden. Widerstehen Sie der Versuchung, das Problem zu beschreiben im Hinblick auf eine Lösung. Die etwaigen Folgen des Problems sollte aufgenommen werden. Bringen Sie etwaige Belege und Unterlagen, Screenshots, die Ausgabe von Berichten, Faxe, Fehlermeldungen und andere Medien, die Thema.Der beschreibt die Person, die die Frage der Aufnahme ist, kann eine Empfehlung für eine Lösung zu machen, wenn sie eine haben. Diese Person sollte ebenfalls das Problem, wenn möglich, auch wenn es nur um das Problem zugeordnet Manager für die Wiederverwendung assignment.When ein Problem ist zunächst aufgezeichnet sollte es in das zentrale Repository mit einer Status-Code, der die Tatsache, dass es neu ist Thema widerspiegelt und nicht überprüft worden aufgezeichnet werden. Ein Versuch sollte getroffen werden, zu kategorisieren und die Schwere der Thema.Der Datum Rang und die Frage, die geschaffen werden sollten in der zentralen Repository erfasst werden. Dies ist automatisch für Sie erledigt in Systemen wie Heft Tracker.Many Teams beschreiben, Fragen in Bezug auf die gewünschte Lösung, die anderen dürfen die tatsächlichen Ausstellung abzuleiten. Dies ist keine Best-Practice-da sie den Umfang der möglichen kreative Lösungen Grenzen. Als ein Beispiel für eine schlecht formulierte Frage: "Wir brauchen mehr Leute. "Es gibt keinen Hinweis darauf, in diesem Beispiel, was das Problem tatsächlich ist, so dass der Suche nach alternativen Lösungen nicht möglich ist. Wenn das Problem hatte, wie beispielsweise" Die Versandabteilung hat uns überschwemmt formuliert worden mit der Produktentwicklung, gibt es die Möglichkeit der Qualitätsminderung, wenn wir nicht das Produkt geliefert zu bekommen. "Mit der Frage formulierte diese Weise vielleicht die Versandabteilung werden kann, wie es Maßnahmen bewusst sind, verursachen Probleme Festlegung der Linie und passen ihre actions.3.3 Initial ReviewThe erste Prüfung ist eine Triage von neuen Themen. Es ist in der Regel durch die Ausgabe-Manager oder Abgeordneten, die auf den Umfang und die Prioritäten des Projekts vertraut sind, durchgeführt. Wenn Das Team ist klein, das ganze Team kann für die Überprüfung zu treffen. Für jede neue Ausgabe des Status, Kategorie und Schweregrad überprüft und die Frage, jemanden für Maßnahmen zugeordnet und optional ein Eigentümer identifiziert als follows.Sometimes dieselbe Person, die das Problem Datensätze können dabei bei der ersten Überprüfung, so dass diese beiden Schritte können zu einem in dieser Ausgabe situation.3.3.1 statusa Entscheidung fusioniert werden muss über die nächsten Zustand der aus Angelegenheit. (Der vorherige Zustand war "neu".) Die nächsten Status des Themas spiegelt die Art und Zeitpunkt der Maßnahme, um das Problem anzugehen. Es ist eines der folgenden: open: sofort Maßnahmen ergriffen werden, um die Adresse issuedeferred: Aktion wird vertagt, bis irgendwann in der Zukunft timereferred: Aktion wird durch eine andere Gruppe getroffen werden, wahrscheinlich, weil das Problem ist über die aktuellen scopecancelled: keine Maßnahmen werden jetzt oder in den entnommenen Zukunft 3.3.2 Kategorisieren der issueA erste Versuch der Kategorisierung der Frage wurde gestellt, wenn es erstmals aufgenommen wurde. Aber jetzt bei der ersten Prüfung der Kategorie kann refined.The eigentlichen Thema der Kategorie ist hilfreich, wenn Priorisierung der erforderlichen Ressourcen, um Probleme zu lösen. Es ist besonders nützlich für die Berichterstattung purposes.Action Artikel: Diskutieren Sie mit im Team, wie am besten auf die Fragen Sie erwarten, zu kategorisieren und dokumentieren den Kategorien used.3.3.3 Rang dass die Frage severityThe Schweregrad wird reflektiert, wie wichtig es das Problem behoben. Natürlich wollen Sie die Ressourcen auf die wichtigsten Fragen vor dem geringerer ones.Action direkten Artikel: Wählen Sie eine kleine Gruppe von Schwere-Codes, dass eine klare Rangfolge haben. Zum Beispiel: Trivial, Standard, Wichtig, Critical. Einige Leute ziehen: Niedrig, Mittel, Hoch, Sehr High.3.3.4 AssignmentFrom Beginn der nächsten Person zum Handeln in der Frage erfolgen muss, um das Problem zugeordnet werden und gemeldet werden. Issue Tracker wird automatisch über die Person, die Frage über die Frage email.If Beschreibung zugeordnet ist unvollständig, kann das Problem sein an die entsprechende Partei beauftragt, die notwendigen Informationen, um das Problem zu sammeln clear.Assign Beschreibung einer Person und nicht eine Gruppe. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Zuordnung von Fragen, die Menschen zu mehr führt Rechenschaftspflicht als das Zuweisen von Fragen im Zusammenhang mit Gruppen. Ein Einzelner kann sich über Mangel an Fortschritten konfrontiert werden, ist es viel schwieriger, eine Gruppe von Menschen zu konfrontieren. Eine Gruppe kann von einer Gruppe führender vertreten sein, so dass Sie zuordnen können eine Frage, die den Anführer der Gruppe, die Maßnahmen ergreifen wird, um das Problem neu zuordnen, um Mitglied der Gruppe, die tatsächlich befasst sich mit dem issue.3.3.5 OwnershipIt sollte möglich sein, zu entscheiden, welche Akteure der Besitzer des richtigen Angelegenheit. Nachdem ein Problem, Besitzer ist ein Weg der Aufnahme, wer für die resolution.Owners die Frage der Verantwortung müssen die Fragen, die sie selbst für den Fortschritt der Resolution überprüfen. Wenn der Fortschritt ist nicht ausreichend, das Problem-Manager sollte so gesagt, dass die Situation remedied.3.4 Unter MaßnahmenIn Prozess ein Problem zu beheben kann iteriert über den folgenden Unter-Schritte, bis das Problem behoben ist. Die Person, um das Problem zugeordnet ist, ergreift Maßnahmen zur Thema.Der Adresse der Person, um das Problem zugeordnet ist, Dokumente, die Klage als ein Problem Ereignis in der zentralen Repository übernommen. Ein Problem Veranstaltung hat den Namen der Person, das Datum und eine Beschreibung der Maßnahme taken.Some Frage Prozesse erfordern eine Genehmigung Schritt, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden können. Diese Genehmigung sollte die Form der Unterzeichnung off auf Vorschlag. Während Papier based signatures akzeptabel sind, ist ein automatisiertes System besser. Heft Veranstaltungen im Issue Tracker kann bei der Anmeldung aus, da ein Nutzer ist verpflichtet, sich einzuloggen, sich zu identifizieren, das ist so gut wie ein Papier signature.If ist der Dokumentation zu den getroffenen Maßnahmen, wie eine Unterstützung Kosten-Nutzen-Analyse des vorgeschlagenen Systems ändern, werden die unterstützenden Dateien, die Thema.Der Prozess der Suche nach einer Lösung zu verfeinern kann dazu beitragen, das Problem Beschreibung beigefügt. Diese Weiterbildung sollte berücksichtigt werden Updates , um das Problem Beschreibung und Titel, sowie das Aufbringen von weiteren Dateien. Es kann auch verlangen, dass die Frage erneut categorized.If die nächste Iteration liegt in der Verantwortung einer anderen Person das Problem ist reassigned.If das Problem in dieser Iteration gelöst, wird der Status aktualisiert, um die Tatsache, dass die Frage ist inaktiv wiedergeben. Beachten Sie, dass die getroffenen Maßnahmen kann bedeuten, eine Neuzuweisung der Ausgabe, dem sich ändernden Zustand, der Raffination Problem Beschreibung, Änderung der Kategorie des Themas. All diese Änderungen sollen in der zentralen Repository erfasst werden. Ändern des Status, Kategorie und Schweregrad sind automatisch für Sie in einem automatisierten angemeldet System wie Heft Tracker.3.5 Laufende OversightConsistent und kontinuierliche Auswertung der Fragen durch die Ausgabe-Manager und das Team muss stattfinden, um zu den Fragen, die Entschließung zu bringen. Dies kann durch eine periodische Überprüfung der alle aktiven Themen der zentralen Repository mit dem Team und eine separate Überprüfung mit der stakeholders.Escalate Fragen wie Re-Zuordnung erforderlich oder durch Änderung Problem ownership.Report und kommunizieren Fortschritte in allen Fragen im oberen Management und das Team kann, Abonnements von obere Management und das Team verwendet werden, um Fortschritte bei den einzelnen Themen folgen. Diese Meldung kann in den Projektstatus integriert werden reporting.Analyze Thema Fortschritt und Aktionen anzupassen. Die zentralen Speichers sollte in der Lage, ein Feedback zu, wie effizient das Verfahren sind Fragen von der Erstellung bis zur Auflösung bieten. Wenn es dauert zu lange wichtige Fragen zu lösen, wird das Problem-Manager muss Wege zur Verbesserung der Turn-around time.4 finden. FinallyThe folgenden sind einige weitere Maßnahmen itemsAction Artikel: Verteilen Sie Kopien dieses Problem Management-Methode den Teammitgliedern und den Interessengruppen, so dass jeder weiß, wie und warum Probleme sind managed.Action Artikel: Anpassung und Umfang dieses Problem Management-Methode, die passen Projekts Umfangs und quirks.Action Element erstellen: Ihr zentralen Repository, und loslegen today.This Issue Management-Methode hat sich über viele Jahre entwickelt hat. Es entwickelte sich aus der Erfahrung auf Projekte mit Budgets von $ 500.000 bis US $ 50.000.000, die eine Gesamtzahl der hatte Themen reichen von ein paar hundert Fragen, die viele Tausende. In der Hälfte der Fälle das Projektteam war körperlich verstreut in mehreren countries.Grant Murray ist Projektmanager und Enterprise Application Architekt
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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