Spotlight auf die Produktivität: Wie zu überwinden E-Mail-Überlastung
Haben Sie schon einmal per E-Mail überfordert fühlen? Haben sie schon einmal mehr aus Ihrem Tag Waten durch Ihre E-Mail als die Verwaltung Ihrer Arbeit? Sie suchen nach Wegen zu verbringen weniger Zeit in die Erstellung, Verwaltung und der Beantwortung von Nachrichten? Entdecken Sie, wie zu überwinden, E-Mail-Überlastung und eine höhere Produktivität durch effizientere schriftlich E-Mail-Nachrichten und Verringerung des Umfangs der E-mail.Write Effective E-Mail MessagesStart Verbesserung Ihrer E-Mail-Effizienz durch Erstellen und Formatieren von Inhalten einfach zu folgen, und mit vor-geschrieben responses.Create Frei ContentConsider dieser Strategien, um Ihre Kommunikation mit verständlicher zu aktualisieren, E-Mail-Nachrichten:? Hilfe anderer priorisieren, wie Sie auf Ihre E-Mail, indem Sie handeln bestimmte und eindeutige Betreffzeile und wiederholen wichtiges Thema Informationen im Text der Nachricht.? Definieren Sie Ihre Erwartungen an die Stelle der Nachricht. Wollen Sie Ihre Empfänger zu handeln, zu reagieren, zu lesen oder ist die E-Mail FYI nur? Nehmen Sie nur ein Thema pro Nachricht. Wenn das nicht möglich ist, dann beschreiben und die Anzahl mehrere Themen, wie in Artikel 5 auf den Mittwoch Meeting-Add Tagesordnung.? Wenn Sie die Adressen für Ihre Nachricht, überprüfen, wer wird immer Ihre E-Mail. Viele Programme versuchen, auto-fill eine E-Mail-Adresse, die möglicherweise nicht in Ihrem eigentlichen Empfänger weiterleiten.? Seien Sie vorsichtig mit dem Ton und Sprache. Wie bei jedem anderen Kommunikations-, Spiel die Nachricht an Ihr Publikum. Es sei denn, der Leser Ihren trockenen Humor versteht, zum Beispiel können sie verwechselt werden oder eher belustigt als beleidigt.? Es kann sein, verlockend, Abkürzungen, die in der Welt des Blackberry und IM (Instant Messaging), aber nur mit sehr gebräuchliche Abkürzungen wie ASAP FYI oder zu verwenden, wenn Sie absolut sicher sind, dass die einzelnen Ihre E-Mail-weiß, was sie bedeuten.? Offenbar identifizieren sich mit Fremden in Ihre Nachricht und die Nachricht signature.Format Readable E-Mail MessagesSimplify die E-Mail-Nachrichten senden Sie mit einem sauberen, leicht zu lesen Formatierung:? Holen Sie sich auf den Punkt. Kürzen Sie den Absätzen nicht mehr als fünf oder sechs Zeilen zu lesen reduzieren.? Limit E-Mail-Text auf eine einzige Seite gedruckt. Wenn Sie mehr Text, reduzieren Sie die Nachricht oder zu prüfen, Anfügen eines Word Dokument. Löschen des vorherigen Antworten, die nicht mehr relevant sind, der aktuelle Wechselkurs.? Verwenden Sie Schriften zwischen 10 und 12 Punkten in der Größe nur für Überschriften und wählen Sie eine Schriftart, die leicht zu lesen ist. Bewerben Farben sparsam um.? Leerzeilen und Leerzeichen zu trennen Absätze und Bereiche zum Detail.? Führen Sie die Rechtschreibprüfung und las-Einträge ein letztes Mal für Klarheit und Grammatik, bevor Sie Send.Use Prewritten ResponsesIf senden Sie ein paar grundlegende Nachrichten immer und immer wieder, wie eine Antwort auf eine Anfrage für Produkt-Informationen prüfen, spart diese Antworten als Signaturen, die sich in E-Mail eingefügt werden, so dass Sie nicht über sie das Feld eintragen. Für die Mehrheit der Einträge, erstellen Sie eine Standard-Signatur, die Ihren vollen Namen, Position oder Titel, Telefon, Internet und andere Kontaktinformationen information.Reduce das Volumen der E-MailSome der Top-Möglichkeiten, beinhaltet schneiden Sie die Höhe der E-Mail die Sie erhalten, um die Anzahl der Nachrichten, die Sie senden verwalten, unnötige Follow-up-Antworten, und bestimmen, wann Person-to-Person Kommunikation ist die bessere Wahl. Verringern Sie die Anzahl der Sie, bevor Sie Nachrichten schreiben Sie Ihre nächste E-Mail, darum bemühen, aktiv zu reduzieren, wie viel E-Mail senden Sie senden:? Lesen Sie alle Antworten auf ein Thema, vor Reaktion auf die ursprüngliche Nachricht. Widerstehen Sie immer mit einbezogen e-Mail-Threads Auswirkungen haben, die nicht Ihre Ziele.? Senden Sie nicht, Ihre Mitarbeiter und verhindern das Senden von "Glockenspiel-in"-Einträge, die einfach unwichtig sind Antworten wie "Danke" und "You're welcome." Reagieren Sie nicht auf Junk-Mail.? Vermeiden Sie auf Allen antworten, wenn nicht alle Empfänger auf Ihre Antwort finden müssen. Ansonsten tragen sind, ihre E-Mail-Wurf.? Verwenden Sie die Cc (Carbon Copy) Linie nur, wenn das Thema Auswirkungen der Empfängers zu arbeiten. Obwohl es scheint einfacher, eine Nachricht an alle senden in einer Abteilung oder Ihr Unternehmen zunächst fragen Sie sich: "Wer braucht schon zu wissen, warum?" Die meisten Menschen, die eine Kopie erhalten, nehmen dort ist etwas, was sie tun sollen.? Verwenden Sie Bcc (Blind Carbon Copy), große Verteilerlisten zu verbergen oder die Namen der Empfänger wählen zu verschleiern. Alle Empfänger können auf eine Botschaft, sondern Antworten werden nicht von niemandem in der Bcc-Liste, die die Menge von E-Mail erhalten reduziert sie get.Eliminate der Clutter in Ihre E-Mailin zusätzlich zur Einleitung der weniger E-Mails, schauen Sie sich andere Wege, um die Nachrichten im reduzieren Sie Ihre Posteingang:? Veröffentlichen häufig gewünschten Informationen auf Ihrer Unternehmens-Website und stellen Sie sicher, dass die Website schnell aktualisiert wird, wenn Änderungen auftreten.? Wenn Sie senden aus informative Meldungen, die keine Feedback, entmutigen unnötige Reaktionen mit Formensprache und beginnt und endet mit Nachrichten Keine Antwort erforderlich ist oder Nur FYI.? Kündigen, elektronische Newsletters, die Sie nicht lesen und bewegen Sie andere von Ihren Posteingang Ordner für das Lesen während der Reise-oder sonstige Ausfallzeiten. Do abmelden nicht Mailings, die Sie nie eingeleitet oder Sie können weiter zu öffnen den Fluss von Junk-Mail.? Wenn es sich um eine verfügbare Option, ein Setup aus dem Amt Nachricht, die auf eingehende Nachrichten, wenn Sie nicht verfügbar sind, um Ihre E-Mail-Antwort reagiert. Geben Sie gegebenenfalls klare Antwort Zeit, wenn Sie zurückkehren wird, und wer kann während Ihres absence.Choose Voice Stattdessen kontaktiert werden von E-MailThere sind oft Zeiten, in denen Telefon oder face-to-Face-Gespräche sind eine überlegene Auswahl an E-Mail. Greifen Sie zum Telefon oder vereinbaren Sie einen Gesprächstermin, wenn:? Aufbau einer Beziehung ist von entscheidender Bedeutung.? Das Thema ist emotional aufgeladen.? Es gibt viele Fragen, die ineinander lösen oder besteht ein Bedarf für längere interaktiven discussions.Implementing diese Strategien zur Überwindung von E-Mail-Überlastung kann Ihnen helfen, noch produktiver und befreien Sie von Ihre Inbox.ÃƒÆ 'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © 2005 by Dawn Bjork BuzbeeDawn Bjork Buzbee ist die Software Pro? und ein zertifizierter Microsoft-Office-Experte und Microsoft Office Specialist Master Instructor. Dawn Aktien intelligente und einfache Möglichkeiten, um effektiv zu nutzen Software und Technologie durch ihre Arbeit als Sprecher, Trainer und Berater. Besuchen Sie http://www.SoftwarePro.com für große Microsoft Office-Software Tipps und Tricks oder
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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