Interne Steuerung - warum und wie
Viele Einzelhändler haben nicht gute interne Kontrollen im Platz und setzen wenig Wert auf sie. Sie werden mit dem Kaufen und dem Verkaufen von Waren betroffen und nicht genügend Nachdruck auf making.certain, daß die Verkäufe notiert erhalten, das Geld erhalten in der Bank legen, werden die Rechnungen nur einmal gezahlt und die Warenbestandreports sind korrekt.
Warum sollten Sie interessiert sein, stichhaltige interne Kontrollen an herzustellen und an beizubehalten? Gute interne Kontrollen helfen, die Genauigkeit, die Vollständigkeit und die Gültigkeit der Informationen sicherzustellen. Sie helfen, zu verhindern, daß jedermann sich absichtlich mit Informationen und auch zu helfen Angestellt, unehrlichkeit zu verhindern abgibt. Interne Kontrollen tun dies, indem sie Überprüfungen und Balancen in Ihre Verfahren und in Datenbankkern errichten.
Was geschieht, wenn interne Kontrollen ermangeln? Das Folgen sind einige Beispiele der tatsächlichen Ereignisse, in denen um uns von den Einzelhändlern ersucht wurden, nachdem sie Auftreten des internen Diebstahles entdeckten.
Der Geschäftsleiter, der "bringende" Waren von einem Speicher zu anderen war. Tatsächlich leitete er die Waren für seinen eigenen Gebrauch um.
Der Buchhalter, dem ihr eigenes Aufladung Konto "berichtigte", also sie erhielten ihr Waren frei.
Der Verkäufer, der Rückvergütungen verarbeitete, Pseudonyme verwendend und das Geld einsteckte.
Der Kassierer, der Barverkaufkarten zerstörte und das Bargeld einsteckte.
Der Buchhalter, der Firmaüberprüfungen benutzte, um ihr persönliche Wechsel einzulösen.
Die empfangende Sekretärin, die zu den neuen Waren sich half, die empfangen worden waren.
Die oben genannten Beispiele ergaben Verluste zu diesen Einzelhändlern, die von einiges tausend Dollar bis fünfzig tausend Dollar reichen. In allen diesen Fällen gut, ermangelten interne Kontrollen des Tones entweder oder nicht erzwingend.
Die oben genannten Beispiele hoben internen Diebstahl hervor; jedoch kann Mangel an Ton, gut-erzwungene interne Kontrollen andere Probleme für den Einzelhändler auch ergeben. Z.B. ohne sie treten die folgende Dose auf:
Verkäuferrechnungen zweimal gezahlt. Dieses nicht nur verringert, Bargeld aber übertreibt Buchwarenbestand und -resultate in der Schrumpfung.
Ungenaue Managementinformationen, habend zur Folge, daß falsche Entscheidungen gebildet werden.
Wenn Aufladung Verkäufe oder Zahlungen an Kundenkonten falsch bekanntgegeben werden, lassen Sie die Gefahr des Verlierens der wertvollen Kunden laufen.
Ist es wie schwierig, zum eines Systems der guten internen Kontrollen in Ihrem Speicher einzuleiten? Es erfordert nicht übermäßige Mengen der Extraarbeit und der Zeit, gut sie in Platz einzusetzen. Viele Kontrollen werden sehr leicht mit nur geringfügigen Änderungen an den vorhandenen Verfahren hergestellt. Das härteste Teil kennzeichnet wirklich alle Bereiche, in denen interne Kontrollen ermangeln. Während der Speicherinhaber die Person ist, die mit den Betrieben des Speichers am vertrautesten ist, viele Male nimmt es den Bericht eines Kleinfachmannes, um die Bereiche zu kennzeichnen, in denen interne Kontrollen erforderlich sind.
Wenn Sie sich wundern, wenn Ihre internen Kontrollen ausreichend sind, ist das Folgen ein Musterstück einiger allgemeiner Steuerverfahren und warum sie wichtig sind-.
Wenn handgeschriebene Verkäufe Belege verwendet werden, sollten sie numeriert werden und alle Zahlen sollten in das Büro erklärt werden. Dieses hilft, Angestellte an zerstörenden Barverkaufbelegen und -einstecken des Geldes zu hindern. Es hilft auch, die Ungenauigkeit von Verkäufen, Warenbestand zu verhindern und die Aufzeichnungen der Außenstände wegen der verlegten oder verlorenen Verkäufe gleitet.
Alle Übertragungen von Waren von einem Speicher auf andere sollten das dokumentierte Verwenden numeriert, Dokumente des Übergangs sein 4-üben. Eine Kopie des Übergangsdokumentes wird sofort zum Büro geschickt. Eine Kopie wird im sendenden Speicher, eine Kopie wird geschickt mit der Post zum anderen Speicher gehalten. Die andere Kopie wird mit den Waren zum empfangenden Speicher geschickt. Der empfangende Speicher benutzt das Übergangsdokument, um sie sicherzustellen empfing alle Waren. Sobald sie weg unterzeichnet haben, wird eine Kopie des empfangenden Dokumentes zum Büro geschickt, in dem sie mit der ersten Kopie zusammengebracht wird. Dieses stellt sicher, daß alle Übertragungen erklärt sind und richtig notiert.
Rückvergütungen sollten eine Zweipersonenverhandlung immer sein, wenn der Geschäftsleiter die zweite Person ist. Erfordern Sie des die Unterzeichnung Kunden, die Adresse und die Telefonnummer auf dem Rückvergütung Beleg, zu überprüfen, daß sie das Bargeld empfingen. Jemand im Büro sollte auf Kunde Rückkehr mit einem Telefon verfolgen
Anruf zum Kunden, zum sicherzustellen der Kunde wurde gut im Speicher behandelt, als sie ihre Rückkehr bildeten. Dieses dient auch, die Tatsache zu validieren, daß die Rückkehr tatsächlich gebildet wurde. Erfordern Sie, daß die Kopie des Kunden der ursprünglichen Verkäufe wird angebracht zum Rückvergütung Beleg gleiten. Unternehmungslustige shoplifters bekannt, um zu versuchen, eine Rückvergütung zu erreichen, indem man gestohlene Waren zurückbrachte. Auch wenn ein Kunde eine Rückerstattung für die Waren wünscht, die für durch Überprüfung gezahlt werden, sollte eine Rückerstattungüberprüfung verschickt werden, nachdem genügende Zeit abgelaufen ist, um sicherzugehen, daß die Überprüfung des Kunden nicht zu Ihnen durch die Bank zurückgebracht wird.
Überprüfungen sollten nie unterzeichnet werden, es sei denn alle stützenden Unterlagen dort sind; dann sollten diese Unterlagen "auf gewisse Weise annulliert werden", also kann sie nicht für eine andere Überprüfung benutzt werden. Dieses ist auch eine gute Zeit, auf Diskonte, die nicht oder genommen wurden, auf Gutschriftsanzeigen zu überprüfen, die nicht abgezogen wurden.
Ein sind in, welchen Angestellten Diebstahl in den Großhandelsquantitäten vollenden können ist im empfangenden Bereich. Um Angestellte am Setzen der Kästen Waren innen mit den leeren Kästen von können sie so empfangen zu hindern es heraus für einen Mittäter zu nehmen aufheben später, halten den Abfallbereich getrennt von anderen Bereichen beim Empfangen also kann der Geschäftsleiter den Abfall leicht jederzeit überprüfen. Sie konnten auch benötigen, daß die leeren Kästen hinunter gebrochen sind, also keine Waren in ihnen versteckt werden können. Freie Plastiktaschen sollten benutzt werden, um Abfall zu sammeln.
Wenn Sie einen automatisierten Datenbankkern benutzen, stellen Sie sicher, daß die Kennwörter, zum der nicht autorisierten Personen an bewußt oder unbeabsichtigt zu verhindern ändernde Daten verwendetes gleichgültig wo angebrachtes sind. Ein disgruntled Angestellter könnte die Aufzeichnungen der Firma absichtlich sabotieren oder ihre Balance in den Außenständen ändern.
Als Einzelhändler sollten Sie mit Haben der guten internen Kontrollen sehr beteiligt sein, im Platz, Ihre Werte zu schützen (Bargeld und Waren) und sicherzugehen, daß die Aufzeichnungen der Firma korrekt sind. Sobald interne Kontrollen in den Platzschritten müssen genommen werden, um sicherzugehen sind, daß alle Verfahren ständig gefolgt werden.
Die nationale Kleinvereinigung veröffentlicht ein Handbuch, das "interne Bilanz-Handbuch" betitelt wird, das nützlich sein kann, wenn man schwache Bereiche Ihrer Firma feststellt. Wenn Sie nicht die Zeit oder Neigung haben, dieses zu tun sich, suchen Sie äußere Unterstützung. Sie ist wert das ausgegebene Geld wohl.
Wenn Sie nicht die Zeit und das Geld investieren, gute interne Kontrollen jetzt aufzustellen, werden Sie für es später in Form von Diebstahl, durch Angestellte oder andere und ungenaue, irreführende Managementinformationen zahlen.
Dieser Artikel wurde von Linda Carter, Präsident der Kleinmanagement-Berater, ein Kleinberatungsunternehmen geschrieben dessen Mission ist, unabhängigen Einzelhändlern zu helfen zu überleben und vorwärtszukommen. Linda kann bei 1-877-206-1299 oder mailto:l.carter@the-retail-advisor.com erreicht werden. Unsere Web site ist http://www.the-retail-advisor.com
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Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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