Firemní e-mailovou politiky nižší zbytečné právní a bezpečnostní rizika
Co tě napadne, když si myslíte o svůj e-mail? E-mail umožňuje téměř okamžité komunikace s co-pracovníků, aniž by opustili svůj pracovní stůl, krátká poznámka k rodinnému příslušníkovi, který žije daleko, ale také má very annoying protiinflační jako nevyžádanou poštu. Od zavedení internetu, e-mail byl jedním z jeho základních použití. Skutečnost, že je rychlý, levný a snadný způsob komunikace, je velký e-mail obchodní nástroj. Ale jsou tu i řadu hrozeb pro zaměstnavatele spojené s e-mailovou využití. E-mail hrozbami, jako je porušení mlčenlivosti, právní odpovědnosti, ztrátě produktivity a poškození pověsti nákladů organizace miliony dolarů year.In většině případů jsou firmy odpovědný za všechny informace předávají z jejich systémů. V důsledku toho může mít za následek nevhodné e-maily multi-milion dolar sankce kromě jiných nákladů. Například Federal Communications Commission (FCC) zaměstnanec neúmyslně poslal sprostý vtip s názvem 'Jeptišky v nebi' s 6000 novináři a vláda Úředníci na seznamu agentury, skupiny e-mailem. Tohoto zaměstnance zaniká v úsudku a elektronických chybu za následek negativní publicity a národní rozpaky pro FCC. V USA, Chevron řeší případ podané čtyři žen za 2,2 milionu dolar. Zaměstnanci tvrdí, že sexuálně obtěžující e-maily odeslané přes firemní e-mailový systém způsobil ohrožující pracovní prostředí. Jeden z sexuálně urážlivý zprávy byl vtip list s názvem "25 důvodů, proč je pivo lepší než ženy '. Společnost může také nést odpovědnost, pokud jeden z jeho zaměstnanců, pošle e-mail obsahující virus.Confidentiality porušení může být náhodné, například při zaměstnanec vybírá špatné jméno kontaktu 'Komu:' pole, nebo úmyslně, jako je případ, kdy zaměstnanec používá svůj firemní e-mailový účet poslat důvěrné informace k jednomu z konkurentů společnosti. V takovém případě, jak zaměstnanci a příjemce by mohl být obviněn z krádeže obchodního tajemství. Nicméně, ať už je omylem, nebo záměrně, z důvodu ztráty důvěrných dat je same.Lost produktivita v důsledku nevhodného používání firemní e-mailový systém je stále rostoucí oblastí zájmu. Nedávný průzkum ukázal, že 86 procent pracovníků používá své společnosti e-mailu pro odesílání a přijímání osobní e-maily. Vzhledem k tomu, že se stala velmi těžké v našem moderním světě, oddělit osobní život lidí mimo pracovní den, podniky se snaží nalézt účinné způsoby vyrovnávání zaměstnance svobod a firemní prostředí. Vedle osobní e-maily, nevyžádané spamy jsou výrazné časové odpadních. Spam a osobní zneužití e-mailu může také způsobit společnosti e-mailovou systém nakládání s cennou šířku pásma zdrojů. Studie Gartner Group se konalo do 13.000 e-mailem uživatelé zjistili, že 90 procent nevyžádané pošty obdrží alespoň jednou týdně, a téměř 50 procent zahlcen nevyžádanou poštou více než 6 krát týdně. Osobní e-maily způsobit přetížení sítě, protože jsou nejen zbytečné, ale mají tendenci být zasílány na velké seznam příjemců a často obsahují velké přílohy, jako mp3, nebo video spustitelné soubory, které uživatelé nemají zip. Přijetí anti-spam systém sám neprokázala účinně zastavit spam. Kombinace spam-blokátorů s jinými metodami ochrana proti spamu technologií, jako jsou SIDF, SPF, Bayesovské filtry, Blacklisty, Whitelisty, Anomaly Detection, a signatur nevyžádané pošty se ukázal jako být mnohem účinnější. Existují také speciální organizace, jako například AntiSPAMLeague.org, které dávají uživatelům Internetu možnost hlásit ty jednotlivce a společnosti, které jsou odpovědné spamu. Můžete Staňte se členem zdarma a naučit se ovládat problém spamu tím, že navštívíte jejich webové stránky na www.antispamleague.org. Pro více informací o tom, jak se vypořádat s nevyžádanou poštou, přečtěte si článek 'How Can I Stop It? - Náročné Úkolem controllingu Spam '. Jak mohou společnosti chránit se z této hrozby? Prvním krokem při zabezpečení vaší organizace je vytvořit e-mailu využití politiky. Každá společnost musí vytvořit politiku týkající se používání a přístup k systémům společnosti e-mail, a pak řekněte všem zaměstnancům, co jeho politiku. Poté, co jste vytvořili svůj e-mail politika musíte ujistit, že je skutečně prováděna. Toho lze docílit tím, že pravidelné školení a sledování e-mailem zaměstnanců 'použití některého typu e-bezpečnostního softwaru. E-mail politika by měla být k dispozici a snadno přístupné všem zaměstnancům a měly by být zahrnuty do příručky a zaměstnanců podnikové intranety. To je nejlepší zařadit do e-mailu politiky, nebo krátké prohlášení, pokud jde o politiky, v pracovních smlouvách. V tomto směru musí zaměstnanec písemně potvrdí, že si je vědom, e-mailu Politika a povinnosti dodržovat it.What jsou některé z výhod, které přináší jasné a účinné politiky, e-mail? Za prvé, pomáhá předcházet emailových hrozeb, protože je si vědom své zaměstnance firemní pravidla a pokyny. Za druhé, může pomoci zastavit jakékoli pochybení v rané fázi tím, že žádá zaměstnance, aby přišla, jakmile obdrží útok e-mail. Udržování incidenty na minimum může pomoci vyhnout se právní odpovědnosti. Například v případě Morgan Stanley, americké investiční banky, která čelí zaměstnancem soudní spor, soud rozhodl, že jedné e-mailové komunikace - rasistický vtip, může v tomto případě - nemusí vytvářet příznivé pracovní životní prostředí a odmítl případ proti nim. Za třetí, pokud mimořádná událost skutečně nastane, e-mail politika může vést ke snížení příjmů právnických odpovědnost za zaměstnance akce. Předchozích případech prokázaly, že existence e-mail politika může prokázat, že společnost přijala opatření, aby se zabránilo nevhodnému používání systému elektronické pošty, a proto může být zbaven odpovědnosti. Za čtvrté, pokud budete používat software pro filtrování e-mail pro kontrolu obsah vašich zaměstnanců e-maily, musíte mít e-mailovou politiku, která uvádí, to jasně. Někteří zaměstnanci mohou tvrdit, že sledování jejich e-maily, firmy porušují jejich práva na soukromí. Nicméně, soudní případy ukázaly, že v případě, že zaměstnavatel předem upozornil zaměstnance, že jejich e-mailu mohou být sledovány, zaměstnavatel má právo to udělat. Lidé obvykle reagují lépe, když vědí, kde stojí a co je očekávanou them.The nedávný prudký nárůst objemu spamu cestování po internetu, spolu s nebezpečím phishingu a napadení viry, které často doprovázejí tyto zprávy, již nucené korporací zvážit, jakým způsobem zjistit, které zprávy budou moci do své sítě. Po celá léta, společnosti řešit jejich potřeby zabezpečení e-mailu prostřednictvím směsice třetích stran, software určený k řešení specifické oblasti zranitelnosti. Dnes je však tento přístup jeví jako neefektivní. Nové hrozby se přizpůsobit i nejnovější bezpečnostní technologie, pomáhá hackerů a spammerů zůstat o krok napřed většiny stand-alone " ochranná opatření. Správci systému zůstávají v reakční režimu, čekání na další útok a doufal, že jejich směsici bezpečnostní software až test.The role e-mail v Sarbanes-Oxley nelze přeceňovat. Sarbanes-Oxley Act z roku 2002 a související předpisy přijaté Komise pro cenné papíry (SEC) vyžadují určité podniky zprávu o účinnosti své vnitřní kontroly přes finanční výkaznictví. Účinné vnitřní kontroly zajištění integrity informací by nařizovala diskrétnosti, dostupnost, kontrolovaný přístup, sledování a podávání zpráv o firemních zákazníků nebo finanční informace. Společnosti, které musí být v souladu se zákonem Sarbanes-Oxley v USA zahrnují veřejné obchodní společnosti, zahraniční filers na trzích v USA a soukromě vlastněných společností se státní dluh. Amerických společností s tržní kapitalizací větší než $ 75M a zrychlené (2004) termín podání jsou povinni dodržovat fiskální roky končící nebo po 15.listopadu 2004. Všechny ostatní jsou povinni dodržovat fiskální roky končící nebo po tomto datu 15. dubna 2005.Because Podstatné informace ve většině společností je vytvořen, skladovat, přenášet a udržovat elektronicky, IT oddělení je odpovědné za zajištění řádné postupy, včetně široké podnikové informační bezpečnosti politik a prosazovat provádění těchto politik, byly zavedeny pro zaměstnance na všech úrovních. Informační bezpečnostní politika by měla upravovat následující položky: Síť securityAccess controlsAuthenticationEncryptionLoggingMonitoring a alertingPre-plánování koordinovaných incident responseForensicsMost z nás by se shodla, že dnes e-mail je hlavní interní a externí komunikace nástrojem pro korporací. Bohužel, je to také jeden z nejvíce exponovaných oblastech technologické infrastruktury. E-mailové systémy jsou zásadní pro zajištění efektivní vnitřní kontrolu finančních zpráv, šifrování externích zpráv a aktivní politika prosazování, všechny základní prvky jejich dodržování. Společnosti musí nainstalovat řešení, které aktivně prosazuje politiku, zastaví trestné mail příchozí i odchozí a zastavuje hrozby dříve, než vnitřních kontrol je ohroženo, neboť na rozdíl od pasivně konstatuje porušení, jak k nim dojde. Efektivní řešení pro zabezpečení e-mailu musí řešit všechny aspekty kontroly přístupu k elektronicky uchovávaných finanční společnost informace. Vzhledem k široké funkčnosti e-mailu, zajištění odpovídající přístup k informacím kontroly u všech těchto bodů požaduje: může mechanismus k prosazování zásad stanovených pravidel v souladu s každým společnosti systémů vnitřní kontroly; Šifrování schopna zajistit ochranu soukromí a důvěrnost přes bezpečné a ověřené dopravy a doručení e-mailových zpráv, bezpečný vzdálený přístup k tomu, aby vzdálený přístup oprávnění uživatelé zároveň zabránit přístupu před neoprávněnými uživateli, anti-spam a anti-phishing technologie, aby se zabránilo škodlivým kódem vstupu stroj a zabránit soukromé informace byly poskytnuty neoprávněné parties.On Poslední poznámka, některé jasné pokyny pro správné a účinné politiky, e-mail obsahovat tyto body: a) Emails musí být v souladu s řádným protokoly RFC na e-maily, 2) Zaměstnanci nesmí pokus o obskurní obsah nebo zprávy v e-mailech, 3) Společnosti by post zásady ochrany osobních údajů, kde se dá číst a chápat, před podáním žádosti, 4) Zaměstnanci nesmí posílat e-mail nebo neověřené neexistující e-mailové adresy, 5) Společnosti by měly nabídnout uživatelům možnosti opt-out z programs.Given, že vývoj v e-mailu a internetu se mění tak rychle, že je nezbytné přezkoumat politiku na email nejméně jednou za čtvrtletí. Dávat pozor na nový vývoj v e-mailu a internetu zákona tak, aby jste si vědomi všech nových předpisech a příležitosti. Po uvolnění nových aktualizací, je lepší mít každý uživatel přihlásit jako potvrzení o jejich přijetí policy.With všechno řekl, pokud chcete snížit elektronické rizika na pracovišti, musíte převzít iniciativu. Elektronický katastrofy mohou zničit podniky, dřez kariéry, pošlete ceny akcií prudce klesá, a vytvářet vztahy s veřejností noční můry. Nečekejte na katastrofy na stávku, prevence je vždy váš nejlepší obranou. Navštivte www.AntiSpamLeague.org a oni vám pomohou vytvořit a provádět písemná používání e-mailu a zásady ochrany osobních údajů, které jasně odrážejí vaší organizace očekávané standardy elektronického chování, spolu s ochranou soukromí a sledování policies.About AuthorThe Účelem Anti SPAM Liga je pomoci spotřebitelům a živnostníky snížit množství spamových zpráv, které obdrží. Navíc naše organizace Anti-Spam je přesvědčen, že vzdělávat vlastníkům stránek v oblasti prevence SPAM a způsoby, jak
Článek Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster si html kód
Přidejte tento článek do svých webových stránek se!
Webmaster Zašlete svůj článek
Ne nutná registrace! Vyplňte formulář a váš článek je v Messaggiamo.Com Adresář!
