Need systému pro správu dokumentů (DMS)
Správa dokumentů nebo Enterprise Information Management je možná jednou z nejdůležitějších podnikových řešení, které bude poskytovat řešení pro různé požadavky zákona SOX. Některé úseky byly SOX přímý vliv na způsob, jakým jsou vytvořeny digitálních dokumentů / záznamů podniku, přezkoumat, schválený, skladovány, získat, převést, a destroyed.Knowledge Management: Dokument & Records ManagementEstimates byly provedeny výpočtu, který významně velká část (někteří říkají, více než 70%) dokumenty ve vlastnictví podniku, jsou v digitálním formátu a možná už nikdy vidět v hardcopy.According Editor na Gartner ve vrchní James Lundy: Řízení záznamů stane top 10 problémem pro mnoho CIO v příštích year.In následující budeme diskutovat o jednotlivých oddílech SOX, že řešení pro správu dokumentů by mohly pomoci při plnění with.SOX oddíly: Oddíl 302: Podle § 302, CEO a CFO muset osobně potvrdit, účetní závěrky a zveřejnění údajů, které společnosti na pravost a správnost. To vyžaduje systém, který bude generální ředitel a finanční ředitel přesvědčena, že všechny zveřejnění, že firma vyrábí, jsou přesné a autentické. To lze provést dvěma způsoby: Jeden je dostaly-dolů odpovědnost generálního ředitele a finančního ředitele do nižších úrovní řízení a v reakci bublina-up sign-off z nižších úrovní řízení na všech dokumentech, které jsou vstupy do společnosti filings.Second je navrhnout komplexní podnikové procesy, které produkují firmy piliny. Podnikových procesů budou navrženy velmi přísná způsobem v souladu se všemi předpisy a řádné provádění a vzdělávání všech personál týkající se obchodních procesů bude prováděno a testovány na pravidelném základě. Dále, podnikových procesů se bude otevřen přísné interní audity, které budou prováděny od času time.One, nebo kombinace obou těchto postupů půjde dlouhou cestu k zajištění řádného compliance.For obou těchto možností je zřejmé, že silný podnik-široký document management systém poskytne základem, na kterém bude soulad skutečně provést. V prvním případě znamení-off lze konfigurovat pomocí workflow modul systému pro správu dokumentů. V druhém případě obchodního procesu sám bude nastaven v systému správy dokumentů a všechny příslušné podpůrné nebo vstupních dokladů také budou součástí DMS a vhodné podřízenosti a propojení se uskuteční mezi oficiálním Společnost piliny a všechny vstupní dokumenty it.As důkaz podporující záznamů poslední podnik financí-tak, jak je, nebo vykazují-je třeba archivovat všechny e-maily, excel listy, zpráv nebo jiných komunikace a dokumenty, které byly vyměněny, které vedly k podání konečné certifikované podle generálního ředitele a finančním ředitelem. To bude chránit CXO tvrzení, že veškeré finanční zprávy jsou pravdivé, aby své znalosti a díky péče byla provedena před certifikačním reports.Section 404: CEO a CFO nutnost stanovit zprávu hodnotící a potvrzuje, že "vnitřní kontroly" byly vyhodnoceny a pracují jemných nebo že existují nedostatky, a příslušná opatření byla přijata. V souladu s tímto požadavkem je jedna z nejtěžších částí SOX a vyžaduje tak celé řady lidí, procesů a technologií. Nicméně, DMS hraje důležitou roli při this.All e-mailů a přiložených dokumentů v chronologickém sledu bude muset být archivována za účelem prokázání, že vnitřní kontroly jsou přiměřené. V ideálním případě, workflow modul bude poskytovat přidanou jistotu, že vnitřní kontroly jsou implemented.Section 103: vyžaduje uchovávat doklady po dobu 7 let u auditorské společnosti. Společnost je předmětem auditu by přirozeně chcete kopírovat dokumentaci, aby se zamezilo jakékoliv nesrovnalosti, nebo nedorozumění nebo špatného řízení. Také další části jednání requiresSection 409: vyžaduje blízko-real-time vykazování všech významných události-ať už vnitřní nebo vnější pro investory a regulačních orgánů. Toho lze dosáhnout pomocí jednoho podnik-široký systém správy dokumentů s příslušnými "záznamy" a oznámení a workflow nakonfigurované podle návrhu shody-based business procesů. Tento systém by měl zajistit, aby všechny relevantní informace jsou okamžitě předávány do top managementu (generální ředitel a CFO) a dodržování výboru a poradců s minimálním zpožděním a latence. DMS poskytuje vhodné možnosti pro splnění poradci poskytnout doporučení (ve stanovené lhůtě) spojené s každý záznam a eskalovat zprávy CxOs s odpovídající doporučení. CxOs pak může rozhodnout, zda si zaslouží zveřejnění v rámci dodržování zákona na základě doporučení svých Compliance Výbor nebo Advisors.Section 802: stanoví trestní penlties pro vědomě měnit, ničit, zatajování a další aktivity, jako je například zavedení falešné záznamy, týkající se bránit nebo ovlivnění probíhajících nebo potenciálně nadcházející vyšetřování federálních agentur. To by vyžadovalo za držení veškerých dokumentů v bezpečném systému, kde absolutně nikdo ve společnosti mohou změnit nich, jakmile budou dokončeny. Také to vyžaduje dokument, uchovávání a likvidace politiku, která je přísně dodržována (ve skutečnosti, nelze prokázat, kterými by se řídili) a která se týká zajištění toho, aby žádný dokument, který zkoumá všechny agentury by vyžadovalo je je zničena nebo odstraněna. Furhter, zákona stanoví, že jakmile společnost přichází vědět o možných šetření všech dokumentů, nebo nějak germane k tomuto šetření jsou okamžitě objednat nezničitelný nebo neměnné kýmkoli-včetně CxOs společnosti. Tím, že je důležité mít funkce v souvislosti s vyzvořit! Ing a přijetí "záznamy" z právního oddělení společnosti o všech probíhajících nebo připravovaných potenciál vyšetřování a jako důsledek okamžité informace "klenba" všech souvisejících dokumentů. Tato funkce zajistí soulad s touto konkrétní části a ušetřit potenciálního vězení a velké peněžní pokuty a samozřejmě ztráta credibility.This sekce má silný vliv na správu dokumentů a záznamů politikou společnosti. Společnost by měla vypracovat vlastní správy dokumentů a držet se ho včas a pevně stanovených pravidel. Není-li to provést, je společnost vystavena těžké náklady a škody, pokud jde o poskytování dokumentů na nepřátelské strany v "pre-zkušební objev "-právní proces a poskytne veškeré příslušné dokumenty, aby podala námitky, v soudní žaloby. rovněž vystavuje společnost obvinění z úkrytu, nebo zničit důležité dokumenty-li uzavřená v pozdějším fáze-ještě předtím, než soudní řízení je zahájeno proti společnosti-la Enron, Arthur Andersen-související documents.Document Management systémy poskytují několik přínosů pro společnost. Vzhledem k tomu, IT systém je obchodní zpracování zmrazených v konkrétní implementace software a hardware, prokáže, že konkrétní obchodní proces je vědomě a pečlivě dodržovat. V nejhorším případě to dokazuje, že je dodržování že se v duchu. Nyní, zda plnění je následoval v podobě lze zjistit z výsledků konkrétního systému a také z auditů je v různých fázích obchodního procesu. schopnost sledovat průběh auditů na všech vytvořených dokumentů, nebo zpracování prostřednictvím je velmi užitečné při výkonu činnosti, dodržování a také v prokazování shody v pozdější fázi. Schopnost vytvářet workflow automaticky vytvoří kontrolovatelný proces paths.The DMS také umožňuje přístup k veškeré dokumenty v kterémkoli okamžiku poměrně snadno. Působí také jako centralizované úložiště dokumentů (jak strukturovaných a nestrukturovaných). Všechny veřejně dokumenty mohou být uzamčena v konečné podobě, jak jsou obrázky a nemůže dojít k nedovolené manipulaci s později. Ty mohou být uloženy a zrušuje podle časového rozpisu jednotlivých regulační a dodržování zákonů vlády. Dokumentů a informací, které má být pro omezené spotřebě v horní úrovni řízení může být také striktně detekční a vnitřních kontrol na nich mohou být důsledně prosazovat. Ve vhodném čase dokumenty mohou být "zveřejněno". Whistleblower: Pro tuto část zákona, je důležité, aby systém správy dokumentů je poskytována zaznamenávat všechny informátor komunikace-naprosto bezpečně, pokud nedošlo k neoprávněnému pracovníci mohou mít přístup k it-a ukládat všechny communications.An nepřímý požadavek na Document Management systémy v podniku se pro účely ukládání dokumentů vztahujících se k dodržování pravidla podniku, jejich aktualizace, změny, vnitřní kontroly politik společnosti a dalších dokumentů podobného charakteru, které pomáhají při prokazování shody procesu na enterprise.The společnost potřebuje, aby se politik o následující aspekty dokumentů: Tvorba Schválení Publishing Retenční Access Distribution Lifecycle Tato politika pomůže při provádění protichůdné požadavky na uchovávání dokumentů pro dosažení souladu, a dokumentu vypuštění pro snížení nákladů na uchovávání dokumentů a zlepšení provozní efficiency.Initial krokem je určení dokumentu uchovávání politiky. Druhým krokem je průzkum stávajících systémů pro správu dokumentů na místě v podniku a třetím krokem je vytvoření vlastní správu dokumentů system.Have centralizované úložiště documents.Have strukturované a hierarchické architectureHave zabezpečení a řízení přístupu * Zpráva distribuční soustavy nebo Document Management & Workflow System bude vyplácet to CEO a CFO v rámci předepsané časové-rám a umožní jim dostatek času, aby své konečné rozhodnutí o situation.Finally by Public Information Distribution System existují proto, aby se rychle vyplácet tyto informace považuje-li - důležitá tím, generální ředitel a CFO-pro investory a ostatní zúčastněné strany, nebo příslušné orgány stanovené SOX.Author: Dr. Vikas V. Gupta. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. v www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-kombi-web-software.comAbout AuthorDr. Gupta je zakladatel a prezident společnosti pro Istrat. Je B. Tech. z IIT, Bombay & dělal jeho MS (Engineering) & doktorát v inženýrských věd (Ph.D.) z Columbia Univ., New York. Následovat jeho doktorát působí na University of California v Irvine jako Vědecký pracovník a jako Asst. Prof na IIT Kharagpur.He je odpovědný za stanovení strategie a vedením společnosti a stará se o strategii a realizaci strategie. Ten poskytuje globální pohled na společnost a vytváří most mezi indickými prostředků IT, včetně talent a produktů, a globální klienty s požadavky na IT. Ten nabízí indické IT talent pochopení parametry důležité pro globální klienta (tj. kvalitu, spolehlivost a dodávky, kromě ceny). Podobně se poskytuje klientům globální pochopení šíře & hloubku odborných znalostí indické IT pracovníků (tj. Architecture & Design zkušenosti, vývoj produktů a projektového řízení a odbornost
Článek Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster si html kód
Přidejte tento článek do svých webových stránek se!
Webmaster Zašlete svůj článek
Ne nutná registrace! Vyplňte formulář a váš článek je v Messaggiamo.Com Adresář!
