Pro setkání plánovačů: organizaci vaší kanceláře pro méně stresu a vyšší zisk
Pokud jste objevili vaše kariéra závisela mluví o tom, jak byl organizován vaší kanceláře, vaše reakce, v rozsahu od úplného klidu na čiré hrůzy. Dokonce i nejúspěšnější profesionální reproduktory někdy pronést: "Někteří den jsem si opravdu dostat organizované ", ale očistit soubory, organizovat soubory v počítači, řešení hromady nepřečtených časopisů, nebo učení nového software (i ten, který vám pomůže organizován!), obvykle dostává tlačil na konec vašeho seznamu priorit, zatímco vy zvládání dnešních crisis.But můžete si dovolit ignorovat přeplněný soubory, neidentifikované počítačové soubory, odebrán štítek diskety, různých letáků, nejasný příjmů, a obecně přeplněný kancelář? V uplynulých letech bylo možné odložit či dokonce ignorovat "dostat se organizuje," ale dnes tomu tak není, ze tří hlavních důvodů: 1. Množství informací, musíte organizovat je větší než kdy předtím. I když počítače, jakmile nám slíbil bezpapírové kanceláře, většina z nás je organizování více papíru, než kdy předtím. V počítačové soubory, faxy, e-mail, hlasovou poštu a on-line služby, organizace je zásadní. 2. Poptávka ze setkání s projektanty pro rychlý obrat o informace roste. Schůzky jsou plánovány s méně a méně olova-čas. V důsledku toho setkání plánovači potřebují informace rychle. V případě, že nám můžete poslat faxem do 15 sekund, nemůžeme čekat týden na odpověď, a očekávají, že jim najmout us.3. Počet lidí, zaměstnanců podniků klesá. To znamená, že musíme udělat všechno, co jsme může učinit setkání projektantů práci snadněji. Manažeři a zaměstnanci na všech úrovních jsou povinni vyrábět více za kratší dobu, a to je naše výhoda, které jim pomohou dosáhnout challenge.So, že to, co je "organizovaný kanceláři? "Nepleťte organizaci s elegance. Uvědomte si, že staré pořekadlo" místo pro všechno a všechno na svém místě? "Podle mých zkušeností je to pravé poloviny. místem pro vše, co je velmi důležité, ale vše, co na jeho místo nemusí být. Stres pochází, ne od nepořádku, ale když chcete uklidit nepořádek, ale nevíte, kam s ním, takže si můžete najít to znovu! Chcete-li řečeno jinak, organizace vám dává "schopnost zotavit." Realita mluví podnikání dneška je, že jsme tak často nacházíme v krizi režimu - zrušen lety, setkání plánované na poslední chvíli, atd. Dobrá organizace umožňuje získat od těchto inevitabilities v nejméně stresující way.My vymezení "organizovaného" je velmi jednoduchý: "Funguje to?" a "Mám rád?" Pokud to, co dělat má vliv na další lidi, měli byste požádat třetí otázku: "Je to práce pro ostatní?" Je-li odpověď na kteroukoli z těchto otázek zní: "Ne," tady je pět návrhů, které vám pomohou začít na cestě k organizaci: 1. Pamatujte si, že nepořádek bylo odloženo rozhodnutí. Důvodem, proč se stoly a kartoték se zaplaveni papír - a naše počítače se soubory - je to, že existují rozhodnutí jsme neudělali. Ve skutečnosti existují pouze tři rozhodnutí můžete udělat o každém dokumentu: vyhodit (nebo, snad, recyklovat), soubor nebo akt. Podle mých zkušeností v typický den na poštu, můžete hodit 40% souborů a 40%, což ponechává pouze 20% na nepořádek si desk.2. Use your koše často a povzbudit ostatní, aby učinily totéž. Když jsem začínal jako konzultant, jsem míval noční můry, že někdo zavolá a řekne: "Když jsi tady jsme vyhodili ... a (což je hrozný) se stalo. "Za 18 let, nikdy jsem obdržela výzvu! Výzkum ukazuje, užíváme jen 20% toho, co nám zůstane, ale jak rozhodnout, co opravdu potřebujete? Pro každé informaci (v papírové nebo elektronické) klást tyto otázky:? Má to být aktivní? To existuje jinde? Bylo by obtížné dostat znovu? Existují nějaké daňové nebo právní důsledky? Je to poslední, aby mohly být užitečné? Pokud jsou všechny odpovědi "Ne," ale ty jsi stále nejste jisti, zeptejte se poslední otázku: "Co je to nejhorší, co by se stalo, kdybych neměl to?" Pokud můžete žít s výsledky - it.3 hodit. Zavést systém pro udržení dobrého sledovat, jména, adresy a telefonní čísla. Mnoho z kousků papíru, které zaneřádit váš život, jsou považovány za velmi cenné, neboť na jméno, adresu nebo telefonní číslo. Vyberte systém pro sledování těchto informací, a používat konzistentně. U většiny řečníků dnes, počítačový program, jako Telemagic ACT, pro správu databáze klientů, je nezbytné, pokud vaše klientské základny je omezená, a vy málo marketing.Using poznámky část programu pro sledování informací můžete použít k vytváření vztahů, a ke spuštění důležité rozhodnutí dat, může být rozdíl mezi rezervaci, a ne rezervaci. Rolodex může být velmi cenná organizační nástroj. Použijte jej sledovat služeb, jako jsou počítačové opravy, grafika, atd., stejně jako rychlý přístup k často kontaktováni colleagues.In klienty a navíc ji můžete použít jako mini-registračního systému. lahůdka informací příliš malé pro tradiční soubor - například poznámku z e-mailového zpravodaje o tom, co barevné tiskové přináší nejlepší prodeje. Když chcete něco ve vašem souboru Rolodex, zeptejte se sami sebe, jestli jsem chtěl tuto informaci znovu, co slovo, si myslím, první? "4. Vytvořit papíru, registrační systém, který pracuje snadno a rychle! Pokud registrační systém nefunguje, ignorovat a začít znovu! Je zbytečně těžké a časově náročné trávit čas organizovat informace, které nepoužíváte. Je to mnohem jednodušší, než začít znovu pokusit opravit. Vyčistit si nejdostupnější místa v souboru, a dát tyto soubory na méně přístupná místa, pokud se necítíte házel. Datum zahájení vašeho nového systému, a pokud potřebujete informace ze staré soubory, začlenit ho do nového system.File informace, podle toho, jak budete používat, není tam, kde to máš. Například soubor seminář letáků jste obdrželi na konvence NSA pod tématem semináře. Chcete-li zjistit, kam se soubor kus papíru, zeptejte se sami sebe: Pokud je potřeba to znovu, to, co Slovo budu myslet? Odpověď na tuto otázku je soubor stránek. Řadit soubory podle abecedy. Klíčem k pokračující úspěšnosti vašeho systému je podání souboru Index - seznam souborů titulů. Use your Index souboru určit, kam se soubor kus papíru, stejně jako byste použili účtová osnova určit, který účet účtovat náklady. Uchovávat kopie u kartoték a vidět, že spolu-pracovníků copy.It je snadnější najít, kde by mohla být umístěna papír rychlou skenování souborů Index než thumbing prostřednictvím zásuvek souborů - a možná chybí právě ten člověk potřebuje. Soubor Index nejen pomáhá najít konkrétní dokument, ale nedošlo k vytvoření souboru "Auto", když už máte "Auto". Nezapomeňte, že aktivní dokument. Handwrite změny, jak budete přidávat nebo mazat soubory, a vytisknout nové kopie, jak necessary.5. Správa vašeho příspěvku na silnici, stejně jako vy v kanceláři. Každý kus papíru, budete sbírat na silnici lze rozdělit do tří kategorií: vyhodit, soubor nebo akt. Hrát hru sami se sebou, abyste viděli, jak moc se můžete dostat do koše, než se dostanete zpátky do kanceláře! Carry složky se soubory označen konkrétní akce. Například jen "zákon" je pro dokumenty, které vyžadují akci, když se vrátíte. Poznámka: v horní pravém rohu konkrétní akce, kterou chcete vzít. "Call" soubor usnadňuje použití 15 minut před letem, aby se jeden nebo dva rychlé hovory. "Diskutovat o-(váš asistent) obsahuje papírů, kterou zvládne. Konečně, nezapomeňte uvést jeden označený "Soubor" - s kopii vašeho souboru index. Jak se dostanete papíry podél cesty, které chcete soubor, zkontrolujte soubor index pro klíčové slovo, napište ho do horní části pravé straně rohu. Když se vrátíte, bude podáním být snadné. (Vezměme si pronájmu 10-rok-starý!) Takže, chcete si organizuje? "Kde začít?" Dobrým místem ve většině úřadů je "Soubor Clean-Day Out" se všemi členy své zaměstnance. Spousta odpadků do pytlů, nosit pohodlné oblečení a pořadí pizzu. Lidé se mě často ptají: "Jak dlouho bude trvat, než si organizuje?" Na tom nezáleží - prostě někde začít! Čím déle budete čekat, více času, bude trvat, a tím obtížnější bude. A pamatujte si, lidské chování není jako počítačový program - to nemůže být nainstalován. Je třeba pěstovat. Naučit se novým vzorem chování, určitou dobu trvá, ale odměny bude stát za vaše úsilí! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡ÃƒÂ € SA, © Barbara Hemphill je autorem Kiplinger je Zkrocení papírový tygr při práci a Zkrocení papírový tygr doma a co-autor Love , Nebo to Lose: Living Cluttera-Free Forever. Posláním ústavu je Hemphill produktivity, která pomáhají jednotlivcům a organizacím vytvářet a udržovat produktivní prostředí, aby mohli dokončit svou práci a
Článek Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster si html kód
Přidejte tento článek do svých webových stránek se!
Webmaster Zašlete svůj článek
Ne nutná registrace! Vyplňte formulář a váš článek je v Messaggiamo.Com Adresář!
