Organizování svůj e-mail
Udržení si organizuje e-mailu je nutností, zejména v podnikové nebo malé firmy nastavení. Použijete-li e-mail pro podnikatelské účely, jste v podstatě manipulace zákazníka soubory. Vzhledem k významu to i pro ty nejmenší firmy, tyto soubory by měly zůstat jako organizovaný je to možné. Ty bys to jen jednorázové všechny soubory papíru zákazník do rohu byste? Většina z nás nebude, tak zde je několik způsobů, jak držet souborů e-mailem (korespondence) organizovaný stejně.
Pokud se vaše firma e-mailové schránky je v současné době zavalen stovkami starých položek, zrušil nějaký čas na to jasné. Tato první povolení může trvat několik hodin, takže můžete přenést některé víkendové či večerní čas k jeho řešení.
Podání Metody
Před zahájením skutečného podání položek, můžete 'll potřeba prodiskutovat své organizační struktury. Jestliže nemáte pevný program, software pro správu kontaktů, doporučuju investovat v jednom. Moje preference je zlatý důl, a já ti to vysvětlím, proč dále v této části. Pro tuto chvíli vám prostě musíte rozhodnout, jak budete pracovat, a co registrační systém bude fungovat nejlépe pro vás osobně. Pokud potřebujete pomoc přichází s podáním a organizační myšlenky, zde je několik populárních nich:
1. Zákazník Název složky? Vytvořit poštovní složky, které mají stejná jména, jako vaše zákazníky. Všechny e-mailem nebo z konkrétního zákazníka bude podána v tomto zákazníka jednotlivé e-mailové složky.
2. Název projektu složky? Pokud práci především s projekty, můžete vytvořit e-mailové složky, které se shodují v minulosti, současných nebo budoucích projektů jména. Odtud můžete odeslat e-mailem veškeré související s projektem, bez ohledu na to, kdo ji má, nebo od do příslušné složky projektu.
3. Měsíc a rok složek? Vytvořit poštovní složky, které jsou jmenovány pro každý měsíc a rok. Pak soubor všechny e-maily odeslané nebo přijaté v daném měsíci / rok do odpovídající složky.
4. Tisk souboru kabinetu Mirror? Vytvořit e-mail složky s názvem, aby odpovídaly vašim Tisk kartotéce systému. Pak soubor e-mailu do e-mailové složky stejným způsobem, že jste soubor tisknout dokumenty do papírového systému.
Jakmile jste se rozhodli, jak chcete uspořádat svůj e-mail, nastavit složky a pak se projít každý a každý bod do vaší poštovní schránky. Toto je část, která může trvat několik hodin, takže se, zda jste nastavili stranou dostatek času, aby plně dokončit práci.
A když už jste si třídění zpráv, můžete najít několik položek, které dosud nebyly řešeny, ale musí být. Pokuste se řešení těchto před podáním nimi, nebo dělat poznámky v kalendáři, nebo to-do list. Případně, pokud váš e-mailový systém má schopnost, můžete označit pro pozdější dokončení. Mějte na paměti, ale: Pokud jste soubor zprávy pryč nejste pravděpodobně řešit později, pokud máte naplánováno něco, co vám připomíná to. Takže, pokud je to možné, je lepší je řešit nyní, a dostat je z cesty.
Pokud je váš e-mailový program má schopnost spojit zprávy kontakty, doporučuju používat tuto funkci. To je hlavní důvod, proč jsem použít GoldMine software. S GoldMine, mohu běh dějin, aby každý jednotlivý člověk, kterého jsem přišel do styku. Všechny e-mailem zprávy odeslané nebo přijaté lze podat do historie vpravo spolu s schůzek, telefonní hovory, faxy projekt poznámky a další korespondence jsem se nahromadily.
Využitím kontakt Software pro správu souborů e-mailu, podle které osoba, jíž je e-mail nebo do nich, nemusíte se neustále vyhledávat pomocí různých složek e-mailu, když se snaží najít konkrétní položky.
Pokračující Návyky
Nyní, jakmile jste strávili počáteční čas potřebný pro uspořádání vaší schránky, je poměrně snadné, aby jej organizuje od tohoto bodu předat. Může to trvat trochu úsilí, aby Zvykněte si na první týden nebo dva, ale obvykle mají radost z toho všeho vyčistit pomáhá motivovat vás do vedení ho vyčistit.
O autorovi:
(C) 2002, Kathy Burns.
Tento článek je výňatek ze zprávy Kathy: "Don't Put Into Email Dnes What You Don't Want To See on Nadpis News Tomorrow" - A Guide to účinné a profesionální komunikace E-mail . Číst je zdarma na http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective-Email/
Tento článek je poskytována s laskavým svolením http://www.SasEzPublications.com- můžete volně dotisk této článek na svých internetových stránkách nebo ve svém
Článek Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster si html kód
Přidejte tento článek do svých webových stránek se!
Webmaster Zašlete svůj článek
Ne nutná registrace! Vyplňte formulář a váš článek je v Messaggiamo.Com Adresář!
