Efektivní setkání: proč se většina setkání jsou jen ztrátou času
Zda je vaše firma vlastní jedno setkání za týden nebo desítky setkání, den, kdy je nezbytné, aby tato doba je použita účelně a efektivně. Většina setkání jsou méně efektivní, než by mohli být, protože jsou špatně řízena, ale proto, že setkání manažerů utratit všechny své době se zaměřuje na jednu nebo dvě hodiny, kdy budou lidé shromáždili kolem konferenčního stolu nebo obrazovky. Smart setkání manažeři vědí, že je akcí, které se během tří dnů bezprostředně před zasedáním, které jsou mnohem důležitější, než setkání itself.When Vaše zahájením schůze klíčem k vaší úspěšné splnění začíná dlouho před naplánováno start-čas svého jednání. Stejně jako všechny sportovec ví, že je důležité protahování před zahájením výkonu, top-manažeři vědí, že na úrovni jednání, jak trávíte čas týden před jednáním, je stejně důležité stejně nebo více důležitější než čas schůzky itself.Common známky toho, že manažer musí trávit příliš mnoho času se zaměřením na setkání samo, a ne dost času se zaměřením na činnosti, které vede k setkání patří lidé chýlí ke své jednání připraven, několik lidí naznačuje mnoho nápadů a neochvějná řítí přes položky ve spodní části vašeho agenda.Roger Burns, 30-rok-veterán vysoké úrovni setkání to popisuje takto: "Často prvních 20 nebo 30 minut našeho setkání by strávil s lidmi, listovala dokumenty jsem poslal jim před týdnem. Neměli připravený a neměl tušení, co otázky, které jsem se chtěla zeptat v příštích několika minutách. "Pokud jste jako mnoho, tyto příznaky se projevují častěji než ne. Takže, co je setkání manažer dělat? Jak se můžete vyhnout těmto nástrahám společného? Odpověď je jednoduchá, ale začíná celý týden před zasedáním je plánováno na start.The Tři P ze úspěšná jednání: Příprava, účast, priorizace sice úspěšné jednání vyžaduje kvalifikované prostředník, který je pouze část puzzle. Neméně důležité je činnost, která nastala před první meeting.The P: Příprava Efektivní využití Vašeho času schůzky se spoléhá na všechny strany, se připravuje k účasti. Tento znamená, že každý člověk v návštěvnosti již četl setkání materiály před konání schůzky. Kromě toho by měla být účastníkům poskytnuta setkání na otázky, které se bude diskutovat před meeting.Historically, většina setkání s předsedou začnou ptát na tyto otázky v návštěvnosti. Jako příklad, pokud jste drželi strategického plánování schůzky, může být dobrá otázka, "Co myslíte, že jsou silné stránky naší organizace? "V tomto bodě diskuse se pohybuje kolem stolu se každý člověk má dvě minuty na zpracování otázek, přijít s smart-znějící řešení a řešení souvisle vyjádřit k group.The Problémem této metody je, že většina dobrých nápadů, nepocházejí z těchto dvou minut. Dobré nápady, jak přijít jedete do práce, jak jste s usínáním, jak jste v sprchový kout? kolikrát jste velmi pravděpodobně nejsou s co-pracovníků ve schůzi. (Pokud jste stále drží své schůzky v místnosti společnosti skříňku!) Dát otázky budete ptát na každém zasedání účastník před zasedáním, je nezbytné pro získání nejlepších nápadů z vaší účastníků. Také jim dává důvod k přečíst materiály, které mají rozděleny před meeting.The nejlepší čas k distribuci materiálů a otázky představuje tři až sedm dní před schůzku. To dává účastníkům příležitost k zamyšlení nad problémy a otázky, ale ne dost dlouho na to, aby zapomněli na své dobré nápady a proč se jim líbí jim. Návratnosti tady je rychlé a zjevné. Dostanete více dosaženo za kratší dobu? úspory ve vaší organizaci peníze a umožní vám dostat své myšlenky provedena faster.The Druhý P: Účast Získání nejlepší nápady ze svých nejlepších lidí je nezbytné pro vaše firemní jednání, aby byla úspěšná. Druhou polovinu této rovnice je získat širokou základnu účast tak je vlastnictví v řešení než resentment.If tyto dva prvky jsou tak důležité pro úspěšná jednání, proč je to tak vzácné, že dojde současně? Prvním důvodem je zřídka se stane, je to nejlepší nápad, protože lidé jsou často si nejvytíženějších lidí. Více doby, než se tyto vysoce-hodnota lidí, kteří jsou stejně jako popcorn stroje plná nápadů jsou již naplánovány na jiných setkáních, když si vyberete svůj schůzek. Ačkoli je někdy možné naplánovat si Schůze splnit jejich dostupnost, je možné přizpůsobit každé době a pro každou need.The Druhým důvodem, proč se málokdy dostanete to nejlepší nápad lidí zúčastnit se a mít širokou základnu vlastnictví zároveň má co do činění s dynamickým rámci setkání. Každá osoba v rámci vaší organizace je zapojen jinak a za každou osobu, která je pohodlná pro vyjádření a obhajovat myšlenky v jednání tam jsou jiní, kteří nemají mají tento dar. Pro ty, kteří jsou dobří na slovní manévrování, získat podporu na setkání je jako sport. Pro ty, kteří se cítí méně pohodlné v tomto prostředí obhajovat pozici může cítit jako mučení. Jasně místo je třeba dát všem šanci podílet se na řešení, a to způsobem, který je non-hrozit, demokratické a staví přímo do vlastnictví process.Do Nepodceňujte hodnotu tohoto zvýšeného účast. Myšlenky, iniciativy, a dokonce i směrnic, které jsou vnímány jako mají širokou základnu podpory jsou realizovány rychleji a s vyšší úrovni kvality. Kromě toho si můžete udělat lepší nápady, když více lidí se účastní? zvláště když se účastní lidé jsou nejblíže k akci nelze tyto inkubátoru v jejich výkonné kanceláře. To vše vám pomůže inovované rychleji než konkurence, dostanete na trh rychleji se svými nápady, a vyhrát bitvu o důsledné kvalitu.S Třetí P: priorizace V dokonalém světě bychom mít neomezený čas každý den dostat všechno, co udělat. Bohužel žijeme v každé hodiny a každý den. Příliš často se naše setkání jsou nacpaný z bodů programu je zde umístěna v pořadí, v jakém se objevil na našem stole, nebo aby si poznamenal je dolů na žluté lepivé vědomí, zatímco na telefonu, bez úrovně významu nebo urgency.The, který nejlépe splňuje manažeři pochopili, že všechny body na pořad jednání si nezaslouží stejnou váhu, a dávají přednost otázky počínaje nejnaléhavější. To umožňuje nejlepší minut, které mají být věnované nejdůležitější items.Unfortunately priority vedoucí nejsou vždy k prioritám týmu. Existuje mnoho časů, kdy mužstvo má palčivou otázku, která má zcela uklouzl minulé vedení. Efektivní jednání představitelé systém pro identifikaci a řešení právě takových issues.The prospěchu, který má tento systém zaveden, je zvýšení produktivity v nejdůležitějších oblastech. Podle zaměřit pozornost na všechny otázky, které jsou nejdůležitější pro váš úspěch budete rychle vidět pokles v non-přidané hodnoty aktivity a zvýšení ziskovosti pro vaše efforts.A nové sady nástrojů, které nyní jsme přešli z našeho zaměření jedna hodina po setkání na celý týden, vedoucích k setkání? zcela nové sady nástrojů, musí být přidána do toolbox.There je velké množství nástrojů, které již existují, a představovaly, které vám pomohou s aktuální schůze: od flipcharty elektronických bílé tabule, z video-konference, nejnovější software, který umožňuje spolupráci skupina lidí, upravit dokument z míst po celém světě, společnosti stále up-to-date s různými e-setkání solutions.One nový nástroj na tomto trhu je ehuddle. Ehuddle je internet-založený nástroj používaný společností pre-a post-setkání setkání, aby zvýšit efektivitu schůzek. Zahájené jednoduchý e-mailem na setkání s účastníky, ehuddle pojďme všichni, kdo jsou pozváni na setkání vidět na otázky, které se bude požádán, Brainstorm možné odpovědi a vyhodnotit seznam možných řešení. Všechny tyto aktivity se děje ve dnech vést k zajištění toho, že účastníci setkání jsou připraveny na schůzku? , které již uvažovali o důležitých otázek a hodnotili navzájem možné solutions.Ehuddle využívá proprietární formát on-line, který je anonymní a demokratické. To nejen umožňuje členům svého výboru, kteří se nemohli udělat schůzi, aby vstup, ale také vytváří prostředí, kde nikdo nebojí navrhnout nápady. Vlastnictví je vestavěn do procesu, protože každý má ruku v hodnocení každé solution.Smart setkání manažerů i za použití nástrojů, jako je ehuddle nastavit část agendy. Tím, že nechá řadoví členové jakékoli skupiny, brainstorming a pořadí otázek, které jsou pro ně důležitá, program automaticky odráží potřeby organization.The návratnosti investice pro nástroje jako ehuddle se rychle uvědomil. Manažeři rozpoznat peníze ztracené v non-optimalizované setkání, nízká úroveň účasti, a roztržitě činnosti. Pár si to s zvýšení produktivity, rychlejší problém identifikace a rozlišení a rychlejší time-to-tržní nástroj a přináší vám rychle zjistit, že tyto peníze dobře spent.Utilizing tuto úplnou sadu nástrojů před zasedáním umožňuje vedoucí chodit do zasedací místnosti nebo video-konference, věří, že základy byly položeny základy pro úspěšné meeting.About autora? Pat Quinn je autor, moderátor, konzultant pomáhá
Článek Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster si html kód
Přidejte tento článek do svých webových stránek se!
Webmaster Zašlete svůj článek
Ne nutná registrace! Vyplňte formulář a váš článek je v Messaggiamo.Com Adresář!
