Zaměřeno na produktivitu: jak se vypořádat s e-mailovou přetížení
Máte někdy pocit, zavaleni e-mailem? Už jste někdy strávili více svůj den brodili Váš e-mail než vedení vaší práce? Hledáte způsob, jak trávit méně času vytváření, správu a odpovědi zprávy? Zjistěte, jak překonat e-mail přetížení a zvýšit produktivitu psaní účinnější e-mailových zpráv a snižuje objem e-mail.Write Effective E-Mail MessagesStart zlepšit svůj e-mail účinnosti vytváření a formátování snadno sledovat obsah, a pomocí pre-psaný responses.Create Clear ContentConsider tyto strategie upgrade vaší komunikace s pochopitelné, e-mailových zpráv:? Pomáhat druhým priority, jak jednat na vaši e-mailem, včetně jasné, konkrétní předmět, a opakující důležité téma informace v těle zprávy.? Definovat své očekávání v těle zprávy. Chceš Vaše příjemce jednat, reagovat, číst, nebo je e-mailem, pouze FYI? Obsahovat pouze jedno téma za zprávu. Není-li to možné, popsat a počet různých témat, jako v 5 bodů přidat do středu jednání agendy.? Po zadání adresy pro vaši zprávu, zkontrolujte, který se chystá svůj e-mail. Mnoho programů pokus o auto-vyplnit e-mailovou adresu, která nemusí být vaše, komu jsou určeny.? Buďte opatrní s tónem a jazyk. Stejně jako u jiných komunikací, zápas zprávy také na publikum. Není-li čtenář chápe vaše suchý smysl pro humor, například, oni mohou být zmateni nebo urazili spíše než pobavila.? Může být lákavé použít akronymy ve světě Blackberry a IM (instant messaging), ale používat pouze velmi obecný zkratky, například FYI nebo ASAP, pokud si nejste naprosto jisti, že fyzická osoba své e-mail ví, co to znamená.? Jednoznačně identifikovat se s cizími lidmi ve svém poselství a zprávy signature.Format čitelné E-Mail MessagesSimplify e-mailové zprávy odesílané s čistým, bezstarostný-až k-číst formátování:? Dostat do bodu. Zkrátit body na víc než pět nebo šest řádků na snížení čtení.? Limit e-mail text jediné tištěné stránky. Máte-li delší text, snížit zprávu nebo zvážit připojení Word dokumentu. Smazat předchozí odpovědi, které již nejsou relevantní pro aktuální směnné.? Použití písma mezi 10 a 12 bodů do velikosti, s výjimkou titulky a vybrat si styl písma, který je snadno čitelný. Použít barvy střídmě.? Přidat prázdné řádky a mezery na samostatné body a oblasti podrobností.? Spustit kontrolu pravopisu a re-číst zprávy jednou, naposledy na jasnost a gramatiku před klepnutím Send.Use Prewritten ResponsesIf pošlete několik základních zpráv a znova a znova, jako odpověď na žádost o informace o výrobcích, zvažte ukládání těchto odpovědí za podpisy, které mohou být vloženy do e-mailu, takže nemusíte až zadejte je. Pro většinu zpráv, vytvořit výchozí podpis, který obsahuje celé jméno, postavení nebo titul, telefon, webové stránky, a další kontaktní information.Reduce Objem E-MailSome horní způsoby snížit objem e-mailu je řídit počet zpráv, které posíláte, omezit zbytečné-up následné odpovědi, a určit, kdy osoba-na-person komunikace je lepší volbou. Snížit počet Odeslané zprávy Než začnete psát další e-mail, aktivně usilovat o snížení, kolik e-mail odešlete:? Přečtěte si všechny odpovědi na téma, než reagovat na původní zprávu. Odolat se zapletli s e-mailovou konverzací které nemají vliv vaše cíle.? Neposílejte, a odradit své zaměstnance, aby posílali, "rozeznít-in" zpráv, které jsou jen nepodstatné odpovědi jako "Děkuji vám" a "Není zač." Nereagují na nevyžádanou poštu.? Vyhněte se Odpovědět všem příjemcům, pokud všichni potřebují vidět vaši odpověď. Jinak si však ke své e-mailové vrhu.? Použijte CC (průpis) Vedení pouze tehdy, když téma dopadů příjemce práci. Ačkoliv se to může zdát jednodušší poslat zprávu všem v oddělení nebo vaše organizace, první zeptejte se sami sebe: "Kdo potřebuje vědět, proč?" Většina lidí, kteří si průklep předpokládat, že je něco, co mají dělat.? Použijte Skrytá (Slepákopie) skrývat velké distribuční seznamy, nebo zamaskovat jména vybraných příjemců. Všichni příjemci může reagovat na zprávy, ale odpovědi nebudou získat každý v Skrytá kopie seznamu, který snižuje množství e-mailů, které get.Eliminate Cluttera na Váš e-MailIn kromě zahájení méně e-mailové zprávy, podívejte se na jiné způsoby, jak snížit zpráv ve složce Inbox:? Zveřejňování často požadované informace o vaší společnosti, webové stránky a ujistěte se, že webové stránky rychle aktualizovány, když dojde ke změnám.? Když jste zasílání informačních zpráv, které nevyžadují zpětná vazba, zabraňuje zbytečné odpovědi pomocí formálních jazyků a začíná a končí zpráv s No Reply potřebné nebo jen FYI.? Odhlásit elektronických zpravodajů, které nechcete číst a pohybovat další z vašich Doručená pošta do složky pro čtení během cestování nebo jiných dolů krát. Don't odhlášení odběru poštovní zásilky, které jste nikdy zahájena, nebo můžete otevřít další příliv nevyžádané pošty.? Pokud je to k dispozici možnost nastavení z úřadu zpráva, která reaguje na příchozí zprávy, když nejsou k dispozici pro Vaše e-mail. Jasně uvést své doby odezvy, když se vrátí, a kdo může být kontaktováni během vašeho absence.Choose Hlas Místo E-MailThere jsou často chvíle, kdy telefon nebo face-to-Face rozhovory se výborně hodí na e-mail. Zvednout telefon a domluvte si schůzku, pokud:? Stavební rapport je kritická.? Téma je emočně nabitá.? Existuje mnoho propletené problémy vyřešit, nebo je potřeba dlouhé interaktivní discussions.Implementing těchto strategií pro překonání e-mail přetížení může pomoci i vám zvýšit produktivitu a bez vás od Váš Inbox.ÃƒÆ 'à ¢ â, ¬ Å ¡ÃƒÂ € SA, © 2005 by Dawn BuzbeeDawn Bjork Bjork Buzbee je software Pro? a certifikovaných odborníků Microsoft Office a Microsoft Office Specialist Master instruktor. Dawn akcie inteligentní a snadný způsob, jak efektivně využívat software a technologie, díky své práci jako řečník, trenér a konzultant. Navštivte http://www.SoftwarePro.com skvělé tipy softwaru Microsoft Office a triky, nebo
Článek Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster si html kód
Přidejte tento článek do svých webových stránek se!
Webmaster Zašlete svůj článek
Ne nutná registrace! Vyplňte formulář a váš článek je v Messaggiamo.Com Adresář!
