За срещата планиращите: организиране на Вашия офис за по-малко стрес и по-голяма печалба
Ако сте открили ви говори кариера зависи от това как организираната офиса беше Вашата реакция може да варира от пълно спокойствие на отвесни терор. Дори и най-успешни професионални говорители понякога обажда, "Някои ден Аз съм наистина ще се организира ", но прочистване файлове, организиране на компютърни файлове, борба с пилотите на непрочетените списания, или учене на нова програма за софтуер (дори и тази, която ще ви помогне да се организира!), обикновено се получава изтласкани в дъното на списъка с приоритети, докато дръжка crisis.But днес може да ви позволи да пренебрегне overstuffed файлове, неидентифицирани компютърни файлове, снет от кореспонденцията дискети, разни листовки мъгляви приходи, и като цяло затрупана офиса? В последните години, е било възможно да се отложи и дори игнорира "Първи организирана", но днес не е, за три основни причини: 1. Количеството информация, което трябва да организиране е по-голяма от всякога. Въпреки че компютрите веднъж ни е обещал на електронна офис, повечето от нас организират повече хартия, отколкото когато и да било. С компютърни файлове, факсове, електронна поща, гласова поща, както и он-лайн услуги, организацията е от съществено значение. 2. Търсенето от срещата планиращите за бърза обработка на информация се увеличава. Заседанието се планират с по-малко и по-малко толеранс от време. В резултат на това заседание необходимостта планирането информация бързо. Ако те могат да ни изпратите по факс в 15 секунди, ние не можем да чакаме една седмица, за да отговори, и очакват те да наемат us.3. Броят на хората, персонала предприятията намалява. Това означава, че ние трябва да направим каквото можем може да направи срещата планиращите работни места по-лесно. Мениджъри и служители на всички нива са длъжни да произвеждат повече за по-малко време, и то е да ни предимство да им помогне да постигне това challenge.So какво е ", организирана Office? "Да не се обърка организацията с чистота. Не забравяйте, че старата поговорка" Място за всичко и всичко на мястото си? "В моя опит, това е дясна половина. Място за всичко, което е много важно, но всичко на мястото му не може да бъде. Стресът идва не от елементарно, но когато искате да почистите елементарно, но не знам къде да го слагам за да можете да го намерите отново! Казано по друг начин, организацията ви дава "възможност да се възстанови." Реалността на съвременния бизнес е казано, че ние често се намираме в условията на криза Mode - отменените полети, планирани срещи в последния момент и др Добра организация дава възможност да се възстанови от тези inevitabilities в малко стресиращо way.My определение на "организирана" е много проста: "Има ли тя?" и "Трябва ли харесва?" Ако това, което правим влияе на други хора, трябва да попитате трета въпроса: "Има ли работа за другите?" Ако отговорът на някой от тези въпроси е "Не", тук са пет предложения, за да можете да започнете по пътя към организацията: 1. Не забравяйте, че елементарно се отлага решенията. Причината, че гишета и картотеки стане затрупани с хартия - и нашите компютри със снимки - е, че има решения, че не сме прави. Всъщност, има само три решения, които могат да направят за всеки документ: хвърля (или, надявам се, рециклиране), файл или акт. В моя опит, в пощата на типичен ден, можете да хвърля 40% и файла 40%, което оставя само 20% до елементарно си desk.2. Използвайте wastebasket често и да насърчават други да направят същото. Когато за първи път започва като консултант, аз да имам кошмари, че някой ще се обаждате и казват: "Когато беше тук ние изхвърлиха ... и (нещо ужасни) се е случило. "18 години, аз никога не сте получили такова обаждане! Изследванията показват, ние използваме само 20% от това, което ние, но как да решите какво наистина трябва? За всяка част от информацията (хартиен или електронен) задават тези въпроси:? Дали това са необходими действия? Има ли съществува другаде? Ще бъде трудно да се получи отново? Има ли някакви данъчни или правни последици? Е то последните достатъчно, за да бъде полезна? Ако всички отговори са "Не", но все още не сте сигурни, попитайте един последен въпрос: "Какво е най-лошото нещо, което може да се случи, ако не са това?" Ако можеш да живееш с резултатите - хвърля it.3. Прилагане на добра система за контрол следите на имена, адреси и телефонни номера. Много от листчета, че елементарните си живот, се считат ценен, защото на име, адрес или телефонен номер. Изберете система за проследяване на тази информация, и да го използвате постоянно. За повечето говорители днес, една компютърна програма, като Telemagic на Закона за управление на базата данни клиент е от съществено значение, освен ако не си клиентска база е ограничена и ще направя малко marketing.Using бележките част на програмата за проследяване на информация, можете да използвате, за да се изградят взаимоотношения, както и да предизвика значими дати решение, може да бъде разликата между резервацията и не резервации. А Rolodex може да бъде много ценен организиране на инструмента. Използвайте го, за да следите на услуги, като например компютър ремонт, графики и т.н., както и бърз достъп до често търсени клиенти и colleagues.In Освен това, можете да го използвате като мини-файлова система. А хапка на информация твърде малки, за една традиционна файла - например, една бележка от имейл бюлетин за това, което носи печата на най-добрите продажби. Когато искате да подаде нещо в Rolodex, си задайте въпроса, ако иска тази информация, отново, каква дума да мисля, че на първо? "4. Създайте книга файлова система, която работи лесно и последователно! Ако вашата файлова система не работи, той игнорира и да започнем отначало! е ненужно депресиращо и отнема време да прекарват времето си организиране на информацията, която не използвате. Тя е много по-лесно да започнем отначало, отколкото да се опита да го оправи. Изчисти вашата най-достъпната преписка пространство и сложи тези файлове по-малко в достъпното пространство, ако не са удобни ги хвърлят. Започнете новия си система, и като се нуждаете от информация от стария файл, да го внедри в новите system.File информация в съответствие с начина, по който ще я използва, а не там, където го има. Така например, файл семинар изложения сте получили при сключване на конвенция на НСА по темата на семинара. За да се определи къде да се подаде лист хартия, запитайте се: Ако имам нужда пак, това, което Думата ще мисля за? Отговорът на този въпрос е заглавие на файл. Подреди файловете по азбучен ред. Ключът към успеха на продължаващото си файлова система е файл индекс - списък на файла заглавия. Използвайте Индекс на файла да се определи къде да подаде лист хартия така, както бихте се използва сметкоплан да се определи коя сметка да се зарежда за разход. Да се съхранява копие до картотеката и да видите, че колегите имат copy.It е по-лесно да намерите, когато хартия може да се намира по-бързо сканиране на файл от индекс от thumbing чрез чекмеджета на снимки - и може би липсва на много онова, което е необходимо. Досието индекс не само ви помага намерете някой конкретен документ, но ще се избегне създаването на досие за "кола", когато вече са "Ауто." Не забравяйте да го задържи на едно активния документ. На ръка промени, докато добавяте или изтривате файлове и печат на нови копия, колкото necessary.5. Управление на вашата книга за пътя, както и да направите в офиса. Всеки лист хартия събират на пътя могат да бъдат разделени в три категории: хвърля, файл или акт. Възпроизвеждане на играта със себе си, за да видите как много може да получите в wastebasket, преди да се върне в офиса! Кери файла папки етикетирани с конкретни действия. Например, "Законът" е за документи, които изискват действия, когато се върнете. Забележка в горната десен ъгъл на конкретни действия, които искате да предприеме. "Призив" файл го прави лесен за употреба от 15 минути преди полета за да направи една или две бързи разговори. "Обсъждане на-(ваш помощник) съдържа документи тя може да се справи. И накрая, не забравяйте да включите един етикет "Файл" - с копие на файла Index. Както можете да получите документи по начин, който искате да файл, проверете файла Индекс на ключовата дума, ще го напиша в горната десница ъгъл. Когато се върнете, подаването ще бъде лесно. (Помислете за наемане на вашия 10-годишен!) И така, вие искате да се организира? "Откъде да започнете?" Един добър в повечето офиси е "Файл" Чисто-Out ден с всички членове на Вашите служители. Взимайте боклук торби, носят удобни дрехи, както и Определение пица. Хората често ме питат: "Колко време ще отнеме да се организира? Няма значение - просто започнете някъде! Колкото по-дълго чакате, на повече време ще е необходимо, и толкова по-трудно ще бъде. И не забравяйте, човешкото поведение не е като компютърна програма - то не може да бъде инсталиран. Трябва да се полагат грижи. Изучаване на нови едно поведение изисква време, но наградите ще бъдат усилията ви усилия! ÃÆ'à ¢ В, ¬ Е ¡Ãƒâ € SA, В © Барбара Hemphill е автор на Kiplinger на Укротяване на хартиен тигър в областта на труда и Укротяване на хартиен тигър у дома и съавтор на любовта Той или го изгуби: Жилищна елементарно завинаги. Мисията на Hemphill Производителност институт е да се помогне на хората и организациите, създаване и поддържане на производствената среда, така че може да постигне своята работа и
Член Източник: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
уебмастъра Вземи Html кодекс
Добави тази статия на вашия сайт сега!
уебмастъра Подайте членове
Не е необходима регистрация! Попълнете формата и статията ви е в Messaggiamo.Com директория!
