Ефективни срещи: защо повечето срещи са загуба на време
Независимо дали вашата компания притежава една среща на седмица или десетки срещи на ден е изключително важно, че този път се използва ефикасно и ефективно. Повечето срещи са по-малко ефективни, отколкото биха могли да не се, защото те са лошо управлявани, но тъй като срещата мениджърите прекарват цялата си време се съсредоточи върху един или два часа, когато хората ще се съберат около заседателната маса или видео екран. Smart среща мениджъри знаят, че това е действията, които извършвате по време на трите дни непосредствено преди срещата, които са много по-важно от срещата itself.When Вашият Срещата започва Ключът към вземане на срещата си успешно започва много преди заплануваното начало време на вашата среща. Точно както всички спортист знае значението на стречинг преди да упражнят, най-високо ниво среща мениджъри знаят, че това как прекарваме времето си на седмица преди срещата е важна или по-важно от срещата време itself.Common признаци, че един ръководител изразходва твърде много време се съсредоточи върху самата среща и няма достатъчно време, насочени към дейности, довели до срещата, са хора Очаквайте да ви среща неподготвени, много малко хора предполагат много от идеите, и един постоянен модел на спускане през обектите в долната част на вашия agenda.Roger Бърнс, 30-годишен ветеран от срещи на високо равнище го описва така, "Често пъти първите 20 или 30 минути на срещата ще бъдат изразходвани с хора, обръщане с документите, аз ги е изпратил преди около седмица. Те не са подготвени и не са имали представа какво въпроси, че ще поиска през следващите няколко минути. "Ако сте като много от тези симптоми се появи по-често, отколкото не. И така, какво е управител среща да направя? Как може да се избегнат тези общи клопки? Отговорът е прост, но тя започва една пълна седмица преди заседанието е планирано да start.The Три П успешни срещи: Подготовка, участие, приоритизиране Въпреки успешното събрание се изисква квалифицирана посредник, който е само част от пъзела. Също толкова важно е дейността, която е възникнала преди meeting.The Първо P: Подготовка Ефективно използване на вашата среща време разчита на всички страни са готови да участват. Това означава, че всеки човек в посещаемост вече чете на срещата материали преди срещата се проведе. В допълнение към това, участниците в срещата трябва да се даде на въпросите, които ще бъдат дискутирани преди meeting.Historically, повечето срещи започват с председателя задава въпрос към присъстващите. Като пример, ако са били обект на стратегическа среща за планиране, добър въпрос може да бъде, "Какво смятате, че са силните страни на нашата организация? "В този момент на дискусия движат около една маса с всеки човек с две минути, за да обработват въпроси, излезе с една смарт-сонди разтвор, и изразяват разтвор съгласувано с group.The проблем с този метод е, че най-добрите идеи не идват в тези две минути. Добрите идеи идват като кара да работят, тъй като са със заспиването, тъй като са в под душа? много пъти вероятно не сте с вашите колеги в една среща. (Освен ако не сте рутинно стопанството си срещи в стаята компания шкафче!) Даване на въпросите, че ще поиска всяка среща участник преди заседанието, е от съществено значение за получаване на най-добрите идеи от вашите участници. Той също така им дава основание да се прочете материалите, които са разпределени преди meeting.The най-доброто време да се разпространява материали и въпроси, е три до седем дни преди заседанието си. Това дава възможност на участниците лично да мисли за проблеми и въпроси, но не и достатъчно дълго да забравя добрите си идеи и защо те харесва им. На откупуване тук е бърз и очевиден. Вие ще получите по-завършен за по-малко време? спестяване на вашата организация пари и ви позволява да получите вашите идеи приложени faster.The Втори P: Участие на Първа най-добрите идеи от най-добрите си хора е от съществено значение за вашето събрание, за да бъде успешна. Другата половина от тази формула е да се получи широка база от участие, така че собствеността в разтвора, а не resentment.If Тези два елемента са толкова важни за успешното срещи, защо е толкова рядък, че се случват едновременно? Първата причина за това рядко се случва, е, защото най-добрите си хора идея често са ви най-натоварените хора. Още пъти, отколкото не тези с висока стойност, хора, които са като машини за пуканки пълен с идеи вече са насрочени за други срещи, когато изберете си заседание пъти. Въпреки че понякога е възможно да пренасрочи си среща да отговори на техните наличности, е невъзможно да се коригира по всяко време и за всеки need.The втората причина, поради която рядко се най-добрите си хора идеята да участват и да имат широка база на собствеността в същото време е да се направи с динамичен по време на срещите. Всеки човек във вашата организация е жични различен начин и за всяко лице, което е удобно изразяване и се застъпва за идеята на среща, има други, които не имам този дар. За тези, които са добри в словесни маневри, получаване на подкрепа по време на среща е като спорта. За тези, които се чувстват по-малко комфортно в тази среда застъпва позиция може да се чувстват като изтезание. Ясно е едно място е необходимо да се даде възможност всеки един шанс да участват в разтвор по начин, който не е заплаха, демократична и се основава на собствеността директно в process.Do не подценява стойността на тази повишена участие. Идеята, инициативи и дори директиви, които се разглеждат като една широка база на подкрепа се изпълняват по-бързо и с по-високо ниво на качество. В допълнение към това, можете да получите по-добри идеи, когато повече хората да участват? особено когато хората са тези, които участват най-близо до тези действия не инкубатор в техните изпълнителни служби. Всичко това ви помага да обновено по-бързо от конкуренцията, стигна до пазара по-бързо с идеите си и спечели битката на последователна quality.The трети P: приоритети в един перфектен свят, в който ще има неограничено време за всеки ден, за да получите всичко, което направи. За съжаление ние живеем на часовника всеки и всеки ден. Твърде често нашите срещи са натъпкани пълен с дневен ред въпросите, включени там, в реда, в който се появи на нашия бюро или реда ги jotted определяне на жълт лепкава бележка, докато по телефона, без ниво на значение или urgency.The най-добрите мениджъри среща разбирам, че всички точки от дневния ред не заслужават равно тегло, и приоритет на въпросите, като се започне с най-неотложните. Това позволява на най-добрите си минути, за да се , посветен на най-важните items.Unfortunately приоритетите на "Лидер" не винаги са приоритетите на екипа. Има много пъти, когато ранг и досие са един горещ въпрос, който е напълно подхлъзнах миналото управление. Ефективно лидери среща са със система, която да определи и засегне само тези issues.The Ползата от такава система в място е повишаване на производителността в най-жизнените области. От фокусиране на вниманието на всеки един от въпросите, които са най-важни за вашия успех ще видите бързо намаление на добавената стойност не-активност и по-голяма доходност за вашите efforts.A нов набор от инструменти, които сега В момента има включен ни фокуса от един час среща около на цяла седмица, довели до среща? един цял нов набор от инструменти трябва да бъдат добавени към toolbox.There са множество инструменти, които вече присъстват и отчитането е да ви помогне с действителната среща: от флипчартове за електронни бели дъски, от видео-конферентна връзка с последните сътрудничество софтуер, позволяващ на една група от хора, редактиране на документ от места по целия свят, дружествата са редовно актуализирана с най-различни електронни среща solutions.One инструмент нови за този сектор на пазара е ehuddle. Ehuddle е интернет-базиран инструмент, използван от компаниите да направят предварителна среща и след срещата на повишаване на ефективността на срещите. Иницииран от обикновено електронно писмо до участниците в срещата, ehuddle нека всеки, който е поканен на срещата видите въпроси, на които ще бъде поискано, обезумяване възможно отговори, и оценка на списък на възможните решения. Цялата тази дейност се случва в дните преди срещата се гарантира, че участниците са готови за срещата? като вече мисълта за важни проблеми и оценени всички други възможни solutions.Ehuddle използва собственически стандарт, онлайн, че е анонимен и демократични. Това не само позволява на членовете на вашата комисия, което не може да направи събрание, за да предоставя информация, тя също така създава среда, в която никой не се страхува да предлага идеи. Собственост е включено в процеса, защото всеки е имал една страна се оценява всеки solution.Smart мениджъри срещата са дори при използването на инструменти като ehuddle да се определи част от дневния ред. С отдаването под наем ранг и досие членове на група, която да обезумяване и въпроси ранг, които са важни за тях, в дневния ред автоматично се отразява потребностите на organization.The възвръщаемост на инвестициите за инструменти като ehuddle бързо се реализира. Мениджърът признават пари губи в неоптимизирани срещи, ниски нива на участие, както и разсеяни дейност. Двойка това с повишена производителност, по-бързо идентифициране и решаване на въпрос, и по-бързо време за пускане на пазара на инструмента носи и вие бързо ще се види, че това е пари и spent.Utilizing този пълен набор от инструменти, преди срещата дава възможност на лидера да ходи в конферентна зала или видео-конферентна връзка уверени, че основите е предвидена за успешна meeting.About на автора? Пат Куин е автор, водещ, консултант помага
Член Източник: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
уебмастъра Вземи Html кодекс
Добави тази статия на вашия сайт сега!
уебмастъра Подайте членове
Не е необходима регистрация! Попълнете формата и статията ви е в Messaggiamo.Com директория!
