Фокус върху производителността: как да се преодолее е-поща пренатоварване
Чувствал ли си се претоварени по пощата? Били ли сте някога е похарчил повече от деня си газене посредством електронната поща от управлението на вашата работа? Търсите ли начини да прекарват по-малко време, създаване, управление и отговори съобщения? Открийте как да се преодолее е-поща пренатоварване и да бъдат по-продуктивни от писане по-ефективно е-поща и намаляване на обема на д-mail.Write Ефективно E-Mail MessagesStart подобряване пощата си ефективност чрез създаване и форматиране на лесни за следване съдържание, както и чрез използване на предварително писмено responses.Create Clear ContentConsider тези стратегии за подобряване на вашите комуникации с разбираемо, електронна поща:? Помощ за други приоритет как да се действа по електронната поща, като включва ясно, специфични теми и повтаряща се информация, важна тема в тялото на съобщението.? Дефиниране на очакванията ви в тялото на съобщението. Искате ли Получателите да действа, отговори, четете, или е-мейл FYI само? Включва само една тема на съобщението. Ако това не е възможно, след това описание и брой множество теми, както и в 5 точки за добавяне на среща в сряда дневния ред.? Когато въведете адрес за съобщения, проверете кой е да си електронна поща. Много програми опит за автоматично запълване един имейл адрес, който не може да си краен получател.? Бъдете внимателни с тонуса и език. Както при всяко друго съобщение, съвпадат с послание към публиката. Ако читателят разбира, си суха чувство за хумор, например, те могат да бъдат объркани или обиден, отколкото забавно.? То може да бъде изкушат да използват съкращения в света на Blackberry и IM (мигновени съобщения), но се използват само изключително общи съкращения, като FYI или най-скоро, освен ако не сте абсолютно сигурен, че отделните Вашите Е-мейл знае какво означават те.? Ясно се идентифицирате с непознати в съобщението си и в съобщението signature.Format Четлив E-Mail MessagesSimplify имейл съобщения, които изпращате с чиста, лесна за четене форматиране:? Стигнем до точката. Скъсете точки до не повече от пет или шест реда за намаляване на четене.? Лимитът е-поща текст в една отпечатана страница. Ако имате повече текст, намаляване на съобщение или да счете, свързани един Word документ. Изтриване на предишни отговори, че вече не се отнасят до текущата обмен.? Използвайте шрифтове между 10 и 12 точки в размер изключение на заглавия и да изберете шрифт, който е лесен за четене. Прилагане на цветове пестеливо.? Добави празни редове и бяло пространство за отделни точки и зони на детайлност.? Пусни правописни грешки и прочетете отново съобщения за последен път за яснота и граматиката, преди да натиснете Send.Use Prewritten ResponsesIf ви изпрати няколко основни съобщението отново и отново, като отговор на искане за информация за продукта, помислете за спасяването на тези отговори, колкото и подписи, които могат да бъдат включени в електронната поща, така че не е нужно да ги въведете отново. За мнозинството от съобщения, да създавате по подразбиране подпис, който включва трите имена, длъжност или длъжност, телефон, интернет и други контакти information.Reduce обема на E-MailSome от най-добрите начини за намаляване на размера на електронната поща получавате е да управлява броя на съобщенията, които изпращате, намаляване на ненужната проследяване отговорите, и се определя, когато човек до човек комуникация е по-добър избор. Намаляване на броя на Съобщения, които изпращате Преди да напишете следващото си електронна поща, се стреми да намали активно колко е-пощата, която изпращате:? Прочети всички отговори по тема, преди да отговори на оригиналното съобщение. Въздържайте се ангажирам с електронна поща теми които не засягат целите си.? Да не се изпраща, и да попречат на служителите си да изпрати "камбанен звън-в" съобщения, които са просто маловажно отговори като "Благодаря" и "Вие сте добре дошли." Не отговори на нежелана поща.? Избягвайте Отговор до всички, освен ако всички получатели трябва да видите вашия отговор. В противен случай сте допринесат за това имейл носилка.? Използвайте CC (копие) линия само когато темата въздействие на получателя работа. Въпреки, че тя може да изглежда по-лесно да изпратите съобщение до всички в един отдел или организация, първо си задайте въпроса: "Кой трябва да знае? Защо?" Повечето хора, които получи копие поеме там е нещо, което би трябвало да направя.? Използвайте Ск (сляпо копие), за да скриете големи списъци за разпространение или за прикриване на имена на получатели изберете. Всички получатели може да отговори на едно съобщение, но отговори няма да бъдат получени от всеки в списъка Ск, която намалява размера на електронна поща те get.Eliminate елементарно в E-MailIn Вашият допълнение на малки електронни съобщения, погледни други начини за намаляване на съобщения в Входящи:? Публикуване често исканата информация на вашия интернет страницата на дружеството и се уверете, че Интернет страницата е бързо актуализират, когато настъпят промени.? Когато сте изпращане на информационни съобщения, които не изискват обратна връзка, разубеди ненужни отговори чрез използване на официалния език и началото и края на съобщението, без отговор са необходими или само FYI.? Отписване на електронни бюлетини, които не четат и да се движат другите от вашия Входящи в папките за четене по време на пътуване или друго определено време. Да не се откажете да съобщения, че никога няма да започне или може да отворят на потока от нежелана поща.? Ако това е един възможен вариант, настройка на една от офис съобщение, което отговаря на входящите съобщения, когато не са на разположение да отговори на вашата електронна поща. Очевидно състоянието си време за реакция, когато ще се завърне, и които могат да се свържат по време на absence.Choose глас Вместо E-MailThere често пъти, когато телефона или лице в лице разговори са по-висш избор на електронна поща. Вдигни телефона или да уреждат срещи, когато:? Изграждане на разбирателство е от решаващо значение.? Темата е емоционално заредена.? Има много преплетени въпроса за разрешаване или има нужда от продължителни интерактивни discussions.Implementing тези стратегии за преодоляване на електронна поща претоварване може да ви помогне да станат по-продуктивни и да ви освободи от Вашия Inbox.ÃƒÆ "А ¢ В, ¬ Е ¡Ãƒâ € SA, В © 2005 г. от зората Бьорк BuzbeeDawn Бьорк Buzbee е софтуерът Pro? и заверено Microsoft Office експерт и Microsoft Office специалист магистър инструктор. Разсъмване акции интелигентни и лесни начини за ефективно използване на програмни продукти и технологии при работата си като говорител, треньор и консултант. Посетете http://www.SoftwarePro.com за много полезни съвети Microsoft софтуер Офис и трикове или да
Член Източник: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
уебмастъра Вземи Html кодекс
Добави тази статия на вашия сайт сега!
уебмастъра Подайте членове
Не е необходима регистрация! Попълнете формата и статията ви е в Messaggiamo.Com директория!
