За да аутсорсва или не, да се възлагат
В тези дни на ограничен брой глави и стегнати бюджети, на въпроса дали да се възлагат или под наем в къща на персонала е по-критичен от всякога. Техническите публикации функция, обаче жизненоважно значение, се подлага повече контрол и също са изправени пред големи предизвикателства, отколкото някога преди. Фирмите, които вече работят с вътрешни технически отдел публикации гледате да направим повече с по-малко ресурси. Стартиращи фирми, без вътрешни технически публикации персонала, се борят с това как да се разработят технически документи по най-рентабилен way.This статия изследва предимствата и недостатъците на възлагане на всички или на част от техническите публикации функция на външни доставчици. Чрез изследване на типичен проект, аз ще анализира разходите и да отговори на въпросите за това, кога с персонала, който функционира internally.Numbers Говори за ThemselvesFor двата старта и зрял дружеството, основните въпроси са: Когато искаш да изнесете вашите технически публикации, и кога ти персонал технически публикации вътрешно? Не са бързи отговори на тези въпроси, защото има няколко фактори, за да разгледа. Лесният част от отговора е ясен броят схрусква. Колкото по-трудната част от отговора зависи от това колко голяма е вашата фирма, естеството на вашите продукти / технологии, и начина, по който работи вътрешно. Аз не може да даде отговорите на всички въпроси за вашата компания. Въпреки това, изготвянето на моя 19 години опит в управлението на техническата документация, този член предвижда рамка за анализ и вземане на решения по-ÃÆ'à † â € ™ Ã⠀ SA, за разлика от аутсорсинг и / или персонал на различни функции от жизненоважно значение за технически publications.Let е предприема лесната част от уравнението първата от разглеждането на типичен случай: Фирма Х изисква нова документация, определени за сложна част от оборудването, да речем една нова линия на мрежовите рутери. Свързаните с документи на следните изисквания: Документът трябва да бъде пълен и готов да отиде към принтера (или бъдат публикувани на корпоративната Интернет страница) в 14 weeks.The Документът ще бъде около 200 страници и съдържа около 50 графики (комбинация от интерпретации и диаграми). Там ще два проекта (първа и последна). Промяна ще се проведе по време на всеки преглед проект (две редакции). Специалист производство ще се развива на шаблона suite.The хора, необходими за проекта са: старши технически writer.Graphic artist.Copy specialist.If editor.Production тези хора са заети лица, разходите за използването им включва работна заплата, обезщетения и други разходи. (Използвани стойности са базирани на Сан Франциско Бей пространство заплати, ползи и разходи. Националните средни стойности ще бъде по-ниска.) При същите функции са възложени на външни изпълнители за този проект, разходите, които не са обременени от ползи и разходи. (Разходите, използвана за работници по договори в този анализ са средни стойности, получени от редица характерни разходи за всяка функция. Действителните разходи във всеки конкретен случай ще се различават.) Разходите за аутсорсинг на 14-седмица време ProjectFunction почасова ставка TotalSr. Техническа Сценарист 75 560 42 000 художници 75 150 11 250 Редактор 65 68 4420 Производство Специалистите 65 36 2340 Общо за проекта - 60 010 щатски долара на спестявания в този сценарий е 55 969 щатски долара, когато работата е възложена. Ако сте просто гледам към 14 стойност седмица на работа, на паричния анализ е compellingly в полза на аутсорсинга. Но, разбира се, повечето компании имат повече от 14 седмици стойност на техническата документация работа. Средно, един типичен Фирмата разполага с два или три версии на даден продукт, в резултат на две или три проекта (от приблизително 14 седмици) на година. С течение на времето една година, тогава да приемем една компания има три технически проекти, документация, която продължи около 14седмици всеки (общо 42 седмици). Използвайки същите цифри, както по-горе, нека разгледаме по годишните разходи за използване на външни труда срещу вътрешни служители. В таблицата по-долу показва data.Annual Разходите за аутсорсинг срещу EmployeeEmployee срещу Outsourced годишния CostEmployee $ 430.779 Outsourced $ 180,030 $ 250,749 Delta Причината за доста око-пръкват икономии от 250749 $ е, че изпълнителите си отиде към нови работни места и служителите не. А Добро правило на палеца е: Ако имате 42 (или повече) последователни седмици на работа, в къща персонал е икономически неосъществимо. Ако работата ви поток идва в изблик на активност, последвано от седмици или месеци на ниска активност, аутсорсинг остава най-добрият Функции solution.Which Трябва да работим първо? Дори ако имате сравнително постоянен поток от технически публикации, работа, остава друго решение: Кои функции са най-добрите персонал в къщата, и които са най-добрите външни? Търсите най-проба 14-седмично проекта, процентът на време всяка функция се изисква по време на този 14-седмичен период е представена в таблицата below.Percent на времето, необходимо време 14-Седмица на проекта (560 часа) Функция Общо часове Процент на TimeSr. Техническа Сценарист 560 100% за художника 150 26% Редактор 68 12 процент Производство специалист 36 6% Очевидно е, че писателят е първата функция на персонала, вътрешно, на художника е на второ място, както и копие редактор е трети. Не е ясно дали повечето компании все се възползват от специалисти, персонал, производство на вътрешно, защото толкова малко от времето си, се изисква всяка project.Now нека разгледаме годишните разходи за един служител писател срещу договор писател, използвайки предходния сценарий. Договорът писател ще работят в продължение на 42 седмици (три седмици 14-проекти), и на работника или служителя ще бъде на работа за 52 седмици. (Не забравяйте, че цифрите, ние сме тук за използване на служител са напълно заредени с ползи и разходи.) Графиката по-долу показва как цифрите добави up.Annual Разходите за служителите срещу договор WriterEmployee срещу договора Сценарист годишния CostEmployee Сценарист $ 135 671 договора Сценарист $ 126,000 Delta $9.671 Така на 42 седмици от продължителна работа, разходите за наемане на писателя става известна степен сравними с разходите за използване на договор, писател, ако се приеме нашите примерни сценарии е типично. Вие трябва да бъдете абсолютно сигурни, че сте, че критичните 42 седмици на работа подравнена, все пак. Ако наемете един писател вътрешно, така и на работния процес пада значителна степен от тази пауза точка, тя може да бъде много expensive.It е моя опит, че много големи компании може да поддържа 300-те автори на техническа литература, със съотношение от пет или шест художници и един редактор на всеки 10 до 15 писатели. Производствена дейност, често се възложи, дори и в най-голямото от firms.In дружества, ако потокът от технически публикации, работа е спорадична, решението дали да се персонала вътрешно или да изнесат е малко по-трудно. Всички прекалено често, една хаотична цикъл публикуването поддържа едно или две писатели достатъчно зает с работа в продължение на три или четири писатели?, Но само за няколко месеца в даден момент. Между циклите, служителят автори какво да правя и да намерят себе си, възложени продукт екипи правиш busywork.The най-доброто решение е да се определи минимален персонал, необходим за постигане средно на дружеството нужди, след което попълнете по време на пиковите пъти с аутсорсинг. Внимателният анализ на начина, възложени на външни изпълнители, че времето е използвано, и с какви функции ще ви помогне да определите кога да се наемат допълнителни staff.For Например, когато една компания е един писател в къщата на пълно работно време, но също използва два договора писатели, всеки от които прекарват 50% на 75% от времето си на работа, дружество за период от една година, то вероятно е време да се въведе друг персонал писател (се предполага, че заетостта е стабилен и нарастващ). Договор писатели могат да се използват за попълване, ако фирмата е на бърза крива на растежа, до необходимостта от друг на пълно работно време е писател evident.Outsourcing Сценарии: отвъд NumbersThere са сценарии когато разходите сами по себе си е най-важният фактор. Например, една основателна причина да изберете аутсорсинг, а не отдаване под наем е експертиза. Понякога една компания ще разработи продукт, който изисква писател с специализирани знания и опит. Специализираната писател (които могат да налагат премия за своя опит), е необходим за технически документи в подкрепа, че един продукт или продуктова линия, но авторът не е , необходими за основните линии на компанията продукт. В този случай, аутсорсинг е само икономически ефективни answer.Another сценарий, при който аутсорсинг прави повече смисъл, отколкото персонал дойде с един дъб клиента Хил. Това стартиращи фирми сложна и уникална технология. Управление бързо стигна до извода, че персонала на технически отдел публикации ще изисква писатели, които не са само висшите, но които са висшето образование в областта на оптичните мрежи. Накратко, в къща персонал ще бъде прекалено скъпо, особено поради поток на дружеството от публикациите работа беше предвижда да бъде силен за първите три години, а след това свалям рязко. В резултат на това дружество, договорени всички технически работи публикации и спаси $ 1.5 милиона долара през първите три години от публикацията на development.Hire Подходящия човек за десния JobSome стартиращи фирми правят грешката да мислим, че ако те наемат един писател, авторът може да направи всичко това? Пиша, редактиране, създаване на шаблони на производството, а може би дори направи илюстрации, защото, "Всичко това е направено на компютри." Това пренебрегва факта, че писателят се обучават да пишат. Те не са обучени в graphics.It никога не е добра идея да има писател редактирате свои собствени работа. Промяна е специалността си до и изисква обективност, че писателят не може да има, когато се преразглежда собствената си работа. И с високо квалифицирани и високо платени писател да производствена дейност, която може да се направи много повече икономически ефективен начин (и по-добра) от някой, който се плаща по-ниска ставка не прави sense.Hiring обучен писател може да има смисъл за стартиране (в зависимост от заетостта), но само ако този писател може да бъде подкрепена от аутсорсинг на други функции. (Виж по-горе анализ на процента от времето прекарва всяка функция на даден проект за техническа документация.) Добро агенция не Аутсорсинг EasyAfter решението да се изнесе е направени, следващото предизвикателство ще бъде да намерите правилните ресурси? нещо по-лесно се каже. Това отнема време, за да намерите, интервю, наемане и обучение на квалифицирани работници договора. Първо всеки изпълнител на вашата фирма "Одобрен за доставчика" списък също се time.It е вярно също, че технически публикации, е жизнено важна функция, както и че не е лесно да отстъпи контрола над него на аутсайдер. Изкушението да поддържа тесни контрол върху работата често преодолява чисто финансови аргументи. Това е от решаващо значение да се намери доставчик на технически публикации, които могат да работят в тясно сътрудничество като партньор. Партньорството с един добър доставчик, а не просто сключване на договор с един оператор може да направи всичко различно. Това облекчава много натиск, когато доставчик на технически публикации функционира като част от вашия отдел, може да се разчита за разрешаване на проблемите, и поставя правото на ресурси на работа, когато те са needed.There редица предимства на използването на договор за представителство, в допълнение към спестяване на разходи. Ползите включват:? Едно гише. Агенции да имат дълбочина на ресурси, което включва писатели, художници, уеб дизайнери, специалисти по производство и др. Агенции може да се включи тези средства бързо да намери хора с точната квалификация, която се нуждаете.? Скорост на служителите. Договарящите с един човек в даден момент е просто не е опция за много компании. Има твърде много време и документи, свързани с намирането на точните хора и да ги Първи одобрени като доставчици. Одобрената агенция може да постави работници без да минава през много на бюрократичните спагети. И една добра агенция ще гарантира, че изпълнителите са проверени и квалификация.? Осигуряване. Ако имате договор с лице, което не работи, трябва да започнете отново. Ако имате възложени на външни изпълнители чрез агенция, можете да отидете на агенцията и тя поиска да се намери някой друг. Една добра агенция също ще се уверете, че работата се извършва в съответствие със спецификациите, по време и на бюджета.? Намалени документи. В Освен на документи, свързани с намиране и наемане на изпълнители поотделно, има разходи, свързани с финансовото управление (издаване на поръчки за покупка и преработка / разплащателни фактури). Ако сте аутсорсинг чрез агенция, вашата компания проблеми една поръчка за покупка и плаща само една фактура. Агенцията е отговорна за да се грижи за изпълнителите.? Да останеш от дясната страна на IRS. Една добра агенция ще осигури че не е възможно въпросът за това дали един изпълнител се счита за служител или изпълнителя.? Предпазен клапан. Когато заетост удари, вашата агенция изнесе може бързо да вдигне допълнителната работа, с пускането изпълнители, които вече са до скорост. Когато капките заетост, допълнителните хора да изчезнат и да не ви струва нищо.? Адаптивност. Ако си продуктова линия или технологични промени, една агенция може да се измести с него, предоставяне на различни служители, ако е необходимо. Това не е толкова лесно да се смени постоянни служители, когато те вече не са прави основа за работа. И преквалификация е скъпо, особено по отношение на нереализираните productivity.The Окончателна AnalysisWhether трябва да аутсорсва или под наем и да не е черно-бяло решение. Вашата първа атака винаги трябва да бъде анализ на разходите. Пусни една проба сценарий, както направих аз тук, и след това разглежда други фактори. В моя опит, след началната фаза, компаниите с най-успешните проекти за техническо публикации са тези, които разположи разумно съчетание на служители и външни изпълнители; Това подготви компанията и агенцията партньор да се адаптират бързо техническата работа Публикации поток нараства и decreased.The втората стъпка трябва да бъде внимателен анализ на работния процес. Това ще бъде по-трудно за стартиращи компании, която няма вътрешни технически опит публикации. Опитайте се говори с някои технически фирми публикации възлагат да получат представа за обхвата на работа, продължителност и така нататък. Ако като стартиране, ще трябва да работи за едно или повече Служителите на пълен работен ден в обозримо бъдеще, да започнат да търсят. Най стартиращи фирми не разполагат с много ясна представа за това какво бъдеще може да започне, и те следва да разгледат аутсорсинг, докато прогнозите са по-прогнози reliable.Work поток обикновено са много по-лесно да се определи в по-зряла компания, която вече има технически публикации персонал. Номерът е да се предскаже кога проекти да бъде открита и в обхвата на всеки от тях. Опитен технически ръководител публикации ще има малък проблем с това, но винаги има изненади проект? Което почти винаги извънредна ситуация. Фактор това в: Ако вашият персонал е в средата на един нов комплект документация, колко допълнителна тежест може да поеме, преди нещата да започне да съборят? И накрая, ако решите да изнесете, избор на изпълнител е ще направи пауза или проекта. Изберете фирма изнесе, че можете да се доверите, с хора, които имат опит и областта тестван. Цена е от решаващо значение, за да стартирате първия брой! Но извън въпроса за цената на труда трябва да бъде завършена навреме, на бюджета, по спецификация и на вашите стандарти за качество. Да не се разреши за less.About на AuthorVal Swisher е президент на Oak Hill публикации, Inc, един 10-годишен техническата документация
Член Източник: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
уебмастъра Вземи Html кодекс
Добави тази статия на вашия сайт сега!
уебмастъра Подайте членове
Не е необходима регистрация! Попълнете формата и статията ви е в Messaggiamo.Com директория!
